DECRETO N. 5.232, DE 17 DE OUTUBRO DE 1931 (*)
O DOUTOR
LAUDO FERREIRA DE CAMARGO, Interventor Federal no Estado de São Paulo, usando
dastribuições que lhe são conferidas no § 1.º, art. II do Decreto n.º 19.398,de
11 de novembro de 1930,e atendendo ao que lhe representou o Secretario de
Estado dos Negocios da Agricultura, Industria e Comercio, a proposito da
necessidade e conveniencia de serem estabelecidas regras para a escrituração do
patrimonio das Repartições e reunidas em um só corpo as disposições
regulamentares vigentes na Secretaria da Agricultura, relativamente a natureza
e aplicação dos creditos que competem ás repartições, para os respectivos
serviços; á documentação de despesas feitas por verba orçamentaria ou por conta
de rendas; tomada de contas de adiantamentos e das rendas arrecadadas pelas
Directorias, bem como sobre a escrituração e aplicação destas, manda que se
observem as instruções que com este baixam, assinafas pelo referido secretario
de Estado dos Negócios da agricultura, Industria e Comercio, e que consolidam
todas as determinações, ordens e decisões em vigôr a respeito.
Revogadas
as disposições em contrario.
Palacio
do Govêrno do Estado de São Paulo, aos 17 de outubro de 1931.
LAUDO
FERREIRA DE CAMARGO.
Adalberto
Queiroz Telles.
Publicado
na Secretaria de Estado dos Negócios da Agricultura, Industria e Comercio.
Eugenio
Lefévre,
Diretor
Geral
INSTRUÇÕES
A QUE SE REFERE O DECRETO N. 5. 232 , DE 17 DE OUTUBRO DE 1931
CAPITULO I
Da escrituração dos bens patrimoniais
Artigo 1.º - A escrituração do patrimonio do Secretariado da
Agricultura, Industria e Comercio será feita, parcialmente, nas repartições que
tiverem sob sua guarda bens do Estado, de inteiro acôrdo, porém, com a Diretoria
de Contabilidade, á qual compete a elaboração da escrita geral.
§ unico - Para esse serviço, as repartições são obrigadas a
organizar os respetivos inventarios em janeiro de cada ano e remete-los á
citada Diretoria, até 31 do referido mês (art. 117 da Lei n.o 2.193, de
30-12-26).
Artigo 2.º - Sempre que o inventario existente sofrer qualquer
modificação, seja por perecimento, alienação ou utilização por outra
repartição, de quaisquer moveis ou semoventes, ou, emfim, por qualquer outra
causa, as repartições são obrigadas a dar disso imediato conhecimento á
Diretoria de Contabilidade (§ unico, art. 117 da Lei n.º 2.193, de 30-12-26).
Artigo 3.º - As escritas, tanto a orçamentaria como a patrimonial,
deverão ser mantidas em dia e em perfeita ordem, devendo a patrimonial
compreender todos os valores que tenham analogia com patrimonio e que deverão
constar do livro de inventario, cujo saldo deverá exprimir, sempre, a
existencia exáta de cada valor ou material.
Artigo 4.º - As repartições ficam obrigadas a fornecer fichas dos
lançamentos feitos nas respetivas escritas patrimoniais á Diretoria de
Contabilidade, quinzenalmente; bem como balancetes da escrita patrimonial, que
deverão ser levantados trimestralmente e remetidos até o dia 10 do trimestre
entrante.
§ unico - As fichas supracitadas deverão conter todos os
esclarecimentos necessarios aos lançamentos a serem feitos na escrita geral.
Artigo 5.º - Além dos balancetes trimestrais, as repartições
organizarão, anualmente, o balanço geral, que remeterão á Diretoria de
Contabilidade, atê 31 de janeiro, acompanhado da demonstração da conta
"Variação do Patrimonio", para a necessaria conferencia com o
respetivo inventario.
Artigo 6.º - Todos os lançamentos na escrita patrimonial deverão ser
feitos á vista de documentos, que serão arquivados em ordem e separadamente, de
forma a facilitar os exames periódicos das escritas pela Diretoria de
Contabilidade.
Artigo 7.º - Pela inobservancia de qualquer dos dispositivos acima
responderão os chefes de secção de Contabilidade das repartições do
Secretariado, os quais ficam sujeitos as penas cominadas nas letras a, b, c, d
e e do art. 88 da Lei n.o 2.193, de 30 de dezembro de 1926.
Artigo 8.º - Para aplicação dessas penas ter-se-á em Vista o seguinte:
a) - Verificada a infração de qualquer dos dispositivos destas
instruções o funcionario encarregado do exame da escrita fará a necessaria
representação á Diretoria de Contabilidade, que a encaminhará á Diretoria
interessada afim de que o responsavel formule suas alegações, dentro lo prazo
de 5 dias.
b) - Findo esse prazo os autos subirão á decisão superior com ou sem as
alegações referidas, afim de que se resolva tratar-se ou não de falta passível
de penalidade, caso em que o Diretor Geral da Secretaria aplicará a pena das
letras a, b ou c, conforme a importancia da falta e a seu criterio; competindo
ao Secretario, quando entender certado, aplicar as das letras a, b, e, ou d.
Artigo 9.º - Quando a gravidade da falta exigir penalidade maior, o
responsavel será sujeito a processo administrativo na fórma da Lei 2.193, de 30
de dezembro e 1926.
CAPITULO II
DOS CREDITOS
Sua distribuição, natureza e aplicação
Artigo 10.º - A distribuição dos creditos ás repartições para as
despesas a cargo de cada uma, compete á Diretoria de Contabilidade, que a fará
de acôrdo com as consignações constantes da lei do orçamento (§ 6.o do art. 38
da Lei n. 2.193, de 30 de dezembro de 1926 e § 14 do art. 2.º do Decreto n.
4.838, de 19 de janeiro de 1931).
Artigo 11 - Os crsditos a distribuir são de duas especieis:
a) - creditos para as despesas que não podem ser feitas sem prévia
autorização do Secretario, e
b) - crsditos para as despesas que não dependem de prévia autorização do
Secretario.
Artigo 12 - Os creditos mencionados serão escriturados nas repartições
pelas quais devam correr as despesas, lançando-se a seu debito todas as
requisições de pagamento, ou autorização de despesas, á medida que forem feitas
as primeiras ou concedidas as ultimas, de módo que se póssa, em qualquer tempo,
conhecer o saldo do credito, não só para o pagamento de despesas, como para
novas autorizações.
Artigo 13 - Todas as requisições de pagamento devem ser acompanhadas de
informação sobre o estado do credito (seu valor, importancia total das
requisições, até então, feitas por conta do mesmo e saldo disponivel), bem como
indicação da verba orçamentaria ao mesmo correspondente.
Artigo 14 - Os pedidos de autorização para despesas deverão ser
acompanhados de informação sobre o estado do credito respectivo (seu valor,
importancia já empenhada e o saldo disponivel) bem como de ndicaçâo da verba
orçamentaria ao mesmo credito correspondente.
Artigo 15 - Nas requisições de pagamento que devam correr por conta de
creditos dependentes de prévia autorização, deverão as repartições,
requisitantes informar se as mesmas foram autorizadas, mencionando, nesse caso,
a data do despacho ou aviso que autorizou a despesa.
Artigo 16 - Quando os creditos distribuidos não puderem comportar todas
as despesas a que se destinam, os Diretores das repartições interessadas
deverão, com a necessaria antecedencia e antes de efetuarem as despesas em
excesso, solicitar reforço, indicando, porém, as importancias que possam ser
transferidas de outros creditos que lhes couberam, devendo esse pedido ser
devidamente justificado.
§ unico - As despesas em excesso não poderão ser efetuadas
senão depois de concedido o reforço do credito.
Artigo 17 - Até ao dia 10 de cada mês deverao as repartições
apresentar á Diretoria de Contabilidade um balancete demonstrativo do estado
dos respectivos creditos no ultimo dia do mês anterior.
§ unico - Nesses balancetes deverão ser consignados:
a) - verba orçamentaria correspondente ao credito,
b) - valor do credito,
c) - importancia total dos pagamentos até então solicitados,
d) - saldo disponivel para novos pagamentos,
e) - importancia total das despesas até então autorizadas,
f) - saldo disponivel para novas autorizações.
Artigo 18 - Os diretores das repartições são responsaveis pela exatidão
das Informações e dos balancetes a que se referem os artigos numeros 13, 14, 15
e 17.
Artigo 19 - Os mesmos Diretores são responsaveis:
a) - pelas despesas feitas além dos limites dos respectivos creditos,
b) - pelas despesas que fôrem realizadas sem autorização, quando dela
dependerem;
c) - pelos gastos de espécie ou natureza extranha aos fins a que se
destinam os creditos distribuidos, ou pelos que fôrem requisitados em
duplicata.
Artigo 20 - Nenhum expediente relativo a pagamento ou adiantamente, que,
por ordem superior, deva ser levado a conta dos creditos distribuidos, poderá
ser feito pela Diretoria de Contabilidade, sem prévia audiencia do Diretor da
Repartição a que pertencerem os mesmos creditos, ácerca da sua possibilidade.
Artigo 21 - A escrituração das despesas que hajam de correr pelos
creditos distribuidos deverá ser feita em harmonia com a Diretoria de
Contabilidade, á qual compete mandar verificar a sua regularidade.
Artigo 22 - Os creditos distribuidos para as despesas do Gabinete do
Secretario serão escriturados na Diretoria de Contabilidade.
CAPITULO III
Dos quadros de frequencia, folhas de pagamento, atestados ou documentos que
importem em despesa
Artigo 23 - Os quadros de frequencia, bem como as folhas de pagamento
das repartições anexas, atestados ou documentos em virtude dos quais tenham de
ser efetuados pagamentos pelo Tesouro, Recebedorias de Rendas ou Coletorias,
independentemente de requisição da Secretaria, ou em virtude de uma sõ
requisição feita para vigorar durante todo o exercicio, - devem ser remetidos,
em 2.as vias, á Diretoria de Contabilidade, até ao dia 50 do mês seguinte
àquele a que se referirem as despesas.
CAPITULO IV
Das diarias
Artigo 24 - O pagamento de diarias deve ser requisitado mensalmente, por
um só oficio, acompanhado de fo- lha compreendendo todos os funcionarios que
tenham feito jús a diarias, no ultimo mês findo, e elevam recebe-las por conta
de um mesmo credito e na mesma repartição do Tesouro,
CAPITULO V
Das rendas
Artigo 25 - As importancias correspondentes ás rendas das repartições ou
estabelecimentos dependentes do Secretariado, deverão ser recolhidas ao Tesouro
do Estado, mediante guia fornecida pela Diretoria de Contabilidade, não sendo
permitido conserva-las em deposito nas repartições ou estabelecimentos
bancarios, salvo com expressa autorização do Secretario.
Artigo 26 - As despesas por conta das rendas só poderão ser feitas com
prévia autorização do Secretario.
§ unico - Essa autorização deverá ser solicitada em oficio
do qual conste informação sobre:
a) - inportancia das rendas até então arrecadadas;
b) - Importancia empenhada em virtude de autorizações anteriores;
c) - importancia a ser despendida.
CAPITULO VI
Das cópias de contratos
Artigo 27 - As Diretorias e repartições deverão enviar á de
Contabilidade cópias de todos os contratos que celebrarem e que possam, direta
ou indiretamente, importar em despesa para o Estado.
Artigo 28 - Quando se tratar de pagamento oriundo de contratos e com
prazo fixo, as Diretorias ou repartições deverão mencionar essa particularidade
nos oficios que encaminharem as respetivas faturas, além da nota
"urgente" aposta á margem dos mesmos.
CAPITULO VII
Da escrituração das despesas
Artigo 29 - As despesas da Secretaria serão escrituradas na Diretoria de
Contabilidade, nos seguintes livros: "Diario", "Razão" e
livros auxiliares para escrituração dos ' adiantamentos, pagamentos feitos em
moeda estrangeira, dos pagamentos realizados por conta das rendas e das
despesas préviamente autorizadas pelo Secretario.
§ 1.º - No "Diário" e "Razão" serão
escrituradas as despesas correspondentes ás consignações, sub-consignações ou
rubricas da lei orçamentaria, bem como aquelas despesas feitas por conta de
creditos suplementares ou especiais.
§ 2.º - No livro de adiantamentos serão debitadas aos
funcionarios responsaveis as quantias mandadas adiantar para despesas a cargo
dos mesmos, creditando-se lhes as importancias correspondentes ás despesas
feitas depois de recolhidos os saldos respectivo e aprovadas as contas pelo
Secretario.
§ 3.º - No livro de pagamentos em dinheiro extrangeiro,
serão lançadas, provisoriamente, as importancias requisitadas na respectiva
moéda, até que se verifique, pela comunicação do Tesouro ou por outro meio,
qual a importancia exata do pagamento efetuado, em moeda nacional, que será,
então, escriturada no "Diário".
§ 4.º - No livro de rondas, serão creditadas ás
repartições ou estabelecimentos as importancias recolhidas ao Tesouro, A vista
das guias expedidas, e debitadas as importancias dos pagamentos requisitados
por conta das mesmas rendas, á vista das respectivas faturas.
§ 5.º - No livro para escrituração dos creditos serão
anotadas as autorizações de despesas concedidas pelo Secretario, em virtude de
prévia solicitação dos Diretores e Chefes de Serviço, sem o que não serão
requisitados os pagamentos solicitados com fundamento nessas autorizações.
CAPITULO VIII
Artigo 30 - Até ao dia 20 de cada mês, a Diretoria de Contabilidade
deverá, apresentar, ao Secretario, balancetes das escritas a seu cargo,
encerradas no ultimo dia do mês anterior, acompanhado dos balancetes dos
creditos referidos no art. 17.
§ unico - Os balancetes das rendas deverão ser remetidos a
Diretoria de Contabilidade em folhas separadas dos creditos.
CAPITULO IX
Da documentação de despesas
Artigo 31 - Os pedidos de pagamento devem ser feitos pelas partes, em
requerimento selado com estampilha estadual de 2$000, por 1/2 folha de papel
escrita (letra h, art. 16 da Lei n. 2.028, de 30 de dezembro de 1926) e com a
respectiva firma reconhecida (art. 7.o do Decreto n. 5.102, de 7 de julho de
1931. De cada 1|2 folha que se seguir, 600 réis (art. 4.o do Decreto n. 5.104,
de 14 de julho de 1931).
Artigo 32 - Das faturas, ou notas da despesas, que deverão ser
encaminhadas em duas vias, das quais a primeira selada com estampilha estadual
de 1$500, (art. 9.0 da Lei a. 1.506, de 20 de outubro de 1916) e acompanhadas
de relação também em duas vias, - será preciso que conste declaração do fim a
que se destinaram as mercadorias fornecidas, bem como e "confere" de
funcionário ou empregado que recebeu a encomenda, e o - "visto" - do
diretor respectivo.
Artigo 33 - As folhas do pessoal operário, quando tenham de ser pagas
pelo Tesouro, deverão conter atestado de haverem sido feitas de acordo com os
livros de ponto das repartições respectivas, firmados pelo funcionário
encarregado da elaboração das mesmas com declaração do : cargo que exerce e
repartição a que pertence.
§ 1.º - Quando, porém, forem pagas com adiantamentos,
deverão trazer, além do atestado já mencionado, declaração do diretor, chefe de
serviço ou de que suas ve- zes fizer, de que as folhas forem pagas em sua
presença.
§ 2.º - Se dentre os operários pagos existirem
analfabetos, da declaração supra deverá constar que os mesmos, cujos nomes
deverão ser transcritos, receberam e deixaram de assinar dita tolha por não
saberem ler nem escrever, sendo, neste caso. as folhas assinadas a "rogo"
por outra pessoa empregada na repartição, ou extranha á mesma, à vista, porém,
de duas testemunhas que também a assina- rão.
§ 3.º - Não poderão, entretanto, assinar "a rogo", nem servir
de testemunhas os que figurarem na folha, ou sendo interessados no pagamento da
mesma,
Artigo 34 - Os documentos de pequena dimensão que hajam de
ser encaminhados a Diretoria de Contabilidade deverão ser colados em meia folha
de papel formato oficial (22x33).
Artigo 35 - A inutilização do selo adesivo do Estado será feita por meio
de data e firma e re-produção abreviada da data no corpo do selo (art. 9.o da
lei n. 2.351, de 31 de dezembro de 1928).
CAPITULO X
Dos adintmentos
Artigo 36 - Os adiantamentos sô serão concedidos or- dinariamente para
despesas de um mês. Em casos especiais, devidamente justificados e a Juizo do
Secretario, poderão ser concedidos adiantamentos para despesas por prazo maior.
Artigo 37 - Os pedidos de adiantamentos deverão ser justificados com
orçamento aproximado das despesas a que se destina.
CAPITULO XI
Das prestações de contas
Artigo 33 - Não será concedido novo adiantamento emquanto não forem
apresentados os documentos da pres- tação de contas da aplicação do
adiantamento anteriormente autorizado.
§ 1.º - Os responsáveis por adiantamentos são obrigados a
apresentar á Secretaria, dentro do prazo de 13 dias do mês seguinte ao em que
forem efetuados os pagamentos, os documentos comprobatorios da despesa,
inclusive certificado do Tesouro relativo ao recolhimento do saldo, se houver.
§ 2.º - Os processos de prestação de contas devem ser
acompanhados de demonstração, em duas vias, do estado da verba pela qual correr
a despesa, importância do adiantamento, artigo de caixa e, quando houver
recolhimento de saldo, numero e data do respetivo recibo expedido pelo Tesouro
do Estado.
§ 3.º - O recibo supracitado deverá mencionar,
claramente, que a Importância recolhida provém de saldo de adiantamento feito
pelo Aviso cujo numero e data deverão ser indicados.
Artigo 39 - Dos recibos, por serviços ou fornecimentos,
deverá constar declaração do mês em que foram prestados aqueles, cuja especie
deverá ser mencionada, ou feitos estes, bem como o "confere" do
empregado encarregado da fiscalização ou recebimento do material, e o "visto"
do Diretor respetivo.
Artigo 40 - Nos casos especialissimos de restituição de despesas pagas
com suprimento feito pelos cofres publicos em virtude de adiantamento para
prestação de contas no fim do ano financeiro ou no de se tratar de despesas pagas
sem essa ajuda - os interessados, além das formalidades citadas, deverão, nos
oficios mencionar o numero e data dos Avisos que requisitaram os adiantamentos
por cuja conta fôram feitas as despesas, ou declarar que não houve adiantamento
para as referidas despesas.
Artigo 41 - Das folhas de pagamento a pessoal deve constar a importancia
do imposto de que trata o Decreto n.º 4.805, de 30 de dezembro de 1930, cujo
produto deduzido na importancia a pagar deve ser recolhido ao Tesouro,
separadamente do saldo dos adiantamentos, mediante guia especial.
§ unico - Das folhas de pagamento do pessoal operário ou
auxiliar devem constar:
a) - nome de cada um dos operarios ou auxiliares;
b) - numero de dias de serviço pelos mesmos prestados:
c) - salario diario de cada um:
d) - natureza do serviço ou trabalho prestado;
e) - atestado de que a folha foi organizada de conformidade com o
"ponto";
f) - atestado de que o pagamento foi efetuado perante duas testemunhas,
que confirmarão o que atestar o pagador;
g) - recibo de cada um dos auxiliares e operarios pagos;
h) - recibo assinado a "rogo" dos que não souberem escrever,
autenticado por duas testemunhas;
i) - "confere" do empregado que organizar a folha e
"visto" do Diretor da Repartição.
Artigo 42 - São considerados alcance os saldos em poder dos
responsaveis, provenientes de rendas ou de adiantamentos não aplicados, e são
recolhidos ao Tesouro nos prazos fixados nestas instruções ou nos que lhes
fôrem oportunamente marcados.
Artigo 43 - Podem dar-se por ajustadas as contas cujos saldos
representarem quantia inferior a um mil réis (1$000).
CAPITULO XII
Das rendas
Sua arrecadacão e tomada de contas, como devem ser escrituradas e aplicadas
Artigo 44 - As repartições que possuem rendas devem arrecadâ-las sempre
mediante o respetivo recibo.
§ unico - Esse documento deverá ser impresso e constar de
livro talão com folhas devidamente numeradas e rubricadas pelo Diretor da
repartição, de fôrma que a rubrica fique constando parte no canhôto e parte no
recibo a ser expedido.
Artigo 45 - Nas repartições deverá existir um livro especial
(caixa) para a escrituração das rendas, debitando-se á caixa as rendas
arrecadadas e creditando-se-lhe a importancia recolhida ao Tesouro ou
despendida em virtude de expressa autorização do Secretario, com
esclarecimentos sobre a origem tanto do credito como do debito; mencionando-se,
quanto a este, o numero e data do recibo respectivo, a quanto àquele, o numero
e data do certificado do Tesouro.
Artigo 46 - O exame da escrita e tomada de contas das rendas das
repartições deverá ser feita, ordinariamente, sempre que cessarem, por qualquer
motivo, as funções dos responsaveis ou houver razões para que seja feita mais
vezes, a juizo do Secretario, do Diretor Geral ou do Diretor de Contabilidade.
Artigo 47 - Até ao dia 10 de cada mês, as repartições deverão enviar, á
Diretoria de Contabilidade, balancete das rendas arrecadadas, inclusive a
auferida durante o mês anterior.
Artigo 48 - Desse balancete deverá constar informação sobre:
a) - importancia total das rendas arrecadadas;
b) - importancia total das despesas empenhadas em virtude de
autorizações anteriores;
c) - saldo, até então, verificado.
Artigo 49 - A tomada de contas o exame da escrita das rendas, a que se
refere o artigo 46, será feita a revelia do responsavel, si este não se achar
presente no dia determinado.
Artigo 50 - Os responsaveis por adiantamentos ou pelas rendas que
arrecadarem, que não fizerem, nos prazos fixados nestas instruções, a necessaria
prestação de coutas e recolhimento dos saldos em seu poder, serão intimados a
fazê-lo pela Diretoria de Contabilidade, que lhes fixará, para isso, o prazo de
15 dias,
a) - findo este prazo será o responsavel repreendido por Aviso do
Secretario, que lhe fixará novo prazo.
b) - finda esta nova dilação, si o responsavel ainda não entrar com sua
prestação de contas ou não recolher o saldo das rendas em seu poder, será
suspenso pelo Secretario por trinta dias.
c) - si ainda assim o responsavel não satisfizer as obrigações de
prestação de contas e recolhimento dos saldos em seu poder, será submetido á
processo administrativo, sem prejuizo das de mais disposições legais aplicaveis
ao caso, a bem dos interesses da Fazenda publica.
Artigo 51 - Autorizações verbais devem ser confirmadas em autos.
Os documentos que não estiverem na conformidade das presentes instruções, não
poderão ser processados pela Diretoria de Contabilidade, á qual incumbe
devolvê-los; cumprindo-lhe, tambem, solicitar, diretamente e independentemente
de despacho superior, todos os esclarecimentos e a regularização de documentos,
necessarios ao conveniente processo a seu cargo.
Nos casos omissos nestas instruções serão aplicaveis os dispositivos vigentes
do Regulamento da Secretaria da fazenda e do Tesouro que couberem, assim como
as decisões do Secretario da Agricultura.
Secretaria de Estado dos Negocios da Agricultura,
Industria e Comercio, aos 17 de outubro de 1931.
(a) Adalberto Queiroz Telles.
(*) Publicado novamente por ter sahido com incorreções.