DECRETO N. 8.249, DE 19 DE ABRIL DE 1937

Approva as instrucções para a Escripturação e Archivamento do Historico da Vida dos Officiaes e Praças da Força Publica do Estado.

O DOUTOR JOSÉ JOAQUIM CARDOZO DE MELLO NETO, Governador do Estado de São Paulo, usando das attribuições que lhe são conferidas pelo artigo 34, letra "c", da Constituição do Estado,
Decreta:

Artigo 1.° - Ficam approvadas as instrucções para a Escripturação e Archivamento do Historico da Vida dos Officiaes e Praças da Força Publica do Estado de São Paulo, que com este baixam, assignadas pelo Secretario da Segurança Publica.
Artigo 2.° - Este decreto entrará em vigor na data de sua publicação revogadas as disposições em contrario.

Palacio do Governo do Estado de São Paulo, em 19 de abril de 1937.

JOSÉ JOAQUIM CARDOZO DE MELLO NETO
Arthur Leite de Barros Junior.

Publicado na Secretaria de Estado dos Negocios da Segurança Publica em 19 de abril de 1937.
Pelo Director Geral, Arthur Soter Lopes da Silva.

CAPITULO I 

Das fés de officio e relações de alterações

Artigo 1.º - Denomina-se fé de officio o historico da vida dos officiaes, aspirantes e assemelhados.
Artigo 2.º - A fé de offício e escripturada, nas unidades administrativas, em relações de alterações semestraes, pela forma estabelecida neste decreto.
Paragrapho 1.º - Estas relações organizam-se em 4 exemplares, dos quaes os dois primeiros serão remettidos ao Estado Maior (1.ª Secção), o terceiro archivado no corpo e o quarto entregue ao interessado, tudo dentro do prazo de 15 dias, após o encerramento do semestre.
Paragrapho 2.º - Uma das copias archivadas no Estado Maior destina-se a instruir qualquer processo que a exigir.
Paragrapho 3.º - Com os officiaes addidos procederse-á como se fossem effectivos remettendo-se á unidade de destino, por occasião do desligamento, o exemplar da sua relação de alterações archivado no corpo onde servia.
Paragrapho 4.º - A unidade em que o official fôr incluido, só organizará as respectivas relações a partir da data de apresentação.
Artigo 3.º - O mesmo processo será observado para a escripturação de juizo ou conceito emittido pelos commandantes de unidade ou directores de ensino.
Artigo 4.º - O interessado, ao receber sua relação alterações, deverá declarar por escripto ao commandante da unidade, dentro de 5 dias, se encontrou nella erros ou omissões.
Paragrapho 1.º - Caso não lhe seja entregue a respectiva relação dentro do prazo estabelecido no artigo 2.º, § 1.º, o interessado deverá solicital-a á unidade, podendo recorrer ao Commando Geral por via hierarchica, se não fôr attendido dentro de 30 dias.
§ 2.º - Ao ser desligado, o official receberá dentro de 24 horas, a copia de suas alterações, procedendo-se com as demais na forma do artigo 2.º, § 1.º.
Paragrapho 3.° - Os estabelecimentos de ensino remettem as relações de alterações dos officiaes-alumnos, sómente por occasião do desligamento, entregando-lhes nessa occasião as respectivas copias e bem assim os juizos e conceitos emittidos pelo commandante e directores de ensino.
Paragrapho 4.º - O official deverá conservar suas relações de alterações, de juizo e conceito, collecionadas em forma de livro e, ao chegar ao corpo apresental-as ao commandante que lh'as devolverá dentro de 30 dias.
Paragrapho 5.º - O Official deverá entregar, sempre que lhe fôr determinado, as respectivas relações ao seu commandante, para consulta. O prazo para devolução será o mesmo do § anterior.
Paragrapho 6.º - As relações entregues ao interessado , além de timbrados com o sinete da unidade, devem trazer a assignatura e rubrica do commandante, não sendo permittido o uso de chancella.
Paragrapho 7.º - Em caso de perda de suas relações de alterações, o official requererá, dentro de 30 dias,novo exemplar ao Commando Geral, justificando o motivo do extravio; caso seja reconhecida culpabilidade de sua parte, ser-lhe-á fornecida copia por certidão, mediante pagamento dos respectivos emolumentos.
Artigo 5.º - Pela falta de cumprimento das presetes instrucções, serão responsabilisados os commandantes e sub-commandantes de unidades, secretarios e os interessados   cujas alterações não estejam em dia, por não haverem procedido de accordo com o artigo 4.º § 1.º.

CAPITULO 'II

Da escripturação das relações de alterações

Artigo 6.º - A escripturação da relação de alterações será dividida em tres partes distinctas.
Paragrapho 1.º - A primeira parte conterá tudo o que se relacionar com o exercicio da funcção official, taes como:
a) - declaração referente ao semestre anterior;
b) - entrada na unidade (data de apresentação),
c) - exercicio de funcções (inclusive das normaes);
d) - campanha;
e) - afastamento de funcção;
f) - sahida da unidade (afastamento definitivo).
Paragrapho 2.º - Na segunda parte escriptura-se, dis criminadamente, o tempo de serviço extrahido da primeira parte.
Paragrapho 3.° - Esse tempo de serviço será computado do seguinte modo:
1 - Como de serviço effectivo (T. S. E.) - a expressão numerica do tempo em que o official tenha exercicio funcções effectivas ou interinas, na unidade;
2 - Como de afastamento do serviço (T. A. S.) - a expressão numerica do tempo correspondente aos diversos afastamentos das funcções effectivas ou interinas, taes como:
a) - periodos de licença, férias, permissões, dispensas. doenças, etc.;
b) - periodos como addido, aguardando nova classificação, etc.;
c) - periodos do exercicio de funcções fóra da unidade.
Paragrapho 4.° - Na terceira parte serão lançadas todas as alterações que não constarem da primeira, como sejam:
a) - recompensas;
b) - punições;
c) - serviços diversos;
d) - exercicio accumulative do funcções;
e) - documentos apresentados.
Artigo 7.º - A escripturação das tres partes sera feita em determinada ordem, redigida de modo simples, claro, preciso e conciso, evitando-se os termos denecessarios, como nos exemplos apresentados (annexo n. 1).

CAPITULO 'III  

Da organização material das relações de alterações  

Artigo 8.° - Para as relações de alterações. empregam-se meias folhas de papel de côr branca, de qualidade a fixar pelo Commando Geral e com as dimensões de 0m20 de largura por 0m26 de comprimento.
Paragrapho 1.° - O lançamento das alterações se mestraes de cada official será em tantas metas do lhas quantas forem necessarias.
Paragrapho 2.° - A pagina inicial e as seguintes da fé de officio obedecerão ao modelo fixado pelo Commando Geral.
Artigo 9.° - O encarregado da escripturação organizará um caderno de notas para cada official, onde lançará diariamente as respectivas alterações, á medida que forem occorrendo.
Paragrapho 1.° - Para os fins deste artigo, o encarregado fará diariamente a leitura do boletim regimental, delle extrahindo as alterações e annotando-as no respectivo caderno, de accordo com os exemplos ja referidos (annexo n° 1).
Paragrapho 2.° - Quando se tratar de elogios ou outras alterações mais ou menos extensas, bastará annotar o numero e o item do boletim que os publicou. recorrendo novamente a elles ao ser organizada a relação semestral para o lançamento definitivo que deve ser feifo na integra.
Paragrapho 3.° - Afim de facilitar o serviço e imprimir-lhe a ordem necessaria, o encarregado terá sempre á mão um quadro de exemplos e respectivos indices (annexos ns. 1 e 2).
Artigo 10 - As alterações serão escriptas á machina, sómente na primeira pagina de cada meia folha, com a pauta n.° 1 (um espaço), e fita de côr preta.
Paragrapho 1.° - As copias serão tiradas com papel carbono de côr preta. sendo o exemplar destinado ao official com contra-copia.
Paragrapho 2.° - Não serão validas as relações que apresentarem rasuras ou escriptas nas entre-linhas,

CAPITULO 'IV

Da certidão de assentamentos

Artigo 11 - Denomina-se certidão de assentamentos o historico da vida das praças de pret (alumnos-officiaes. sub-tenentes, sargentos, cabos e soldados, e assemelhados.
Artigo 12 - A certidão de assentamentos é escripturada diaria ou no maximo semanalmente, na sala das ordens, mediante copia directa e textual das alterações publicadas em boletim.
§ 1.º - Essa escripturação será feita a machina, em ambas as paginas de meias folhas de papel, com os caracteristicos indicados no artigo 8.º.
§ 2.° - A pagina inicial e as seguintes da certidão, obedecem ao modelo fixado pelo Commando Geral.
§ 3.º - Ao terminar a escripturação de cada meia folha, o official responsavel pelo serviço conferirá o lançamento, authenticando-o por meio de - Confére - aposto na margem inferior do verso.
§ 4.º - Ao encerrar a certidão, o Commandante da unidade assignará a ultima folha e rubricará todas as demais, timbrando-as com sinete do corpo, não sendo permittido o uso de chancella.
§ 5.º - Não serão validas as certidões que apresentarem rasuras ou escripta em entre-linhas.
Artigo 13 - A certidão organiza-se em uma via, destinada ao corpo onde servir a praça.
Artigo 14 - Tirar-se-á copia da certidão para instruir qualquer processo que a exija ou para remessa a outra unidade, em caso de transferencia ou desligamento de praça addida.
Artigo 15 - Fica suprimida a relação de alterações das sub-unidades que recorrerão, quando necessario, ao archivo do corpo.
Paragrapho unico - As sub-unidades devem organiza, para uso interno, um indice do pessoal e folha de correctivos, de accordo com os modelos approvados pelo Commando Geral.
Artigo 16 - A nota de correctivos será extrahida, quando necessario, da parte correspondente da ficha de alterações.

CAPITULO 'V

Do encerramento da antiga escripturação

Artigo 17 - As fés de officio do antigo modelo serão encerradas e archivadas nas respectivas unidades no estado em que se acharem, na data da publicação deste Decreto.
Artigo 18 - A partir de 1.º de Janeiro de 1937, a escripturação das fés de officios obedecerá rigorosamente ás presentes instrucções.
Artigo 19 - As unidades devem providenciar para substituição progressiva das antigas fés de officio pelas do novo modelo, a começar pelas já transcriptas nos livros de assentamentos e passando, em seguida, ás archivadas na unidade, com preferencia, em ambos os casos, das dos menos graduados e mais modernos de praça.
Paragrapho 1.º - A escripturação será feita e, relações annuaes, a começar da epoca mais recente, substituindo-se no cabeçalho do modelo - Semestre de ... por - Anno de...........
Paragrapho 2.º - As alterações relativas ao periodo de praça de pret, excepto como aspirante, serão escripturadas á semelhança das certidões de assentamentos;
Paragrapho 3.º - As folhas para essa escripturação devem ser identicas às referidas no art, 3.º, só se utilizando a pagina inicial para começar o lançamento do primeiro anno de vida militar.
Paragrapho 4.º - Estas relações devem ser organizadas em tres vias, destinando-se as duas primeiras ao Estado Maior e a terceira ao interessado.
Paragrapho 5.º - Em tudo o mais, observar-se-á o consignado nos Capitulos anteriores.
Artigo 20 - Os actuaes livros de assentamentos das praças de pret serão encerrados, na data da publicação destas instrucções, no estado em que se acharem.
Paragrapho unico - As alterações, a partir da ultima lançada nos ditos livros, passarão a ser escripturadas de accordo com este Decreto.
Artigo 21 - Em caso de transferencia de praça que tenha assentamentos, pelos dois systemas, às folhas do novo modelo deve annexar-se a certidão antiga e copia das alterações occcrridas no proprio corpo, extrahida do livro de assentamentos.

CAPITULO 'VI

Do archivamento das alterações

Artigo 22 - Fica adoptado o systema de archivo individual , em substituição dos actuaes livros de assentamentos.
Artigo 23 - Esse archivo compõe-se normalmente de duas partes:
a) - na primeira serão collecccionadas as relações de alterações ou certidões, organisadas no corpo, bem como as remettidas por outras unidades;
b) - na segunda serão archivados todos os documentos relativos ao militar e que tenham originado qualquer alteração em seus assentamentos (partes, queixas, syndicancias , inqueritos, requerimentos, attestados, propostas, etc).
Paragrapho unico - Os documentos citados na letra "b", que se referirem a diversos individuos, serão collocados no archivo individual do mais graduado ou mais antigo, deixando-se referencia no dos outros. Em caso de exclusão, o documento passará successivamente para o archivo dos que se seguirem em graduação ou antiguidade.
Artigo 24 - Emquanto não existirem os ficharios de que trata o Capitulo VII, os archives individuaes conterão uma terceira parte onde ficam as fichas de alterações, sanitaria e odontologica.
Artigo 25. - Os archivos individuaes serão conservados em pastas apropriadas, do modelo a fixar pelo Commando Geral.
Paragrapho 1.º - Essas pastas serão em tres cores distinctas (verde - laranja - azul), destinadas respectivamente a officiaes e aspirantes sub-tenentes e sargentos, cabos e soldados.
Paragrapho 2.º - Logo que seja possivel, as pastas serão guardas em archivo de aço, por ordem alphabetica, tendo cada uma um numero, que será, tambem,lançado no indice do pessoal.
Paragrapho 3.° - A chave do movel que contiver as pastas ficará, obrigatoriamente, em poder do official responsavel.
Artigo 26 - Quando o militar fôr excluido do corpo. proceder-se-á do seguinte modo:
a) - encerra-se a escripturação dos documentos da 1.ª parte, archivando-se as copias destinadas ao corpo e dando-se conveniente destino ás demais (artigos 2.°, § 1.°,: 13.° e 14.°);
b) - transferem-se os documentos da 2.ª parte para o archivo geral da unidade.
Paragrapho unico - De modo analogo, proceder-se-á em caso de passagem para a reserva, reforma ou baixa do serviço.
Artigo 27 - Os documentos relativos á praça transferida de uma unidade e que á ella volte novamente permanecem no archivo geral devendo, entretanto, ser feita referencia no novo archivo individual.
Artigo 28 - Depois de um anno da exclusão do militar do quadro activo (por fallecimcnto, passagem para a reserva reformas, demissão, etc), seus assentamentos serão recolhidos ao archivo geral da Força Publica, (B. A.) pela unidade onde estejam archivados no acto da exclusão.
Paragrapho 1.° - Em caso de reinclusão de praça. o archivo geral, ou o corpo onde estiverem archivados, remetterá seus assentamentos anteriores a unidade em que fôr reincluida.
Paragrapho 2.° - Em caso de engajamento e reengajamento para outra unidade, proceder-se-á como para as transferencias (artigo 14.°).

CAPITULO 'VII

Das fichas de alterações e seu archivamento

Artigo 29 - O resumo das alterações, tanto dos officiaes como das praças, será lançado em fichas do modelo approvado pelo Commando Geral.
Artigo 30 - As fichas de alterações dos officiaes e praças serão archivadas nas unidades em ficharios do typo horizontal.
Artigo 31 - Emquanto as unidades não dispuzerem desses ficharios, as fichas de alterações serao observadas nos archives individuaes (artigo 24.º) constitiundo-lhes a 3.ª parte.
Artigo 32 - Ao ser o militar excluido do corpo, as fichas respectivas serão enviadas á nova unidade.
Artigo 33 - No Estado Maior (1.ª Secção) existirá um registro das fichas de alterações dos officiaes e praças.
Paragrapho 1.º - Por estas fichas será organizado o serviço mechanico de estatistica do pessoal, com utilização das machinas existentes no Serviço de Fundos.
Paragrapho 2.º - Os elementos para a escripturação inicial da ficha serão fornecidos pelas diversas unidades, mediante o prehenchimento de impressos que lhes serão distribuidos pelo Estado Maior.
Paragrapho 3.º - Afim de facilitar a escripturação das fichas, os boletins regimentaes devem publicar em itens especiaes as alterações relativas a officiaes, aspirantes, alumnos-officiaes, sub-tenentes e sargentos, cabos e soldados.
Paragrapho 4.º - As fichas dos cabos e soldados serão archivadas em ficharios typo vertical, e as demais na formado art. 30.
Artigo 34 - Quando o militar for excluido do quadro activo suas fichas tomarão o mesmo destino dos assentados (artigos 26 e 28).
Artigo 35 - As actuaes fichas sanitarias e odontologicas, serão archivadas juntamente com as de alterações, sempre que possivel.
Artigo 36 - A ficha de alterações será escripturada diariamente, á medida que fôr sendo feita a annotação no caderno dos officiaes e o lançamento nas certidões das praças.

Secretaria de Estado dos Negocios da Segurança Publica, em 19 de abril de 1937.

O Secretario da Segurança Publica,   Arthur Leite de Barros Junior.

A - PRIMEIRA PARTE - contém:
a) - No semestre anterior: houve (ou não houve) alterações;
b) - Entrada: Exemplo: apresentado em 2-4-1937, vindo do 4.° B. C, como (effectivo, aggregado ou addido);
c) - Exercicio de funcção: (dia e mez em que assume ou deixa as diversas funcções na unidade). Exemplo: exerceu o commando da 2.ª Cia. de 7-5 a 18-9; o subcommando de 7 a 10-10; o commando do B. O. de 14 a 18-10. etc.;
d) - Campanha: Exemplo: seguiu ( ou embarcou ) para a zona de operações, com o B. C. (ou com a Cia.), em 2-4; esteve em funcção de 3-4 a 7-5; de 17 a 20-5; de 4 a 9-6; total 1 mez e 20 dias, (As outras alterações referentes a commandos, missões, deslocamentos, recompensas, etc., occorridos durante a campanha, serão escripturadas nas epigraphes correspondentes no titulo Historico da Campanha - na 3.ª Parte das relações);
e) - Afastamento de funcção para:

I - Serviço de justiça (testemunha, inquerido, pericia, syndicancia) quando deixa a funcção na unidade; no caso contrario escriptura-se em "outras alterações".
Exemplos:
1. - de 6 a 10-6 - em Bauru, como testemunha;
2. - de 15 a 25-7 - cm Campinas, como encarregado de inquerito;
3. - de 16 a 20-4 - em São Paulo, como juiz de Conselho especial;
4. - de 20 a 27-8 - em Taubaté, fazendo uma syndicancia.

II - Commissões diversas (escolta, destacamento, diligência, empregos, estagios, addidos, á disposição, etc.), com prejuizo das funcções no corpo. Exemplos:
5. - de 15 a 21-3 - commandou escolta de presos;
6. - de 10 a 25-6 - commandou o destacamento de......................;
7. - de 15 a 20-7 - em diligencia no interior do Estado para ...
8. - de 12 a 20-9 - servindo addido ao 1.° B. C., em São Paulo;
9. - de 5 a 10-8 - á disposição do sr..............

III - Como ausente: Exemplo;
10. - em 10-2 passou a ausente

IV - Por punição: Exemplo:
11. - preso de 13 a 17-10,

V - Licenciado ou dispensado: (por doença, accidente licença para tratamento de saude ou de interesse particular, com permissão, baixa ao Hospital, alta por curado, para continuar em tratamento em casa ou com transferencia para o deposito de convalescentes, desistencia de licença, etc.) - Exemplos;
12. - Doente em casa de 3 a 10-5;
13. - Baixado ao H. M., de 7 a 16-4 por ter cahido do cavallo em serviço, ás 8.30 de 7-4;
14. - Licenciado para tratamento de saude do 4-4 a 7-7;
15. - Licenciado para tratar de interesses, por 6 mezes; em 4-4 (ou de 2-1 a 30-6);
16. - Licenciado ou dispensado pelo ................... de 4-2 a 14-2, com permissão para ir a.................
17. - Alta do H. M. (ou da E. R.) em 5-1, por curado; (para continuar o tratamento em sua residencia, com transferencia para o Deposito de Convalescentes ou para o H. M.);
18. - Em 5-1 apresentou-se por ter desistido do resto da licença em cujo gozo se achava;
19. - Baixado ao H. M. (ou E. R.) de 4 6-4, ou baixado ao H. M. em 20-6 (caso ainda não tenha obtido alta).
f) - Sahida - Exclusão da unidade (por transferencia, aggregação, doença, promoção, reforma, demissão, deserção, fallecimento, etc) Exemplos:
1 - Excluido em 2-4-1937, por ter sido aggregado por doença;
2 - Excluido em 2-4-1937; por transferencia para o 3.° B. c;
3 - Excluido em 2-4-1937, com transferencia para a reserva, a pedido (ou compulsoriamente) ou reformado;
4 - Excluido em 2-4-1937, por ter pedido demissão da F. Publica;
5 - Excluido em 2-4-1937, por deserção;
6 - Excluido em 2-4-1937, por ter fallecido era 1-4-1937;
7 - Excluido em 2-4-1937, por ter sido desligado de addido;
8 - Excluido em 2-4-937, por ter sido promovido a... aguardando nova classificação (ou em transito, ou passado addido ao Q. G.; etc.).

B - SEGUNDA PARTE (Extracto da escripturação da 1.ª Parte)
T. S. E. ................................................. 2m. 10d.
T. A. S. Om. 5 d. - dispensado
    Om. 4 d. - doente
    Om. 13 d. - commissão
    Om. 15 d. - transito
    Om. 10 d. - viagem...........................1m. 17d.
Total........................................................3m. 27d.

C - TERCEIRA PARTE (Outras alterações):
a) - Inspecção de saude - (por doença, prompto para o serviço, apto para matricula, etc). Exemplos:
1. - Em 4-2 incapaz presentemente, n. 25, precisando 90 dias;
2. - Em 4-2 apto, prompto para o serviço;
3. - Em 4-2 apto para matricula na E. E. Ph, (ou.. ................................ ).
b) - Commissões diversas - (Todas as commisões, encargos ou empregos que não acarretam prejuizo para as suas funcções na unidade). Exemplos:
1 - de 4-3 a 5-4 - encarregado da linha de tiro;
2 - de 4-3 a 5-4 - encarregado da instrucção de;
3 - de 4-3 a 5-4 - examinando o material em máu estado;
4 - de 4-3 a 5-6 - director da escola regimental;
c) - Recompensas e punições (Elogios individuaes ou collectivos, citações, medalhas, condecorações, premios, regalias, dispensas, nojo, gala, conceitos, prisões, reprehensões, etc.) Exemplos:
1 - Elogio individual; em 4-5................... (transcrever na Integra os termos do boletim);
2 - Elogio collectivo: em 2-4 - pelo brilhantismo da parada de 24-3; ou pela despedida do Cel. P............. ao deixar o commando do B, C., ou ainda pelo optimo resultando dos exames do 1.° periodo de instrucção;
3 - Medalhas: em 4-6 - foi-lhe concedida a de bronze (de prata ou de ouro) ou ainda a de merito por ter (citar o motivo);
4 - Citações: em 4-6 - (citar os termos do boletim);
5 - Condecorações: em 4-6 recebeu a do....... por ter (citar o motivo);
6 - Premios: em 4-5 recebeu um binoculo, por ter (citar o motivo);
7 - Cancellamento de nota: em 4-6 foram cancelladas as notas (cital-as);
8 - Regalias: em 4-6 foi dispensado do serviço da escala; de frequenter a instrucção de equitação por dias, etc,
9 - Punições: em 4-6 foi reprehendido por ter (cita o motivo); ou, foi preso por 4 dias por (citar o motivo);
10 - Liberdades: em 5-6 foi posto em liberdade:em 5-6 foi posto em liberdade por conclusão de custeio ou relevado do resto do castigo;
11 - Nojo: de 4 a 12-4, foi-lhe consedido hoje,pelo fallecimento de sua progenitora;
12 - Gala: de 4 a 12-4, foi-lhe concedida gala ,por ter contrahido matrimonio em 7-4,
d) - Documentos - Apresentação de (certidão de nascimento, casamento, obito, attestados, diplomas,requerimentos, relatorios, etc.). Exemplos:
1. - Certidão de casamento - em 12-3 apresentou a de seu consorcio, occorrido em 5-3, com Dna. F,...............................que passou a assignar-se..............
2. - Certidão do nascimento - em 4-6 apresentou a do seu filho F.................: nascido em 2-6:
3. - Certidão de obito - em 4-8 apresentou a de sua esposa F.....................fallecida em 2-4;
4. - Attestado de exame - em 4-6 apresentou os de.................passados pelo...................;
5. - Attestado de origem: em 4-6 apresentou o passado pelo 5.º B. C, em 4-3-1935;
6. - Diploma (ou certificado); em 4-6 apresentou o de sciencia Juridica, passado pela Faculdade de........................,cm 20-3-1936, ou recebeu o do curso de educação
7. - Requerimentos: em 4-0 apresentou o referente a exercicios findos, relativas a diarias de 10-2 a 20-2-1935. ou de abono que deixou de receber em 24-4-1936:
8. - Relatorios: em 4-6. apresentou o referente ao..................(citar a Incumbencia);
9. - Titulos de promoção: em 4-6 recebeu o de seu posto;
10. - Certidões diversas: em 4-0 foi-lhe entregue a de alterações occorridas no periodo de 2-10-1931 a 25-3-1933 conforme requereu.
e) - Declaração e alterações diversas -  (desistencia de matricula, transferencia, promoção, compromisso, testemunha, embarque, classificação, autorização, contagem de tempo de serviço, ou antiguidade de posto, inclusão ou exclusão do quadro de habilitados, ou na proposta de promoção por antiguidade ou merecimento, etc.). Exemplos.
1. - Desistencia de matricula: em 4-6 desistiu de matricula no Curso de Aperfeiçoamento;
2. - Embarque: em 4-6 embarcou com destino a................................
3. - Accumulação de funcção: de 4-6 a 10-6 respondeu pelo commando da...............Cia.
f) - Historico de operações: (descrever todos os deslocamentos, meio de transporte utilisado, missões dadas e cumpridas, combates em que tomou parte, etc.).

Ac 13 - Accidente (com baixa)
Cc 3 - Accumulação de funcção
Ab - Addido (quando incluido)
Af 7 - Addido (quando excluido)
Ae 8 - Addido (de um corpo servindo em outro)
Ae 9 - A' disposição
Af 2 - Aggregação por doença (excluido por)
Ae 17 - Alta do Hospital (por curado, transferencia ou continuar tratamento em casa)
Aa - Alteração (se houve ou não no semestre anterior)
Ce - Antiguidade de posto (contagem de)
Af 3 - Aposentadoria
Ab - Apresentação (como effectivo, aggregação ou addido)
Cd 4. 5 - Attestados (exame, origem, etc.)
Ac 10 - Ausencia
Cc - Autorização
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__ ___________   
__ ___________
__ ___________
__ ___________

Ac 19 - Baixa ao H. M. (ouenfermaria regimental)
__ ___________
__ ___________   
__ ___________
__ ___________
__ ___________ 

Ad - Campanha
Cc 7 - Cancelamento de nota
Cc 9 - Castigos
Cd 1,2,3 - Certidões (casamento, nascimento e obito)
Cd 10 - Certidões diversas
Cd 6 - Certificados (apresentação e entrega)
Cc 3 - Citações
Af 2 - Classificação (com transferencia)
Ce - Classificação (continuando no corpo como effectivo, addido ou aggregado)
Ac - Commandos
Ae 5, 9 - Commissões diversas (consideradas em destino)
Cb 1 a 5 - Commissões diversas (sem prejuizo do serviço)
Ce - Compromissos
Cc 5 - Condecorações
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__ ___________   
__ ___________
__ ___________
__ ___________ 

Af 4 - Demissão (exclusão por)
Af 5 - Desercão (exclusão por)
Ac 18 - Desistencia de licença
Cc 1 - Desistencia de matricula
Cb - Designação ou nomeação (sem prejuizo das funcções) 
Ae - Designação ou nomeação (considerada em destino) 
Af - Desligamento
Ae 6 - Destacamento (considerado em destino)
Ae 1 á 11 - Destinos diversos
Ae 7 - Diligencia (considerada em destino)
Cd - Diligencia (continuando no corpo)
Cd 8 - Diploma (apresentação e entrega.)
Cc 8 - Dispensa (sem prejuizo do serviço)
Ac 15 - Dispensa (considerada em destino)
Cd - Documentos (apresentação e entrega)
Ac 12 13 19 - Doente (em casa, em hospital, etc,)
__ ___________
__ ___________   
__ ___________
__ ___________
__ ___________ 

Cc 1 2 - Elogios (individual ou collectivo)
Ce 2 - Embarque (já tendo sido excluido)
Ad - Embarque (para operações)
Cb - Emprego (sem prejuizo do serviço)
Ac - Emprego (considerado em destino)
Cb 1 á 5 - Encargo (sem prejuizo do serviço)
Ae - Embargo (considerado em destino)
Ac 5 - Escolta (considerada em destino)
Cb - Escolta (sem prejuizo das funcções)
Af - Exclusão (de effectivo, aggregado ou addido)
Ae - Estagio (em destino)
Ac - Exercicio de funcção
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At 6 - Fallecimento (exclusão por)
Cc 8 - Férias 
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Cc 13 - Gala
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Cf - Historico de operações 
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Cc - Inclusão ou exclusão do quadro de habilitados ou na proposta de promoção) por antiguidade ou merecimento)
Ca 1 á 3 - Inspecções de saúde
Ac 2 - Inquerito (considerado em destino)
Cb - Inquerito (sem prejuizo das fucções)
Ae 1 á 4 - Justiça (considerado em destino)
Cb - Justiça (sem prejuizo das funcções)
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Cc 10 - Liberdade
Ac 14.15 - Licença (para tratamento de saúde,ou de interesse)
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Cc4- Medalha
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Ce 11 - Nojo 
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Ae 16 - Permissão (considerada em destino)
Ce 8 - Permissão (sem prejuizo das funções)
Ce 6 - Premios
Ae 3 - Perito (considerado em destino)
Cb - Perito (sem prejuizo das funcções)
Af 8 - Promoção (exclusão por)
Cc 9 - Punições 
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Ce - Recompensas
Af 3 - Reserva (exclusão com transferencia para)
Af 3 - Reforma (exclusão por motivo de)
Cd 8 - Relatorios
Cd 7 - Requerimentos
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Af - Sahida (exclussão do corpo)
Ae 4 - Syndicancia (considerada em destino)
Cb - Syndicancia (sem prejuizo das funcções)
B.Ce - Tempo de serviço (contagem de)
Ae 1 - Testemunha (considerado em destino)
Cb - Testemunha (sem prejuizo das funcções)
Cd 9 - Titulo de promoção
Af 2 - Transferencia (exclusão por) 
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Observações: - As letras maisculas referem-se ás tres partes em que se divide a folha; as minusculas aos sub-titulos de cada parte e os numeros aos diversos exemplos apresentados.