Entra em operação nesta segunda-feira, dia 7 de dezembro, o Projeto Alesp Digital, de gestão integrada de processos e documentos eletrônicos desenvolvida pela Prodesp para a Assembleia Legislativa. O projeto trata da produção e tramitação eletrônica do processo de compras nas suas diversas modalidades e destina-se a tornar todo o procedimento mais ágil e mais econômico, com garantia de segurança e integridade documental. O primeiro ganho será a eliminação gradativa do papel, reduzindo-o ao mínimo necessário; o outro, a agilidade e racionalização dos procedimentos. Iniciado em fevereiro de 2008, com o levantamento detalhado de todo o fluxo do procedimento de compras, realizado em conjunto com diversos departamentos da Assembleia envolvidos, e de acordo com a legislação de licitações e contratos em vigor, o desenvolvimento do sistema procurou abarcar todas as variáveis do trâmite do processo de empenho, chegando ao primeiro processo a ser implantado em dezembro, de dispensa de licitação. - Página 3 legenda Segundo Silvio Trasmonte, representante da equipe de analistas e técnicos da Prodesp que trabalham no projeto, trata-se de uma modernização que envolve, além do desenvolvimento do projeto em si, uma gestão de mudanças, quer dizer, administrar uma quebra de paradigma: o que sempre foi feito de um jeito (em papel, com diversos encaminhamentos, carimbos, juntada de folhas etc.) vai ser feito em ambiente web com uma hierarquia de permissões atribuídas desde aos operadores do processo até aos funcionários habilitados a tomar decisões. Uma nova visão sobre a administração A mudança estrutural constitui-se de perceber o processo tramitando através de seu fluxo "horizontal": o foco do projeto não é mais a estrutura de departamentos mas o processo, a agilidade na análise e tomada de decisões, a garantia de integridade e segurança documental e o redirecionamento da circulação e manejo dos papéis. Como explicou Silvio Trasmonte, as mudanças organizacionais dependem da compreensão e comprometimento das pessoas envolvidas, da percepção da necessidade de modificação dos processos e da atuação dos líderes " no caso, os diretores das unidades administrativas " como agentes da mudança. A demonstração do funcionamento do sistema revelou uma ferramenta de operação simples e bastante completa, que permite checar toda a composição do processo, sua tramitação, a fase em que está e com quem está. Permite ainda realizar observações, e visualizar documentos anexados ao processo digital. O projeto desenvolvido pela Prodesp utiliza as ferramentas TibCo, de modelagem, JBPM, de tramitação e fluxo, e Alfresco, de gestão documental. É de destacar que se trata de softwares livres. Implantação do projeto A implantação se dará em fases. A primeira, entra em operação de 7 a 31 de dezembro de 2009. É a chamada versão beta, em que o processo correrá paralelamente em papel e em meio digital. É a oportunidade de introduzir paulatinamente o sistema aos operadores, com a ajuda permanente dos analistas que trabalham no projeto, e também de verificar falhas e aperfeiçoamentos fora do ambiente de testes. A segunda fase será implantada de 2 a 31 de janeiro de 2010. É a chamada produção assistida, em que o processo será feito integralmente no sistema, novas facilidades será introduzidas e o Centro de Digitalização de Documentos entrará em funcionamento parcial. Na fase 3, chamada fase de produção, o operador já estará apto a utilizar o sistema, o Centro de Digitalização deverá estar operando plenamente e todas as facilidades do sistema estarão disponíveis. Até outubro de 2010, todas as modalidades do processo de compras deverão estar implantadas. Agora, entram em operação a dispensa de licitação e a dispensa via Bolsa Eletrônica de Compras (BEC), com as fases processuais pertinentes, como solicitação, pagamento, arquivamento, aplicação de penalidades, cobrança de multas etc.