ATO
Nº 0002/2013, DA MESA
A
MESA DA ASSEMBLEIA
LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas
atribuições legais e regimentais, e considerando
que é dever do Poder Público promover a
gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o
acesso às informações neles contidas,
de acordo com o § 2º do artigo 216 da
Constituição Federal e com o artigo 1º
da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; considerando
que ao Estado cabe a definição dos
critérios de organização e
vinculação dos arquivos estaduais, bem como a
gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o
artigo 21 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
considerando as disposições da Lei Federal
nº 12.527, de 18 de novembro de 2011; considerando o disposto
no artigo 3º da Resolução nº
877/2011, que prevê a regulamentação de
procedimentos relativos à gestão documental; e
considerando a necessidade de se definirem critérios para
reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos da
Secretaria da Assembleia Legislativa, sem prejuízo da
salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintos de
direitos, das informações
indispensáveis ao processo decisório e
à preservação da memória
institucional, DECIDE:
Artigo 1º –
Instituir o Programa de Gestão de Documentos da Assembleia
Legislativa, e aprovar o Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade de Documentos, constante do ANEXO, que faz
parte integrante deste Ato.
§ 1º –
Caberá a todos os servidores, no âmbito das suas
atribuições e áreas de
atuação, a correta
aplicação das normas e dos procedimentos
previstos no Programa de Gestão de Documentos da Assembleia
Legislativa.
§ 2º –
A elaboração, atualização e
aplicação dos Planos de
Classificação e da Tabela de Temporalidade de
Documentos caberão, nos termos do inc. II do artigo
7º, do artigo 58, do artigo 59 e do inc. II do artigo 61, do
Ato de Mesa nº 17/2010, respectivamente, à
Divisão de Acervo Histórico, ao
Serviço de Arquivo, à Divisão de
Informática e ao Núcleo da Qualidade.
Artigo 2º –
Consideram-se arquivos, para os fins deste Ato, os conjuntos de
documentos produzidos, recebidos e acumulados pelo Poder Legislativo do
Estado de São Paulo no exercício de suas
funções e atividades.
Artigo 3º –
São documentos de arquivo todos os registros de
informação a que se refere o artigo 2º
deste Ato, em qualquer suporte, inclusive o magnético,
óptico e eletrônico.
Artigo 4º –
Os documentos de arquivo são identificados como correntes,
intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:
I – consideram-se
documentos correntes: aqueles em curso ou que se conservam junto
às unidades produtoras em razão de sua
vigência e da frequência com que são por
elas consultados;
II –
consideram-se documentos intermediários: aqueles com uso
pouco frequente que aguardam prazos de prescrição
e precaução no Serviço de Arquivo;
III –
consideram-se documentos permanentes: aqueles com valor
histórico, probatório e informativo que devem ser
definitivamente preservados na Divisão de Acervo
Histórico.
Artigo 5º –
Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem
ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os
seguintes critérios:
I – são
documentos de guarda temporária: aqueles que, esgotados os
prazos de guarda nas unidades administrativas ou no Serviço
de Arquivo, possam ser eliminados sem prejuízo para a
coletividade ou para a memória da
instituição;
II –
são documentos de guarda permanente: aqueles que, esgotados
os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser
preservados, por força das informações
neles contidas, para a eficácia da
ação administrativa e legislativa, como prova,
garantia de direitos ou como fonte de pesquisa.
Artigo 6º –
Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção,
classificação, avaliação,
tramitação, uso, arquivamento e
reprodução, que assegure a
racionalização e a eficiência dos
arquivos.
Artigo 7º –
Os instrumentos básicos da gestão de documentos
são os Planos de Classificação de
Documentos e as Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Artigo 8º –
Entende-se por Plano de Classificação de
Documentos o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer
documento de arquivo.
Parágrafo
único – Entende-se por
classificação de documentos a sequência
das operações técnicas que visam
agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao
órgão produtor, à
função, subfunção e
atividade responsável por sua produção
ou acumulação.
Artigo 9º –
O código de classificação da
série documental é a referência
numérica que a associa ao seu contexto de
produção, e é composto das seguintes
unidades de informação:
I – função:
conjunto de atividades exercidas pela instituição
para a consecução de seus objetivos;
II –
subfunção: agrupamento de atividades afins;
III –
atividade: ação, o encargo ou o
serviço decorrente do exercício de uma
função;
IV –
série documental: o conjunto de documentos do mesmo tipo
documental produzido por um mesmo órgão, em
decorrência do exercício da mesma
função, subfunção e
atividade que resultam de idêntica forma de
produção e tramitação,
obedecendo à mesma temporalidade e
destinação.
Artigo 10 –
Entende-se por Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento
resultante da avaliação documental, aprovado por
autoridade competente, que define prazos de guarda e a
destinação de cada série documental.
Parágrafo
único –
Avaliação
documental é o processo de análise que permite a
identificação dos valores dos documentos, para
fins da definição de seus prazos de guarda e de
sua destinação.
Artigo 11 –
As Tabelas de Temporalidade de Documentos deverão indicar as
séries documentais, os prazos de guarda, a
destinação dos documentos, bem como apresentar
fundamentação jurídica ou
administrativa, quando houver, para sua aplicação.
Artigo 12 –
Para cada série documental será indicado o
correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de sua
permanência nos lugares indicados, a saber:
I – na
fase corrente haverá indicação do
número de anos em que o documento permanecerá na
unidade produtora;
II – na
fase intermediária haverá
indicação do número de anos em que o
documento permanecerá no Serviço de Arquivo;
III – a
guarda permanente dar-se-á na Divisão de Acervo
Histórico.
Parágrafo
único – Os documentos de guarda
permanente, ao serem transferidos ou recolhidos à
Divisão de Acervo Histórico, deverão
estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como
acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificação, acesso e controle.
Artigo 13 –
Cabe às unidades produtoras de documentos comunicar
à Comissão de Avaliação de
Documentos de Arquivo a eventual existência de outros
documentos de arquivo produzidos e não indicados no Plano de
Classificação e na Tabela de Temporalidade de
Documentos.
Parágrafo
único – A
comunicação deverá ser acompanhada de
proposta de temporalidade e destinação,
devidamente justificadas.
Artigo 14 –
Toda e qualquer eliminação de documentos de
arquivo, inclusive aqueles que não constem da Tabela de
Temporalidade de Documentos, será realizada mediante
autorização da Comissão de
Avaliação de Documentos de Arquivo.
Parágrafo
único – O requerimento de documentos
a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de
formulário próprio, denominado
“Solicitação de
Eliminação de Documentos”.
Artigo 15 –
A Comissão de Avaliação de Documentos
de Arquivo fará publicar no Diário Oficial um
"Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos".
§ 1º –
O "Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos" terá por objetivo dar publicidade ao ato de
eliminação e conterá
informações sobre os documentos a serem
eliminados.
§ 2º –
O "Edital de Ciência de Eliminação de
Documentos" deverá consignar um prazo de 30 (trinta dias)
dias para possíveis manifestações ou,
quando for o caso, para possibilitar às partes interessadas
requererem, às suas expensas, o desentranhamento de
documentos ou cópias de peças de processos ou
expedientes, antes da efetiva eliminação.
Artigo 16 –
O registro das informações relativas à
execução da eliminação de
documentos deverá ser efetuado por meio de
formulário próprio, denominado “Termo
de Eliminação de Documentos”.
Artigo 17 –
As eliminações de documentos, previstas na Tabela
de Temporalidade de Documentos, serão realizadas:
I – pelas
próprias unidades produtoras, quando não houver
previsão de transferência para o
Serviço de Arquivo (arquivo intermediário),
observados os prazos de guarda;
II – pelo
Serviço de Arquivo (arquivo intermediário),
quando houver previsão de transferência de
documentos após o cumprimento dos prazos de guarda
estabelecidos.
Artigo 18 –
Caberá à Divisão de Acervo
Histórico manifestar-se sobre a necessidade de
seleção, por amostragem, para guarda permanente,
de documentos destinados a eliminação.
Parágrafo
único – Considera-se amostragem
documental o fragmento representativo de um conjunto de documentos
destinado à eliminação, selecionado
por meio de critérios qualitativos e quantitativos.
Artigo
19 – Os documentos de guarda
permanente não poderão ser eliminados
após a microfilmagem, digitalização ou
qualquer outra forma de reprodução.
Artigo 20 –
Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda
permanente.
Artigo 21 –
A eliminação de documentos sem valor para guarda
permanente será efetuada por meio de
fragmentação manual ou mecânica.
Artigo 22 –
A Comissão de Avaliação de Documentos
de Arquivo da Assembleia Legislativa deverá integrar os
documentos arquivísticos digitais ao seu programa de
gestão arquivística de documentos.
Artigo
23 – A Assembleia Legislativa de
São Paulo garantirá acesso aos documentos de
arquivos, nos termos da legislação vigente.
Artigo 24 –
Ficam revogados os Atos da Mesa nº 02/2012 e nº
01/2013.
Artigo 25 –
Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
(Republicado por ter
saído com incorreções)
