Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo Ficha informativa
Texto compilado

ATO DA MESA Nº 12, DE 31 DE MAIO DE 2004

A MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, a fim de melhor disciplinar a instrução e os prazos a serem observados nos procedimentos administrativos de contratação relativos a obras, serviços, compras, concessões, permissões e locações, promovidos no âmbito deste Poder, quer se trate de contratações iniciais, precedidas ou não de procedimento licitatório, bem assim de seus respectivos aditamentos contratuais, diante dos diplomas legais que regulam a matéria, em especial a Lei federal nº 8.666/93 e suas alterações, Lei estadual nº 6.544/89 e suas modificações, Lei federal nº 10.520/02, regulamentada por meio do Ato nº 02/2004, da Mesa da ALESP, Lei Complementar federal nº 101/2000, no que couberem, RESOLVE:
Art. 1º - Todos os procedimentos administrativos relativos à contratação de obras e serviços, compras, concessões, permissões e locações regidos pelas normas contidas na Lei federal nº 8.666/93 e suas alterações, na Lei estadual nº 6.544/89 e respectivas modificações e na Lei federal nº 10.520/02, regulamentada por meio do Ato nº 02/2004, da Mesa da ALESP, deverão observar as regras de tramitação e providências administrativas estabelecidas no presente Ato e seus Anexos I a X. 

Art. 2º - As Unidades Administrativas da ALESP ficam obrigadas a fazer, anualmente, previsão orçamentária para o exercício subseqüente, por meio de formulários próprios da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário (DPCO), do Departamento de Finanças.
§ 1º - A previsão orçamentária referida no caput deste artigo deverá ser entregue à DPCO, impreterivelmente, até o dia 15 (quinze) de abril de cada ano, de sorte a viabilizar a análise dos dados e a consignação de recursos no projeto de lei orçamentária, para atender as despesas previstas para cada Unidade Administrativa.
§ 2º - Eventuais equívocos apontados pela referida DPCO, quanto às previsões orçamentárias apresentadas pelas Unidades Administrativas, deverão ser sanadas por seus respectivos titulares, no prazo improrrogável de 2 (dois) dias úteis, contados da comunicação formal da referida Divisão.
§ 3º - As previsões orçamentárias das Unidades Centralizadoras, previstas no artigo 7º deste Ato, após a devida consolidação, deverão ser entregues à DPCO, até o dia 30 (trinta) de abril de cada ano.
Art. 3º - Com vistas à execução daquilo que foi planejado, as Unidades Administrativas deverão efetuar as solicitações de compras de bens e/ou serviços, no período de janeiro a agosto de cada ano.
Parágrafo único - Tratando-se de aquisição de bens sujeitos a estoque, sem prejuízo da observância do período previsto no caput deste artigo, os pedidos respectivos somente serão processados se encaminhados com, no mínimo, 3 (três) meses de antecedência da data prevista para o seu término, fazendo constar da solicitação de compras informação quanto ao detalhamento do efetivo consumo relativo aos últimos 12 (doze) meses pelas Unidades consumidoras, justificando qualquer alteração nas quantidades.
Art. 4º - No caso de prestação de serviços de natureza continuada, os procedimentos de contratação, sujeitos à realização de licitação, deverão ser deflagrados pela Unidade Administrativa solicitante nos seguintes prazos mínimos anteriores à data final de sua execução, conforme a modalidade licitatória correspondente:
I - 08 (oito) meses, em caso de Concorrência:
II - 05 (cinco) meses, em caso de Tomada de Preços; e
III - 03 (três) meses, em caso de Convite e Pregão.
§ 1º - Nos casos de contratação direta para a prestação de serviços de natureza continuada em que não mais figure cabível a respectiva prorrogação, a deflagração de novo pedido deverá observar o prazo mínimo de 6 (seis) meses do término do prazo contratual, de sorte que o correspondente processo seja recebido pela autoridade superior competente para a ordenação da despesa, devidamente instruído, com a antecedência mínima de 15 (quinze) dias do termo fatal do ajuste.
§ 2º - O pedido de prorrogação de prazo de execução de contrato de prestação de serviços de natureza continuada deverá ser deflagrado pela Unidade Administrativa solicitante, com antecedência mínima de 4 (quatro) meses do término do prazo contratual, por meio de formulário próprio de solicitação de compras/serviços, disponível na Intranet, com a devida justificativa pelo interesse na manutenção do ajuste, instruindo-se o processo, e, obedecendo-se, ainda, o disposto no parágrafo único do artigo 26 da Lei federal nº 8.666/93, conforme documentação a seguir, de forma que seja recebido pela autoridade superior competente para a ordenação da despesa, com a antecedência mínima referida no parágrafo anterior:
a) concordância da empresa contratada em prorrogar o prazo de execução do contrato, nas mesmas condições;
b) pesquisa de preços praticados no mercado, considerando-se, para efeito de comparativo, o valor do contrato reajustado, na forma disciplinada em cláusula contratual, salvo se a contratada expressamente declinar do reajuste, com a informação, no respectivo demonstrativo, acerca da vantagem em se
manter o contrato; ou
c) na hipótese de contratação direta, e diante da impossibilidade de efetuar pesquisa de mercado, cópias de contratos contemporâneos, de objetos análogos, firmados com Órgãos da Administração Pública ou empresas privadas, observada a recomendação da alínea “b”;
d) prova de regularidade da empresa contratada quanto aos encargos sociais instituídos por lei, quais sejam: FGTS (artigo 2º da Lei federal nº 9.012/95) e INSS (§ 3º do artigo 195 da Constituição Federal de 1988 e artigo 29, inciso IV, da Lei federal nº 8.666/93) e declaração de regularidade perante o Ministério do Trabalho (artigo 7º, XXXIII da Constituição Federal do Brasil).
Art. 5º - O Secretário Geral de Administração, à luz da conveniência administrativa e disponibilidade orçamentária e financeira do exercício corrente, avaliará e decidirá quanto à excepcionalidade e urgência dos casos de aquisição de bens, prestação de serviços e realização de obras/serviços de engenharia.
Art. 6º - Constatada a situação do artigo anterior, fica delegada ao SGA competência para fixar, por meio de despacho fundamentado, prazos máximos de permanência dos processos nas Unidades Administrativas da ALESP, à exceção daquelas previstas no parágrafo único deste artigo, com vistas ao fiel cumprimento das disposições previstas neste ato.
Parágrafo único - Os prazos de que trata o caput deste artigo serão fixados pelo Secretário Geral Parlamentar e pelo Procurador-Chefe em suas respectivas unidades.
Art. 7º - De modo a empreender eficiência na operacionalização da atividade administrativa da Assembléia Legislativa, com o objetivo de unificar as solicitações de aquisições de bens e prestação de serviços que sejam comuns às diversas Unidades Administrativas, ficam instituídas as seguintes Unidades Centralizadoras - UC:
I- Serviço de Seleção, Treinamento e Capacitação, do Departamento de Recursos Humanos - cursos, congressos e simpósios, regulamentados conforme Ato nº 31/01, da Mesa;
II- Serviço Técnico de Medicina e Segurança do Trabalho, do Departamento de Recursos Humanos - mobiliário em geral;
III- Serviço de Almoxarifado, do Departamento de Finanças - materiais de escritório e de consumo geral, definidos por Ato de Mesa;
IV- Serviço de Administração Geral, do Departamento de Serviços Gerais - equipamentos e serviços de telefonia, assim como assinaturas de periódicos , definidas por Ato de Mesa;
V- Grupo de Trabalho/Engenharia, do Departamento de Serviços Gerais - aparelhos de ar condicionado, bem como obras e reformas prediais estruturais;
VI- Serviço Técnico de Engenharia, Manutenção e Conservação, do Departamento de Serviços Gerais - manutenção e conservação predial e de equipamentos;
VII- Departamento de Informática e Desenvolvimento Organizacional - softwares, suprimentos, acessórios e equipamentos de informática, disciplinados no Ato nº 26/99, da Mesa;
VIII- Instituto do Legislativo Paulista - atividades, cursos, convênios e treinamentos institucionais de sua competência exclusiva, segundo determinado pela Resolução nº 821/01, regulamentada pelo Ato nº 25/02, da Mesa; e
IX- Serviço de Compras, do Departamento de Finanças - eletrodomésticos e utensílios em geral.
§ 1º - Compete às Unidades Centralizadoras opinar tecnicamente sobre qualquer solicitação de compras sob sua atribuição, quando a especificidade do objeto assim o exigir.

§ 2° - Ficam mantidas as demais atribuições das Unidades Administrativas ora definidas como Unidades Centralizadoras.
Art. 8º - Os titulares das Unidades Administrativas solicitantes de aquisição de bens, prestação de serviços e realização de obras/serviços de engenharia, bem como os dirigentes das demais Unidades responsáveis pela instrução e tramitação dos respectivos processos ficam incumbidos de observar e fazer observar o rigoroso cumprimento das normas, procedimentos e prazos tratados no presente Ato e seus Anexos.
Art. 9 - A inobservância das disposições deste Ato acarretará a apuração de responsabilidade dos servidores e dos dirigentes ou responsáveis pelas Unidades desta Casa que, por dolo ou culpa, derem causa ao seu descumprimento, ficando sujeitos à aplicação das penas disciplinares previstas no artigo 251 da Lei nº 10.261/68, nos termos dos procedimentos previstos nos artigos 268 e seguintes da Lei em destaque, alterados pela Lei Complementar nº 942/2003.
Art. 10 - Fica criado Grupo Gestor de Processos Administrativos e Execução de Contratos, cujos membros serão designados pela Secretaria Geral de Administração e que terão as atribuições de coordenar, acompanhar e fiscalizar a aplicação dos atos e procedimentos administrativos ora instituídos.
Art. 11 - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial o Ato nº 3/2004, da Mesa.

 

DISPOSIÇÃO TRANSITÓRIA

 

Artigo 1° - Aplicam-se as disposições deste Ato, no que couber, aos processos ou procedimentos administrativos já deflagrados ou instaurados no âmbito deste Poder.

 

ANEXO I

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE LICITAÇÃO NA MODALIDADE PREGÃO

 

Autoridade Competente: Secretário Geral de Administração
(Valor: até R$ 300.000,00)
(Lei federal nº 10.520/2002 e regulamentos)
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços comuns requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços comuns, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de sua justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
2. Serviço de Compras 

2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral

3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras. 

4. Serviço de Compras 

4.1. Tratando-se de bens ou serviços, realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o
caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet.
4.1.1. Elabora planilha de preços, com a respectiva média de preços estimada.
4.2. Aferindo tratar-se de bens ou serviços comuns, justifica-se e propõe-se a adoção da modalidade Pregão para a referida aquisição.
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário 

5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito
direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Secretaria Geral de Administração
6.1. Autoriza, verificada a hipótese do subitem 5.2., o prosseguimento do procedimento licitatório (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.). Ato contínuo, indica o Pregoeiro e seu suplente, determinando à CPL, sob a supervisão do Pregoeiro e respectivo suplente, a elaboração do respectivo Edital e Anexos e encaminhando, em trânsito direto, à Procuradoria, para a respectiva análise do instrumento convocatório.
7. Comissão Permanente de Licitação - CPL
7.1. Elabora a minuta de Edital e Anexos, submetendo os mesmos à apreciação do Pregoeiro e respectivo Suplente indicados. 
8. Pregoeiros
8.1. Após elaborada a minuta de Edital e Anexos, com as quais anuem expressamente, indicam a equipe de Apoio Técnico, de até 03 membros (maioria servidores efetivos), incluindo a área solicitante, se for o caso, fazendo constar, na indicação, a natureza do respectivo cargo (efetivo ou comissão); 
8.2. Encaminham, em trânsito direto, à Procuradoria, para a análise e aprovação do Edital e Anexos.
9. Procuradoria
9.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, caso haja alterações, a minuta definitiva do Edital e Anexos do Pregão.
10. Secretaria Geral de Administração
10.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o processo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
10.2. Uma vez saneado o processo, com a anuência expressa do Pregoeiro e seu respectivo Suplente ao Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria, o SGA autoriza a abertura do Pregão, aprova a minuta de Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria, designa formalmente o Pregoeiro e seu suplente e acolhe a indicação dos membros da Equipe de Apoio técnico sugerida por estes. Decisão não publicada.
11. Realização do Pregão
11.1. Inexistindo recurso(s) da decisão do Pregoeiro:
11.1.1. Obtendo-se êxito no Pregão, inexistindo recurso(s), o objeto é adjudicado pelo Pregoeiro à empresa vencedora, encaminhando o processo para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro desta no SIAFÍSICO.
11.1.2. Em trânsito direto, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
11.2. Existindo recurso(s) da decisão do Pregoeiro:
11.2.1. Na hipótese de recurso(s) da decisão do Pregoeiro, a empresa, em tese, vencedora é classificada pelo Pregoeiro, encaminhando este o processo para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro desta no SIAFÍSICO, retornando.
11.2.2. Retornando o processo do Serviço de Compras, o Pregoeiro instrui o procedimento com suas razões para a manutenção ou não de sua decisão, encaminhando o processo à Secretaria Geral de Administração.
12. Secretaria Geral de Administração
12.1. Na hipótese do subitem 11.1, procede à homologação do procedimento licitatório, autoriza a respectiva despesa, e, se for o caso, convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, publicando-se a decisão no Diário Oficial do Estado e na Internet, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
12.2. Na hipótese do subitem 11.2, decide o recurso e adjudica o objeto à empresa vencedora. O processo, então, é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
12.3. O Secretário Geral de Administração, então, homologa o procedimento licitatório, autoriza a respectiva despesa, e, se for o caso, convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, publicando-se a decisão no Diário Oficial do Estado e na Internet, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
13. Serviço Técnico de Contabilidade
13.1 O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada. 
14. Divisão de Materiais e Patrimônio
14.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
14.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada. 
14.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços. 
14.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento. 

14.5. Quando se tratar de prestação de serviços comuns, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento. 
15. Divisão de Finanças e Contabilidade 
15.1 O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
15.2 Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
16. Departamento de Finanças
16.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
17. Secretaria Geral de Administração
17.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
18. Mesa da ALESP
18.1. Aprova a prestação de contas.
19. Departamento de Finanças
19.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO II

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE LICITAÇÃO NA MODALIDADE PREGÃO

 

Autoridade Competente: Mesa da ALESP
(Valor: acima de R$ 300.000,00)
(Lei federal nº 10.520/2002 e regulamentos)
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços comuns requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços comuns, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral

3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet.
4.1.1. Elabora planilha de preços, com a respectiva média de preços estimada.
4.2. Aferindo tratar-se de bens ou serviços comuns, justifica-se e propõe-se a adoção da modalidade Pregão para a referida aquisição.
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Secretaria Geral de Administração
6.1. Autoriza, verificada a hipótese do subitem 5.2., o prosseguimento do procedimento licitatório (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.). Ato contínuo, indica o Pregoeiro e seu suplente, determinando à CPL, sob a supervisão do Pregoeiro e respectivo suplente, a elaboração do respectivo Edital e Anexos e encaminhando, em trânsito direto, à Procuradoria, para a respectiva análise do instrumento convocatório.
7. Comissão Permanente de Licitação - CPL
7.1. Elabora a minuta de Edital e Anexos, submetendo os mesmos à apreciação do Pregoeiro e respectivo Suplente indicados.
8. Pregoeiros
8.1. Após elaborada a minuta de Edital e Anexos, com as quais anuem expressamente, indicam a equipe de Apoio Técnico, de até 03 membros (maioria servidores efetivos), incluindo a área solicitante, se for o caso, fazendo constar, na indicação, a natureza do respectivo cargo (efetivo ou comissão);
8.2. Encaminham, em trânsito direto, à Procuradoria, para a análise e aprovação do Edital e Anexos.
9. Procuradoria
9.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, caso haja alterações, a minuta definitiva do Edital e Anexos do Pregão.
10. Secretaria Geral de Administração
10.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o processo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
10.2. Feita tal verificação, com a anuência expressa do Pregoeiro e seu respectivo Suplente ao Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria, a assessoria do SGA elabora relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, apresentando, na mesma oportunidade, minuta de decisão de Mesa para a respectiva autorização de realização do procedimento licitatório em questão.
10.3. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a abertura do Pregão, aprova a minuta de Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria, designa formalmente o Pregoeiro e seu suplente e acolhe a indicação dos membros da Equipe de Apoio técnico
sugerida por estes. Decisão não publicada.
11. Realização do Pregão
11.1. Inexistindo recurso da decisão do Pregoeiro:
11.1.1. Obtendo-se êxito no Pregão, inexistindo recurso, o objeto é adjudicado pelo Pregoeiro à empresa vencedora, encaminhando o processo para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro desta no SIAFÍSICO.
11.1.2. Em trânsito direto, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
11.2. Existindo recurso(s) da decisão do Pregoeiro: 
11.2.1. Na hipótese de recurso(s) da decisão do Pregoeiro, a empresa, em tese, vencedora é classificada pelo Pregoeiro, encaminhando este o processo para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro desta no SIAFÍSICO, retornando. 
11.2.2. Retornando o processo do Serviço de Compras, o Pregoeiro instrui o procedimento com suas razões para a manutenção ou não de sua decisão, encaminhando o processo à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa. 
12. Mesa da Alesp
12.1. Na hipótese do subitem 11.1, procede à homologação do procedimento licitatório, autoriza a respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à
Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado e na Internet, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
12.2. Na hipótese do subitem 11.2, decide o recurso e adjudica o objeto à empresa vencedora. Retorna o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado e na Internet, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo.
12.2.1. Na seqüência, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de
Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
12.2.2. A Mesa procede, então, à homologação do procedimento licitatório, autoriza a respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado e na Internet, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o mesmo ao Serviço Técnico de Contabilidade. 

13. Serviço Técnico de Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
14. Divisão de Materiais e Patrimônio
14.1. A Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
14.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
14.3. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento. 
14.4. Quando se tratar de prestação de serviços comuns, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
15. Divisão de Finanças e Contabilidade
15.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).

15.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
16. Departamento de Finanças
16.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
17. Secretaria Geral de Administração
17.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
18. Mesa da ALESP
18.1. Aprova a prestação de contas.
19. Departamento de Finanças
19.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO III

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE LICITAÇÃO NA MODALIDADE CONVITE

 

Autoridade Competente: Secretário Geral de Administração
(Valor: até R$ 80.000,00 -compras e serviços comuns e até R$ 150.000,00 - obras e serviços de engenharia)
(Lei federal nº 8.666/93 e alterações posteriores)
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, os mesmos deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
1.1.3. No caso de obras/serviços de engenharia, os mesmos deverão estar acompanhados do seu respectivo PROJETO BÁSICO, o qual deverá estabelecer diretrizes e fixar características técnico-construtivas a serem observadas na apresentação das propostas técnicas e na execução da obra/serviços de engenharia solicitados, além de estabelecer os principais tópicos do projeto, em detalhes eventualmente não assinalados, que devem ser executados de acordo com o padrão da obra em questão, devendo ser composto de MEMORIAL DESCRITIVO, ORÇAMENTO ESTIMADO (Planilha de preços unitários e totais estimados com base no Relatório de Custos de Construção - PINI Sistemas) e croqui/peças gráficas de orientação, se for o caso.
1.1.3.1. Dentre as considerações gerais no tocante à obra/serviços de engenharia, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução da obra/serviços de engenharia, com a definição das etapas de execução, se for o caso, o prazo de garantia dos serviços executados, a possibilidade, ou não, de subcontratação de serviços, especificando-se, se for o caso, claramente quais seriam os serviços autorizados à subcontratação, assim como determinando-se a percentagem a que esta eventual subcontratação corresponderia dentro da execução total da obra/serviços de engenharia e, ainda, a vinculação ao atendimento das regras contidas no Ato nº 11/2001, da Mesa da ALESP.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Tratando-se de bens ou serviços, realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet.
4.1.1. Elabora planilha de preços, com a respectiva média de preços estimada, sugerindo, fundamentadamente, a adoção da modalidade Convite para a licitação.
4.2. Tratando-se de obras/serviços de engenharia, verifica o orçamento estimado já apresentado pelo Grupo de Trabalho/Engenharia juntamente com o Projeto Básico, sugerindo a adoção da modalidade Convite para a licitação em função do valor estimado.
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei orçamentária anual, encaminhando o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito
direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Secretaria Geral de Administração
6.1. Autoriza, verificada a hipótese do subitem 5.2., o prosseguimento do procedimento licitatório (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.). Ato contínuo, encaminha o processo à CPL para a elaboração do respectivo Edital e Anexos, e, em trânsito direto, à Procuradoria, para a respectiva análise do instrumento convocatório.
7. Comissão Permanente de Licitação - CPL
7.1. Elabora a minuta de Edital e Anexos, encaminhando, em trânsito direto, à Procuradoria, para a análise e aprovação do Edital e Anexos.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, caso haja alterações, a minuta definitiva do Edital e Anexos do Convite.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração autoriza a abertura do Convite, aprovando a minuta de Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria. Decisão não publicada.
10. Realização do Convite
10.1. Inexistindo recurso(s) da decisão da CPL:
10.1.1. Obtendo-se êxito no Convite, inexistindo recurso(s) da decisão de classificação, o processo é encaminhado para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro da empresa vencedora no SIAFÍSICO.
10.1.2. Em trânsito direto, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
10.1.2.1. Nos casos de obras/serviços de engenharia, após manifestação do Serviço Técnico de Contabilidade, o processo deverá ser encaminhado à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para cadastramento no SAI-OBRAS, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
10.2. Existindo recurso(s) da decisão da CPL:
10.2.1. Na hipótese de recurso(s) da decisão de classificação da CPL, durante o prazo recursal, o processo é encaminhado para o Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro da empresa vencedora no SIAFÍSICO, retornando.
10.2.2. Retornando o processo do Serviço de Compras, esgotado o prazo de impugnação ao(s) recurso(s) apresentado(s) e, uma vez certificado pelo Serviço de Protocolo Geral a apresentação de recursos/impugnações, a CPL instrui o procedimento com suas razões para a manutenção ou não de sua decisão (Ata), encaminhando o processo à Secretaria Geral de Administração.
11. Secretaria Geral de Administração
11.1. Na hipótese do subitem 10.1, homologa o procedimento licitatório, adjudica o objeto à empresa vencedora, autoriza a realização da respectiva despesa, e, se for o caso, convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, publicando-se a decisão no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11.2. Na hipótese do subitem 10.2, decide o recurso. O processo, então, é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
11.2.1. Nos casos de obras/serviços de engenharia, após manifestação do Serviço Técnico de Contabilidade, o processo deverá ser encaminhado à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para cadastramento no SAI-OBRAS, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral deAdministração.
11.2.2. O Secretário Geral de Administração, então, homologa o procedimento licitatório, adjudica o objeto à empresa vencedora, autoriza a realização da respectiva despesa, e, se for o caso, convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, publicando-se a decisão no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
12. Serviço Técnico de Contabilidade
12.1 O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
13. Divisão de Materiais e Patrimônio
13.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
13.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
13.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços. 
13.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13.5. Quando se tratar de prestação de serviços ou obras/serviços de engenharia, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
14. Divisão de Finanças e Contabilidade
14.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
14.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
15. Departamento de Finanças
15.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
16. Secretaria Geral de Administração
16.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
17. Mesa da ALESP
17.1. Aprova a prestação de contas.
18. Departamento de Finanças
18.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO IV

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO ATRAVÉS DE LICITAÇÃO NA MODALIDADE TOMADA DE PREÇOS OU CONCORRÊNCIA

 

Valor: Tomada de Preços:

Até R$ 650.000,00 - compras e serviços e
Até R$ 1.500.000,00 - obras/serviços de engenharia
Valor: Concorrência:
Acima de R$ 650.000,00 - compras e serviços e
Acima de R$ 1.500.000,00 - obras/serviços de engenharia
Autoridade Competente: Mesa da ALESP
(Lei federal nº 8.666/93 e alterações posteriores)
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de sua justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade. 

1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade. 
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.

1.1.3. No caso de obras/serviços de engenharia, estes devem estar acompanhados do respectivo PROJETO BÁSICO, o qual deverá estabelecer diretrizes e fixar características técnico-construtivas a serem observadas na apresentação das propostas técnicas e na execução da obra/serviços de engenharia solicitados, além de estabelecer os principais tópicos do projeto, em detalhes eventualmente não assinalados, que devem ser executados de acordo com o padrão da obra em questão, devendo ser composto de MEMORIAL DESCRITIVO, ORÇAMENTO ESTIMADO (Planilha de preços unitários e totais estimados com base no Relatório de Custos de Construção - PINI Sistemas) e croqui/peças gráficas de orientação, se for o caso. 

1.1.3.1. Dentre as considerações gerais no tocante à obra/serviços de engenharia, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução da obra/serviços de engenharia, com a definição das etapas de execução, se for o caso, o prazo de garantia dos serviços executados, a possibilidade, ou não, de subcontratação de serviços, especificando-se, se for o caso, claramente quais seriam os serviços autorizados à subcontratação, assim como determinando-se a percentagem a que esta eventual subcontratação corresponderia dentro da execução total da obra/serviços de engenharia e, ainda, a vinculação ao atendimento das regras contidas no Ato nº 11/2001, da Mesa da ALESP.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Tratando-se de bens ou serviços, realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo  os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet.
4.1.1. Elabora planilha de preços, com a respectiva média de preços estimada, sugerindo, fundamentadamente, a adoção da modalidade Tomada de Preços/Concorrência para a licitação. 4.2. Tratando-se de obras/serviços de engenharia, verifica o orçamento estimado já apresentado pelo Grupo de Trabalho/Engenharia juntamente com o Projeto Básico, sugerindo a adoção da modalidade Tomada de Preços ou Concorrência, conforme o caso, para a licitação, em função do valor estimado.
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração. 

5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Secretaria Geral de Administração
6.1. Autoriza, verificada a hipótese do subitem 5.2., o prosseguimento do procedimento licitatório (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.). Ato contínuo, encaminha o processo à CPL para a elaboração do respectivo Edital e Anexos, e, em trânsito direto, à Procuradoria, para a respectiva análise do instrumento convocatório.
7. Comissão Permanente de Licitação - CPL
7.1. Elabora a minuta de Edital e Anexos, encaminhando, em trânsito direto, à Procuradoria, para a análise e aprovação do Edital e Anexos.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, caso haja alterações, a minuta definitiva do Edital e Anexos da Tomada de Preços/Concorrência.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o processo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Feita tal verificação, a assessoria do SGA elabora relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, apresentando, na mesma oportunidade, minuta de decisão de Mesa para a respectiva autorização de realização do procedimento licitatório em questão.
10. Mesa da ALESP
10.1. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a abertura do procedimento licitatório, aprovando a minuta de Edital e Anexos reapresentados pela Procuradoria. Decisão não publicada.
11. Realização da Tomada de Preços/Concorrência
11.1. Inexistindo recurso(s) da decisão de julgamento das propostas (classificação) da CPL:
11.1.1. Obtendo-se êxito no procedimento, inexistindo recurso(s) da decisão de classificação, o processo é encaminhado para ao Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro da empresa vencedora no SIAFÍSICO.
11.1.2. Em trânsito direto, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
11.1.2.1. Nos casos de obras/serviços de engenharia, após manifestação do Serviço Técnico de Contabilidade, o processo deverá ser encaminhado à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para cadastramento no SAI-OBRAS, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
11.2. Existindo recurso(s) da decisão de julgamento das propostas (classificação) da CPL:
11.2.1. Na hipótese de recurso(s) da decisão de classificação da CPL, durante o prazo recursal, o processo é encaminhado para ao Serviço de Compras de sorte a verificar e efetuar, quando necessário, o cadastro da empresa vencedora no SIAFÍSICO, retornando.
11.2.2. Retornando o processo do Serviço de Compras, esgotado o prazo de impugnação ao(s) recurso(s) apresentado(s) e, uma vez certificado pelo Serviço de Protocolo Geral a apresentação de recursos/impugnações, a CPL instrui o procedimento com suas razões para a manutenção ou não de sua decisão (Ata), encaminhando o processo à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
12. Mesa da ALESP
12.1. Na hipótese do subitem 11.1, homologa o procedimento licitatório, adjudica o objeto à empresa vencedora, autoriza a respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à SGA para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
12.2. Na hipótese do subitem 11.2, decide o recurso. Retorna o processo à SGA para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo.
12.2.1. Na seqüência, o processo é encaminhado ao Serviço Técnico de Contabilidade para realização da respectiva reserva financeira em nome da empresa vencedora do objeto, já com o valor exato, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.
11.2.2. Nos casos de obras/serviços de engenharia, após manifestação do Serviço Técnico de Contabilidade, o processo deverá ser encaminhado à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para cadastramento no SAI-OBRAS, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de decisão de Mesa.

12.2.3. A Mesa procede, então, à homologação do procedimento licitatório, adjudica o objeto à empresa vencedora, autoriza a respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à SGA para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
13. Serviço Técnico de Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
14. Divisão de Materiais e Patrimônio
14.1. A Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
14.2. Nos contratos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
14.3. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado é o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de nãoconformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
14.4. Quando se tratar de prestação de serviços ou obras/serviços de engenharia, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
15. Divisão de Finanças e Contabilidade
15.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
15.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
16. Departamento de Finanças
16.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
17. Secretaria Geral de Administração
17.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
18. Mesa da ALESP 18.1. Aprova a prestação de contas.
19. Departamento de Finanças
19.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO V

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente: Mesa da ALESP (art. 24, I, da Lei federal nº 8.666/93)
1. Unidade solicitante/Departamento de Serviços Gerais
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo de sua necessidade. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. Tratando-se de obras/serviços de engenharia, estes deverão estar acompanhados do seu respectivo PROJETO BÁSICO, o qual deverá estabelecer diretrizes e fixar características técnico-construtivas a serem observadas na apresentação das propostas técnicas e na execução da obra/serviços de engenharia solicitada, além de estabelecer os principais tópicos do projeto, em detalhes eventualmente não assinalados, que devem ser executados de acordo com o padrão da obra em questão, devendo ser composto de MEMORIAL DESCRITIVO, ORÇAMENTO ESTIMADO (Planilha de preços unitários e totais estimados com base no Relatório de Custos de Construção - PINI Sistemas) e croqui/peças gráficas de orientação, se for o caso.
1.1.1.1. Dentre as considerações gerais no tocante à obra/serviços de engenharia, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução da obra/serviços de engenharia, com a definição das etapas de execução, se for o caso, o prazo de garantia dos serviços executados, a possibilidade, ou não, de subcontratação de serviços, especificando-se, se for o caso, claramente quais seriam os serviços autorizados à subcontratação, assim como determinando-se a percentagem a que esta eventual subcontratação corresponderia dentro da execução total da obra/serviços de engenharia e, ainda, a vinculação ao atendimento das regras contidas no Ato nº 11/2001, da Mesa da ALESP.
1.2. Realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três orçamentos), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos conter as mesmas condições, acompanhados de planilha de custos detalhados (preços unitários e totais), a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos apresentados pela unidade solicitante.
4.2. Considerando o menor preço orçado, providencia a juntada aos autos das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da respectiva empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa ofertante do menor preço, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração, para encaminhamento à Mesa, com minuta de Decisão.
7. Secretaria Geral de Administração
7.2. O Secretário Geral de Administração autoriza, verificada a hipótese do subitem 5.2., o prosseguimento do procedimento (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.), apresenta relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, citando, em atendimento ao que preceitua o art. 38, inciso VI, da Lei Federal nº 8.666/93, o Parecer nº 306-1/1997 da Procuradoria da ALESP, e encaminha, na mesma oportunidade, minuta de Decisão.
8. Mesa da ALESP
8.1. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a contratação e a realização da respectiva despesa, retornando o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração da Decisão de Mesa.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Encaminha o processo à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para cadastro.
10. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
10.1. Cadastra a obra/serviço de engenharia no sistema SAI-OBRAS, encaminhando, na seqüência, o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1 O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se, assim, a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Serviço de Compras
12.1. Emite a Ordem de Execução de Obra/Serviços de Engenharia, envia à empresa vencedora e toma as providências necessárias a sua formalização (aceite do representante legal da empresa), encaminhando o processo à Divisão de Finanças e Contabilidade.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO VI

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente: Departamento de Finanças da ALESP (art. 24, II, da Lei federal nº 8.666/93)
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, verifica o código SIAFÍSICO dos bens/serviços requeridos e encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet.1
4.2. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos colhidos.
4.3. Considerando o menor preço orçado, providencia a juntada aos autos das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da respectiva empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto à disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa ofertante do menor preço, encaminhando, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
7. Secretaria Geral de Administração
7.1. Sendo dispensável a formalização do ajuste através de contrato, o Secretário Geral de Administração, na hipótese do subitem 5.2., autoriza o prosseguimento do procedimento de contratação (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.) e citando, em atendimento ao que preceitua o art. 38, inciso VI, da Lei Federal nº 8.666/93, o Parecer nº 306-1/1997 da Procuradoria da ALESP, encaminha o processo, com fulcro no art. 30, II, da Resolução nº 776/96, com nova redação dada pela Resolução nº 783/97, ao Departamento de Finanças.
7.2. Quando for indispensável a formalização do ajuste através de contrato, o Secretário Geral de Administração, autorizando o prosseguimento do procedimento, remete, preliminarmente, o processo à Procuradoria da ALESP.
8. Procuradoria
8.1. Na hipótese do subitem 7.2, emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, se for o caso, a minuta do contrato.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração encaminha, com fulcro no art. 30, II, da Resolução nº 776/96, com nova redação dada pela Resolução nº 783/97, ao Departamento de Finanças.
10. Departamento de Finanças
10.1. Autoriza a contratação e a realização da respectiva despesa, encaminhando o processo, na seqüência, ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1 O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Divisão de Materiais e Patrimônio
12.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
12.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
12.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços.
12.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado é o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de nãoconformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
12.5. Quando se tratar de prestação de serviços, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO VII

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente: Mesa da ALESP (art. 24, VIII e XVI, da Lei federal nº 8.666/93)
“Artigo 24. É dispensável a licitação:
............................................................................................
VIII- para a aquisição, por pessoa jurídica de direito público interno, de bens produzidos ou serviços prestados por órgão ou entidade que integre a Administração Pública e que tenha sido criado para esse fim específico em data anterior à vigência desta Lei, desde que o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado; ............................................................................................
XVI- para a impressão dos diários oficiais, de formulários padronizados de uso da Administração e de edições técnicas oficiais, bem como para a prestação de serviços de informática a pessoa jurídica de direito público interno, por órgãos ou entidades que integrem a Administração Pública, criados para esse fim específico;”
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
1.2. Considerando a existência de órgão ou entidade integrante da Administração Pública, criada para o fim específico do objeto do pedido da ALESP, a unidade solicitante, sendo de interesse público sua contratação, deverá justificar a razão da escolha do fornecedor ou executante, providenciando a juntada aos autos de Proposta Comercial da mesma, com seus custos detalhados, assim como da Lei de Criação e Estatuto atualizado da entidade em questão (cópias autenticadas), de sorte a restarem comprovadas as premissas inicialmente mencionadas neste subitem.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, verifica o código SIAFÍSICO dos bens/serviços requeridos e encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet, assim como de cópia(s) de contrato(s) da futura contratada celebrado(s) com outra(s) entidade(s) pública(s) e/ou privada(s).
4.2. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos colhidos.
4.3. Considerando que o preço orçado pela empresa é compatível com o de mercado, fato este que deve ser textualmente assinalado nos autos, providencia a juntada nos processo das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa ofertante do menor preço, encaminhando, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
7. Secretaria Geral de Administração
7.1. O Secretário Geral de Administração, verificada a hipótese do subitem 5.2., autoriza o prosseguimento do procedimento (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.), remetendo o processo à Procuradoria da ALESP para análise quanto à possibilidade jurídica da pleiteada contratação.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, a minuta do contrato.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração apresenta relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, encaminhando, na mesma oportunidade, minuta de Decisão.
10. Mesa da ALESP
10.1. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a contratação, aprova a minuta de contrato apresentada pela Procuradoria, autoriza a realização da respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se este ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1. O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Divisão de Materiais e Patrimônio
12.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
12.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
12.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços.
12.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
12.5. Quando se tratar de prestação de serviços, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO VIII

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR DISPENSA DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente: Mesa da ALESP (art. 24, XIII, da Lei federal nº 8.666/93)
“Artigo 24. É dispensável a licitação:
............................................................................................
XIII - na contratação de instituição brasileira incumbida regimental ou estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de instituição dedicada à recuperação social do preso, desde que a contratada detenha inquestionável reputação ético-profissional e não tenha fins lucrativos;”
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, sem, contudo, como regra geral, a indicação de marca específica. Na hipótese da necessidade inafastável de indicação de marca específica, esta deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
1.2. Considerando, para fins de atendimento da solicitação de compras, a existência de instituição brasileira incumbida regimental ou estatutariamente da pesquisa, do ensino ou do desenvolvimento institucional, ou de instituição dedicada à recuperação social do preso, a unidade solicitante, sendo de interesse público sua contratação, deverá justificar a razão da escolha desta, providenciando, também, a juntada aos autos de:
a) proposta comercial da mesma, com seus custos detalhados e cronograma físico-financeiro, se for o caso, esclarecendo o conteúdo de cada uma das etapas e o período total de execução do objeto;
b) lei de criação e estatuto atualizado da entidade em questão (cópias autenticadas), ou então contrato social, conforme o caso, de sorte a restarem comprovadas as premissas inicialmente mencionadas neste subitem;
c) documentos comprobatórios de que tal instituição não tem fins lucrativos (não há distribuição de lucros a seus associados nem mesmo transferência de quaisquer benefícios, a qualquer título);
d) documentos comprobatórios de que a instituição em questão goza de bom conceito junto à sociedade em que atua, podendo valer-se, por exemplo, de cópias de contratos celebrados com entidades ou organismos de renome, de atestados de capacidade técnica, reconhecimento de tratar-se de instituição de utilidade pública, bem assim, de declarações de pessoas jurídicas para as quais prestou serviços demonstrando, assim, ser respeitada por ter um “comportamento sócio institucional irrepreensível”.
2. Serviço de Compras
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, verifica o código SIAFÍSICO dos bens/serviços requeridos e encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Realiza a pesquisa de preços de mercado junto a empresas do ramo (no mínimo três), com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), devendo os orçamentos, no caso de prestação de serviços, conter os custos detalhados e mesmas condições, a fim de que possa ser estabelecida uma comparação entre os mesmos, podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, do Registro de Preços do SIAFÍSICO e/ou Internet, assim como de cópia(s) de contrato(s) da futura contratada celebrado(s) com outra(s) entidade(s) pública(s) e/ou privada(s).
4.2. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos colhidos.
4.3. Considerando que o preço orçado pela empresa é compatível com o de mercado, fato este que deve ser textualmente assinalado nos autos, providencia a juntada nos processo das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa ofertante do menor preço, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
7. Secretaria Geral de Administração
7.1. O Secretário Geral de Administração, verificada a hipótese do subitem 5.2., autoriza o prosseguimento do procedimento (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.), remetendo o processo à Procuradoria da ALESP para análise quanto à possibilidade jurídica da pleiteada contratação.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, a minuta do contrato.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração apresenta relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, encaminhando, na mesma oportunidade, minuta de decisão de Mesa.
10. Mesa da ALESP
10.1. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a contratação, aprova a minuta de contrato apresentada pela Procuradoria, autoriza a realização da respectiva despesa e convoca a empresa vencedora para a assinatura do contrato, delegando competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se este ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1. O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Divisão de Materiais e Patrimônio
12.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
12.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
12.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços.
12.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
12.5. Quando se tratar de prestação de serviços, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO IX

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente segundo o art. 56 do Ato de Mesa nº 01/97: Secretário Geral de Administração (art. 25, caput e inciso I, da Lei federal nº 8.666/93)
“Artigo 25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial:
I - para a aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido por órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes;”
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, acompanhada de justificativa técnica para a indicação de marca específica e respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
1.2. Considerando, para fins de atendimento da solicitação de compras, a existência de um único fornecedor ou prestador de serviços, sendo inviável qualquer espécie de competição, a unidade solicitante, sendo de interesse público sua contratação, deverá justificar a razão da escolha deste, providenciando, também, a juntada aos autos de:
a) proposta comercial da empresa, com seus custos detalhados e cronograma físico-financeiro, se for o caso, esclarecendo o conteúdo de cada uma das etapas e o período total de execução do objeto;
b) estatuto ou contrato social atualizado da empresa em questão (cópias autenticadas);
c) documentos comprobatórios de exclusividade (atestado expedido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação, ou seja, São Paulo, como, por exemplo, FIESP - Federação das Indústrias do Estado de São Paulo, ABINEE - Associação Brasileira da Indústria Elétrica e Eletrônica, SINAEES - Sindicato da Indústria de Aparelhos Elétricos, Eletrônicos e Similares do Estado de São Paulo) e ABES - Associação Brasileira das Empresas de Software;
d) documentos de comprovação de que o valor ofertado é condizente com os de mercado, podendo-se valer, para tanto, além da pesquisa de mercado com empresas privadas, de contratações contemporâneas celebradas pela própria futura Contratada com outros entes da Administração Pública ou empresas privadas, ou mesmo tabelas oficiais de valores.
2. Divisão de Materiais e Patrimônio
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, verifica o código SIAFÍSICO dos bens/serviços requeridos e encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Providencia ou complementa, se necessário, a justificativa de preço referente ao orçamento apresentado pela futura contratada, valendo-se, para tanto, de cópias de contratos celebrados entre esta e empresas da iniciativa pública ou privada, com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, de cópias de contratações contemporâneas celebradas pela própria futura Contratada com outros entes da Administração Pública ou empresas privadas, ou mesmo tabelas oficiais de valores, e/ou, ainda, Internet.
4.2. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos colhidos e informações e documentos disponibilizados pela unidade solicitante e eventuais complementações obtidas nos termos do subitem 4.1.
4.3. Considerando que o preço orçado pela empresa é compatível com o de mercado, fato este que deve ser textualmente assinalado nos autos, providencia a juntada nos processo das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa em questão, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
7. Secretaria Geral de Administração
7.1. O Secretário Geral de Administração, verificada a hipótese do subitem 5.2., autoriza o prosseguimento do procedimento (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.), remetendo o processo à Procuradoria da ALESP para análise quanto à possibilidade jurídica da pleiteada contratação.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, quando for o caso, a minuta do contrato.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração autoriza a contratação, aprova, se for o caso, a minuta de contrato apresentada pela Procuradoria, autoriza a realização da respectiva despesa e, se for o caso, convoca a empresa para a assinatura do contrato, com publicação desta decisão no Diário Oficial do Estado.
9.3. A assessoria do Secretário Geral de Administração, dentro de até três dias, elabora, relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa e encaminha o processo a esta para ratificação e publicação no Diário Oficial do Estado, apresentando, nesta oportunidade, minuta de decisão de Mesa para a respectiva ratificação dos atos praticados pelo Secretário Geral de Administração.
10. Mesa da ALESP
10.1. No prazo máximo de cinco dias, como condição de eficácia, ratifica os atos praticados pelo Secretário Geral de Administração, retornando o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se este ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1. O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Divisão de Materiais e Patrimônio
12.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
12.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
12.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços.
12.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
12.5. Quando se tratar de prestação de serviços, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

 

ANEXO X

INSTRUÇÃO DOS PROCESSOS DE CONTRATAÇÃO POR INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

 

Autoridade Competente: Mesa da ALESP (art. 25, caput e inciso I, da Lei federal nº 8.666/93)
“Artigo 25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial:
I - para a aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido por órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes;”
1. Unidade solicitante
1.1. Concretiza a SOLICITAÇÃO DE COMPRAS (modelo obtido na Intranet, elaborado de acordo com as normas de qualidade), da qual deverá constar a devida e detalhada JUSTIFICATIVA do pedido, esclarecendo o motivo da necessidade da aquisição dos bens ou serviços requeridos, assim como o respectivo código SIAFÍSICO. Obrigatoriamente, deverá apontar, no verso da solicitação, a necessidade (ou não) de amostra do bem a ser adquirido, assim como se tal interesse encontra-se contemplado, ou não, na previsão orçamentária do respectivo exercício elaborada pela unidade solicitante, devendo, em caso negativo, ser circunstanciadamente justificada sua ausência, para, se for o caso, ensejar a autorização excepcional de continuidade do procedimento. Deverá ser protocolizada junto ao Protocolo Geral da Casa.
1.1.1. No caso de aquisição de bens, estes deverão estar descritos com todas as características essenciais e indispensáveis a sua identificação, acompanhada de justificativa técnica para a indicação de marca específica e respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.1.1. O pedido deverá vir acompanhado da descrição das especificações mínimas dos mesmos, com a indicação do prazo para entrega, necessidade ou não de apresentação de catálogo, assim como de prazo de garantia/validade, conforme o caso.
1.1.2. No caso de prestação de serviços, estes deverão estar descritos com todas as especificações essenciais e indispensáveis a sua caracterização, devidamente acompanhada de seu respectivo Memorial Descritivo. Quando o serviço também envolver a aquisição de bens, como regra geral, não se fará a indicação de qualquer marca específica, a não ser que tal necessidade seja inafastável, hipótese em que, tal indicação deverá vir acompanhada de justificativa técnica e, se for o caso, de respectivos documentos comprobatórios de tal necessidade.
1.1.2.1. Dentre as considerações gerais no tocante ao Memorial Descritivo dos serviços, deverão constar, sem exceção, o prazo de execução do mesmo, com a definição de suas respectivas etapas, se for o caso; bem como o prazo de garantia dos serviços executados.
1.2. Considerando, para fins de atendimento da solicitação de compras, a existência de um único fornecedor ou prestador de serviços, sendo inviável qualquer espécie de competição, a unidade solicitante, sendo de interesse público sua contratação, deverá justificar a razão da escolha deste, providenciando, também, a juntada aos autos de:
e) proposta comercial da empresa, com seus custos detalhados e cronograma físico-financeiro, se for o caso, esclarecendo o conteúdo de cada uma das etapas e o período total de execução do objeto;
f) estatuto ou contrato social atualizado da empresa em questão (cópias autenticadas);
g) documentos comprobatórios de exclusividade (atestado expedido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação, ou seja, São Paulo, como, por exemplo, FIESP - Federação das Indústrias do Estado de São Paulo, ABINEE - Associação Brasileira da Indústria Elétrica e Eletrônica, SINAEES - Sindicato da Indústria de Aparelhos Elétricos, Eletrônicos e Similares do Estado de São Paulo) e ABES - Associação Brasileira das Empresas de Software;
h) documentos de comprovação de que o valor ofertado é condizente com os de mercado, podendo-se valer, para tanto, além da pesquisa de mercado com empresas privadas, de contratações contemporâneas celebradas pela própria futura Contratada com outros entes da Administração Pública ou empresas privadas, ou mesmo tabelas oficiais de valores.
2. Divisão de Materiais e Patrimônio
2.1. Preliminarmente, se necessário, retorna o protocolado à unidade solicitante para regularizar as especificações do pedido. Após regularização, ou na hipótese desta ser dispensável, verifica o código SIAFÍSICO dos bens/serviços requeridos e encaminha o protocolado ao Serviço de Protocolo Geral para autuação (RGE).
3. Serviço de Protocolo Geral
3.1. Providencia a autuação do protocolado, encaminhando o processo RGE ao Serviço de Compras.
4. Serviço de Compras
4.1. Providencia ou complementa, se necessário, a justificativa de preço referente ao orçamento apresentado pela futura contratada, valendo-se, para tanto, de cópias de contratos celebrados entre esta e empresas da iniciativa pública ou privada, com indicação da fonte (nome da empresa, identificação do representante/contato telefônico, telefone, e-mail), podendo valer-se, também, para efeito de pesquisa de preços, se for o caso, de cópias de contratações contemporâneas celebradas pela própria futura Contratada com outros entes da Administração Pública ou empresas privadas, ou mesmo tabelas oficiais de valores, e/ou, ainda, Internet.
4.2. Elabora planilha comparativa de preços, com base nos orçamentos colhidos e informações e documentos disponibilizados pela unidade solicitante e eventuais complementações obtidas nos termos do subitem 4.1.
4.3. Considerando que o preço orçado pela empresa é compatível com o de mercado, fato este que deve ser textualmente assinalado nos autos, providencia a juntada nos processo das certidões de regularidade perante o INSS e o FGTS da empresa, assim como da Declaração de cumprimento do disposto no inciso XXXIII do art. 7º da Constituição Federal (Regularidade junto ao Ministério do Trabalho).
5. Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário
5.1. Manifesta-se formalmente sobre a existência de previsão orçamentária e classifica a despesa na categoria econômica apropriada.
5.2. Confirmada a existência de previsão orçamentária, informa quanto a disponibilidade orçamentária de recursos para atender às despesas, efetuando a reserva orçamentária (junta-se a nota de reserva) e declara a compatibilidade da despesa ao PPA, LDO e Lei Orçamentária Anual, encaminhando o processo ao Serviço Técnico de Contabilidade.
5.3. Verificada, no atendimento do subitem 5.1., eventual discrepância entre a informação da unidade solicitante e da DPCO quanto à existência de previsão orçamentária, o processo, é encaminhado à unidade solicitante para a devida justificativa, e, em trânsito direto, à Secretaria Geral de Administração para autorização excepcional de seu prosseguimento, retornando, após, à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário para atendimento do subitem 5.2., manifestando-se, também, neste caso, sobre a estimativa de impacto orçamentário-financeiro ou sobre a dispensa de apresentação do mesmo pelo fato do valor não ultrapassar os limites estabelecidos.
6. Serviço Técnico de Contabilidade
6.1. Realiza a respectiva reserva financeira em nome da empresa em questão, fazendo retornar, então, o processo, com trânsito através do Departamento de Finanças, à Secretaria Geral de Administração.
7. Secretaria Geral de Administração
7.1. O Secretário Geral de Administração, verificada a hipótese do subitem 5.2., autoriza o prosseguimento do procedimento (na hipótese do subitem 5.1. já restou autorizado o seu prosseguimento, conforme subitem 5.3.), remetendo o processo à Procuradoria da ALESP para análise quanto à possibilidade jurídica da pleiteada contratação.
8. Procuradoria
8.1. Emite parecer jurídico, apresentando, juntamente com este, quando for o caso, a minuta do contrato.
9. Secretaria Geral de Administração
9.1. Caso haja a necessidade de complementar a instrução do processo, segundo parecer da Procuradoria, o mesmo será remetido, sempre em trânsito direto, às respectivas unidades competentes para tanto, retornando, devidamente instruído à Secretaria Geral de Administração, a qual verificará, através de sua assessoria, o atendimento das observações feitas pela Procuradoria em seu parecer.
9.2. Uma vez saneado o processo, o Secretário Geral de Administração apresenta relatório circunstanciado dos atos processuais à Mesa, encaminhando, na mesma oportunidade, minuta de Decisão.
10. Mesa da ALESP
10.1. Estando o processo em termos, a Mesa da Alesp, através de decisão específica, autoriza a contratação, aprova, se for o caso, a minuta de contrato apresentada pela Procuradoria, autoriza a realização da respectiva despesa e convoca, se for o caso, a empresa para a assinatura do contrato, delegando, competência ao SGA para representar o Poder na respectiva assinatura do termo. Retorna o processo à Secretaria Geral de Administração para a numeração e publicação da Decisão de Mesa no Diário Oficial do Estado, devendo ser comprovada sua realização nos autos do processo, encaminhando-se este ao Serviço Técnico de Contabilidade.
11. Serviço Técnico de Contabilidade
11.1 O Serviço Técnico de Contabilidade estorna a Nota de Reserva, faz o empenhamento da despesa através da emissão da Nota de Empenho, criando-se assim a obrigação de pagamento junto à contratada.
12. Divisão de Materiais e Patrimônio
12.1. Se for o caso, a Divisão de Materiais e Patrimônio elabora o contrato, em 3 vias, que serão posteriormente distribuídas da seguinte forma: processo, empresa e Divisão de Materiais e Patrimônio. Uma vez assinado o contrato, é providenciada a publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado.
12.2. Nos casos em que houver exigência de garantia contratual (caução), o processo deverá ser encaminhado ao Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas para aguardar sua prestação pela empresa contratada.
12.3. Quando não houver necessidade de contrato, o processo é encaminhado ao Serviço de Compras para emissão da Autorização de Compra ou da Ordem de Execução de Serviços.
12.4. Quando se tratar de aquisição de bens, o Serviço de Almoxarifado será o responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo o material entregue, juntamente com a unidade solicitante, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a entrega em conformidade, o Serviço de Almoxarifado providenciará, junto à unidade solicitante, o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
12.5. Quando se tratar de prestação de serviços, a unidade solicitante é a responsável pelo seu recebimento, controlando o prazo de entrega, conferindo a execução do serviço e suas etapas, expedindo relatório de não-conformidade e posterior regularização (quando for o caso). Estando a execução em conformidade, a unidade solicitante providenciará o termo de recebimento e o encaminhará à Divisão de Finanças e Contabilidade, com a nota fiscal, para pagamento.
13. Divisão de Finanças e Contabilidade
13.1. O Serviço Técnico de Programação Financeira faz a verificação de toda a documentação, checando se todas as etapas previstas foram cumpridas e se todos os documentos foram juntados. Constatada a regularidade, emite a Nota de Lançamento (NL) para a liquidação da despesa e a Programação de Desembolso (PD).
13.2. Após a Programação de Desembolso, o Serviço Técnico de Tesouraria e Prestação de Contas efetiva o pagamento da despesa. Uma vez ocorrido o pagamento e não havendo mais despesas pendentes, é feita a Prestação de Contas, encaminhando-se o relatório ao Departamento de Finanças.
14. Departamento de Finanças
14.1. Concorda com o relatório da Prestação de Contas.
15. Secretaria Geral de Administração
15.1. Encaminha processo à Mesa para aprovação da prestação de contas.
16. Mesa da ALESP
16.1. Aprova a prestação de contas.
17. Departamento de Finanças
17.1.Mantém o processo sob sua guarda para posterior fiscalização pelo Tribunal de Contas.

(Ato n° 12/2004)