DECRETO N. 22.205-B, DE 27 DE ABRIL DE 1953
Aprova o Regulamento de Instruções para a correspondência oficial da Fôrça Pública.
LUCAS NOGUEIRA GARCEZ, GOVERNADOR DO
ESTADO DE SÃO PAULO, usando das atribuições que
lhe são conferidas por lei,
Decreta:
Artigo 1.º - Fica aprovado o Regulamento de
Instruções para a correspondência oficial da
Fôrça Pública do Estado que com êste baixa,
assinado pelo Secretário da Segurança Pública.
Artigo 2.º - Êste decreto entrará em vigor a
partir da data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário.
Palácio do Govêrno do Estado de São Paulo, aos 27 de abril de 1953
LUCAS NOGUEIRA GARCEZ
Elpídio Reali
Publicado na Diretoria Geral da Secretaria de Estado dos Negócios do Govêrno, aos 4 de maio de 1953.
Carlos de Albuquerque Seiffarth - Diretor Geral, Subst.
CAPÍTULO I
Da correspondência em geral e suas espécies
Artigo 1.º - A correspondência oficial da Fôrça Pública e
o conjunto de documentos expedidos e recebidos por essa Corporação, ou
trocados entre as suas autoridades, oficiais e praças, em objeto de serviço.
Artigo 2.º - Essa correspondência abrange duas espécies diferentes:
a) - correspondência externa;
b) - correspondência interna, que compreende a administrativa e a
militar propriamente dita, ou técnica.
Artigo 3.º - Correspondência externa é que se efetua entre o Comando
Geral, ou qualquer autoridade da Fôrça Pública e as demais autoridades
federais, estaduais ou municipais.
§ 1.º - Fazem ainda, parte da correspondência externa as
comunicações, propostas, memoriais e requerimentos que forem apresentados em
qualquer dependência da Fôrça Pública por associações, empresas, companhias,
bancos, firmas ou pessoas estranhas ao seu serviço.
§ 2.º - A correspondência externa será feita por meio de:
a) - OFÍCIO - quando emanada do Comando Geral e dirigida a quaiquer
autoridade cívil ou militar estranha à Corporação ou trocada por suas diversas
autoridades entre si e com outras da administração pública, federais estaduais
ou municípais:
b) - CARTA OFICIAL - forma epistolar de menos rigor, emanada das
autoridades citadas na letra "a" e dirigida a qualquer delas:
c) - TELEGRAMA e RADIOGRAMA - usados eventualmente nas condições da
letra "a" em casos de urgência que não aconselhem a correspondência
ordinárias;
d) - REOUEQUIMENTO E RELATÓRIO - assinada aos fins previstos no artigo
4.º letras "f" e "k".
Artigo 4.º - Correspondência interna administrativa
é a
que mantêm entre si as diversas autoridades da Fôrça
Pública sôbre qualquer assunto de serviços,
não compreendido no artigo
5.º .
Parágrafo único - Esta correspondência efetuar-se-á por
meio de:
a) - OFÍCIO - quando trocada entre as diversas autoridades da Fôrça
Pública fora do âmbito das unidades administrativas:
b) - CARTA ou CARTÃO OFICIAL - forma epistolar de uso entre as
autoridades referidas na letra "a" de menor rigor oficial que as
outras fórmulas;
c) - MEMORANDUM - destinado à transmissão de assuntos diversos entre as
diferentes autoridades da Fôrça Pública
d) - PARTE - destinada a levar ao conhecimento do superior uma
ocorrência qualquer, ou solicitação que independa de requerimento:
e) - CONSULTA - documento em que se pede à autoridade superior a
verdadeira interpretação de um texto de lei ou regulamento que apresente
dúvida;
f) - INDICACÃO - documento em que se sugere providência para melhor
execução de determinado serviço:
g) - PROPOSTA - documento em que por obediência à disposição
regulamentar uma autoridade lembra alguém para exercer determinado pôsto ou
função;
h) - PORTARIA - documento de nomeação ou promoção, expedido por
autoridade competente em virtude de lei ou regulamento:
i) - REQUERIMENTO -instrumento por meio do qual o signatário pede à
autoridade superior uma concessão regulamentar ou o reconhecimento de um
direito:
j) - TELEGRAMA e RADIOGRAMA - forma de correspondência empregada no caso
da letra "a" dêste parágrafo, quando houver urgência e não convenha a
correspondência comum;
k) - RELATÓRIO - exposição minuciosa de um fato ou incumbência;
l) - QUEIXA - (ver o Regulamento de Disciplina);
m) - REPRESENTAÇÃO - (ver o Regulamento de Disciplina);
n) - ORDEM DE SERVIÇO - documento pelo qual a autoridade superior
determina ou recomenda ao subordinado a execução de um serviço ou
providência.
Artigo 5.º - A correspondência técnica relaciona-se com a
instrução militar-policial ou operações de guerra e obedecerá disposições
contidas em regulamentos próprios.
CAPÍTULO II
Da classificação da correspondência
Artigo 6.º - A correspondência oficial, tanto externa
como interna, segundo a natureza do assunto classifica-se em:
a) - SECRETA - a que se refere exclusivamente a documentos ou
informações que exijam absoluto sigilo, e cuja divulgação possa comprometer a segurança,
a integridade do Estado ou as suas relações internacionais.
b) - NOMINAL - a que diz respeito a informações de caráter pessoal e
cujo conhecimento deverá ser restrito ou exclusivo do destinatário;
c) - RESERVADA - aquela cujo resguardo seja restrito ou transitório;
d) - ORDINARIA ou OSTENSIVA - a que não se acha incluída nas classes
anteriores e cuja divulgação não prejudique à administração.
Artigo 7.º - Na troca da correspondência secreta, nominal, e reservada
respeitar-se-á o seu caráter inicial.
§ 1.º - A remessa da correspondência secreta e reservada
far-se-á em sobrecartas opacas, o fecho autenticado com assinatura do Chefe da
repartição expedidora ou carimbo da unidade;
§ 2.º - Os documentos secretos acompanhados de recibo que
o destinatário firmará e devolverá à autoridade expedidora:
§ 3.º - A correspondência secreta ou reservada, quando
aberta, transitará de mão em mão de pessoas qualificadas para seu estudo ou
trânsito;
§ 4.º - A correspondência nominal só é assim considerada
quando a sobrecarta trouxer o nome do destinatário.
CAPÍTULO III
Do papel para a correspondência
Artigo 8.º - O papel destinado à correspondência oficial
da Fôrça Pública, deve ser igual em tôdas as suas repartições e terá o tipo e
características seguintes:
I) - Côr branca;
II) - qualidade própria;
III) - timbre - o do modêlo;
IV) - Dimensões:
a) - Ofício externo 0m22 x 0m33, em meia folha, idêntico ao modêlo;
b) - Ofício interno, parte, informação, indicação, proposta, queixa,
reconsideração, consulta e relatório - 0m20 x 0m26, idêntico ao modelo;
c) - Requerimento - 0m22 x 0m33, papel almaço, fôlha dupla, sem timbre;
d) - Memorandum e Ordem de Serviço - 0ml3 x 0m20, idêntico ao modêlo;
e) - Portaria - 0m22 x 0m33 idêntico ao modêlo;
f) - Carta - idêntica ao modêlo;
g) - Cartão - idêntico ao modêlo;
h) - Fórmula de Telegrama ou Rádio as oficiais das agências e idênticas
ao modêlo.
§ 1.º - As fôlhas que se anexam a um mesmo documento para
sua continuação, têm as mesmas características acima, sem o timbre.
§ 2.º - O papel destinado a cópia dos diversos documentos
será branco e sem timbre.
CAPÍTULO IV
Da redação da correspondência
Artigo 9.º - A correspondência oficial será redigida com
correção de estilo, em linguagem comedida e expressões próprias, abolidos todos
os têrmos desnecessários, de maneira a torná-la sóbria, clara e precisa.
§ 1.º - Os têrmos empregados pelo subordinado devem ser
respeitosos, e, corteses os usados pelo superior.
§ 2.º - Na correspondência interna serão evitadas
expressões: "tenho a honra de", "que vos digneis",
"saúde e fraternidade" "cordiais saudações" e outras cuja
supressão não denote desrespeito pessoal tornando no entanto mais sucinta a
exposição.
Artigo 10 - Na correspondência externa serão usados os
indicativos e títulos pessoais obrigatórios no tratamento protocolar.
Parágrafo único - A não ser nos casos em que se exija o
emprêgo de excelência, o tratamento em toda correspondência oficial será o da
segunda pessoa do plural
Artigo 11 - As informações deverão ser sintéticas, claras
e a opinião deve ser firmada
Artigo 12 - Nas consultas, deve vir expressa, Obrigatoriamente, a
opinião do consulente a respeito da solução que julgue mais acertada, bem como
o motivo que justifica a consulta.
Artigo 13 - O cabeçalho dos ofícios obedecerá ao modelo
respectivo.
§ 1.º - Em seguida as palavras - DO - e AO SR. -
escrever-se-ão, respectivamente, os, cargos das autoridades signatária e
destinatária do documento.
§ 2.º - Após a palavra - Assunto - será escrito o resumo,
o mais breve exato possível. do assunto
Em
a) - Almanaque - (colocação);
b) - maquina de escrever - (aquisição)
c) - manobra - (relatório);
d) - promoção - (de oficial);
e) - R. D - (sôbre alteração do ar.)
Artigo 14 - Se o assunto ja foi tratado anteriormente
pelas mesmas autoridades, ou tiver ligação com lei, decreto, regulamento,
ordem, ofício, etc. escrever-se-á a palavra - Referência - abaixo e no mesmo
alinhamento vertica, da palavra - Assunto - mencionando-se, adiante dela, os números
e datas das peças que tenham relação e com o caso corrente. Exemplo:
a) - decreto n.
b) - ofício n.
Artigo 15 - Se o ofício fôr acompanhado de mapas, cópias, têrmos,
cadernetas, certidões, ou outro qualquer documento, escrever-se-á a palavra -
Anexo - abaixo da palavra - Assunto - ou Referencia- se fôr o caso, e no mesmo
alinhamento vertical, indicando-se resumidamente a espécie e número dos
documentos remetidos
Parágrafo único - Quando houver mais de um anexo, devem
ser dispostos em ordem cronológica e designados por letras. Exemplo:
a) - Ofício do C.G. n. 25, de 4-XII-1935;
b) - memorandum do Gabinete do C.G.|N....
Artigo 16 - o texto do documento será dividido em itens
numerados com algarismos romanos colocados no mesmo alinhamento vertical.
§ 1.º - Esta divisão ficará ao judicioso arbítrio de quem redige,
devendo, porém, figurar no mesmo item as idéias correlatas, e nos seguintes as
que não obstante se referirem ao assunto não tenham relação intima com as
anteriores.
§ 2.º - Quando, para maior clareza do texto, houver necessidade
da divisão dos itens em sub-itens estes serão designados por letras minúsculas,
alinhadas verticalmente, 0m01, a direita do alinhamento dos itens.
Artigo 17 - A redação dos diversos itens deverá cingir-se
á seguinte orientação.
a) - exposição - simples, curta, mas precisa, do que ocorrer sôbre o
assunto em questão;
b) - informações - que forem necessárias para esclarecer o chefe em seu
despacho com citação do texto de lei. regulamento ou portaria que o ampare;
c) - solicitação - ou indicação da providência julgada necessária. ou
conveniente à solução do caso.
Artigo 18 - Apos o ultimo item, a autoridade remetente assinara sôbre um
traço horizontal, por baixo do qual se reproduzirá a máquiuina o seu nome
escrevendo-se sob êste o pôsto e a função
Parágrafo único - E formalmente proibido a assinatura de
documentos oficiais por meio de chancela.
Artigo 19 - Quando o texto, por sua extensão, não couber
na face timbrada do papel, passa-se a outra folha completamente em branco, que
se anexará à primeira, ecorrendo-se. dêste modo, a canntas meias folhas quantas
se tornarem necessárias
Parágrafo único - O documento, nessas condições, terá as
folhas numeradas. a partir da segunda, no meio da margem superior entre dois
traços horizontais imediatamente abaixo a 0m.015 do bordo superior do papel,
escrevendo-se a referência. Exemplo: "Cont do Of a. . 245. de 3-V-1935. do
Cmt. do 5.º B. C." Sob Estes dizeres, será passado um traço horizontal de
extremo a outro da fôlha, 0m.02 abaixo do qual continuar-se-á escrituração do
texto.
Artigo 20 - A pauta da escrita dos documentos será a de
n. 2 (dois espaços) salvo para separar as palavras:
Assunto Referência e Anexo, quando será usada a de n. 1.
Parágrafo único - No memorandum e Ordem de Serviço
empregar-se-á a pauta n. 1 (um espaço).
Artigo 21 - De cada lado da fôlha de papel escrita,
deverão ser deixadas as seguintes margens:
a) - à esquerda - 0m035 (0m 025 memorandum);
b) - à direita - 0m01 (inclusive para memorandum);
c) - ao alto - 0m035 (0m 025 para memorandum) (a começar da
d) - em baixo - 0m.02 (0m,01 para memorandum).
Artigo 22 - As mensagens telegráficas e radiográficas devem ser
redigidas de maneira concisa sem prejuizo da clareza. nem possibilidade de
falsa interpretação, evitando-se os têrmos de mera Cortezia.
§ 1.º - A mensagem de resposta citará sempre o número da
que a motivou.
§ 2.º - O endereço, escrito por extenso, e constituído
unicamente da função do destinatário e local onde se acha, salvo na correspondência
nominal ou secreta, em que é indispensável também o nome.
§ 3.º - A assinatura constara do Pôsto e nome pelo qual é
geralmente conhecida a autoridade, podendo mencionar a função quando êste
esclarecimento fôr julgado indispensável para evitar confusões.
§ 4.º - Os números serão escritos por extenso e a
pontuação com as abreviaturas convencionadas para os despachos telegráficos em
geral, colocadas entre parentesis: Exemplos: (vg) - virgula; (pt) - ponto;
(ptpt) dois pontos (ptvg) - ponto e virgula; (intg) - ponto de
interrogação.
Artigo 23 - Todos os documentos trarão, no ângulo
inferior esquerdo da página em que a autoridade expedidora assinar, as iniciais
do datilógrafo que os houver escrito, e à direita destas iniciais, separadas
por pequeno traço horizontal as da autoridade que os redigiu ou ordenou-lhes a
redação.
Artigo 24 - Em um mesmo documento só se poderá tratar de um assunto.
Artigo 25 - A numeração das várias espécies de documentos será sucessiva
sem interrupção, de 1.º de janeiro a 31 de dezembro do mesmo ano, independente
da substituição de autoridade.
Parágrafo único - É permitido o uso de prefixos (números)
e a colocação após o n. do documento, da letra inicial da Repartição.
Artigo 26 - Tôda correspondência oficial será escrita com
tinta ou fita preta, e suas cópias tiradas com papel carbono da mesma cor.
Artigo 27 - É proibida a escrita a maquina no verso das folhas da
correspondência externa.
CAPÍTULO V
Do encaminhamento da correspondência
Artigo 28 - A correspondência dirigida por uma autoridade
a outra de categoria superior, deverá transitar pelas intermediárias em ordem hierarquia,
ás quais a primeira estiver subordinada.
§ 1.º - Os Comandantes de unidade administrativas
remeterão diretamente aos D. G. I., I. A e chefes de serviços, os papéis que
dependem da interferência exclusiva destes ou de suas formações para solução
final.
§ 2.º - Os referidos no parágrafo anterior, logo depois
de informados serão submetidos à consideração do Comando Geral que os
despacharão em definitivo
§ 3.º - Sempre que um Corpo repartição ou Estabelecimento
, não puder informar por se acharem os dados no arquivo de outra unidade
encaminhar diretamente a esta documento a ser informado, participando-lhe que a
informação deve ser encaminhada à autoridade que inicialmente a pediu sem
retornar à origem.
§ 4.º - Só devem ser encaminhados à decisão final do
Comando Geral os papeis depois de convenientemente instruidos e informados por
quem de direito.
Artigo 29 - O encaminhamento dos papéis será feito por
meio de despachos neles exarados, pela forma seguinte:
a) - logo depois da assinatura contida no documento, escrever-se-á - 1.º
Despacho - seguindo-se um pouco abaixo a localidade, data abreviada e, sob
esta, precedida de - Do e Ao - a designação da autoridade que envia e da que
deve receber; o despacho termina como ficou dito para a correspondência em
geral,
b) - se o despacho contiver informação, esta será prestada segundo as
normas adotadas para a redação dos documentos.
c) - se o despacho tiver por fim apenas transmitir - restituir ou
remeter para cumprimento do despacho anterior - etc, sua redação ficará
limitada às expressões:
Para conhecimento - Remessa - Para os devidos efeitos - Cumprido - Restituição
- Publicar Arquivar - etc.:
d) - para assinatura do despacho, proceder-se-á como ficou dito para a
redação dos documentos em geral;
e) - quando o documento tiver de receber outro despacho para seu
encaminhamento, será êsse escrito logo abaixo do primeiro dêle separado por um
traço horizontal, de margem a margem, mencionando-se então:
2.º Despacho - procedendo-se como para o 1.º, e assim sucessivamente.
Artigo 30 - Dentro da mesma unidade administrativa não se devem exarar
despachos intermediários, o papel que ai chegar, por exemplo, com o 3.º
despacho, sairá com o 4.º.
§ 1.º - No âmbito de uma unidade administrativa,
inclusive o Quartel General, os oficiais ou funcionários prestarão informações,
mediante despacho em separado, (ficha despacho)
§ 2.º - Do mesmo modo procederá o Comando Geral em
relação às unidades administrativas, no que respeita ao encaminhamento de
papéis que devam transitar fora da Fôrça Pública
§ 3.º - Essas informações será escritas em papel próprio
e submetidas a autoridade que as houver ordenado, a fim de que faça redigir a própria
informação;
§ 4.º - A informação em separado, ficará arquivada em
original junto à ficha despacho, a cópia da informação ou do despacho
definitivo
Artigo 31 - O mesmo critério aplica-se aos requerimentos:
assim os que se originam de uma unidade não devem conferir as informações
prestadas pelos comandantes de sub-unidades, chefes de serviço ou
sub-comandante da unidade: estas autoridades deverão prestar informações a
parte e somente o comandante da unidade lançara no corpo do requerimento sua
informação calcada nas anteriores.
§ 1.º - Caso o requerimento tenha de ser despachado por
autoridade superior ao Comando Geral, proceder-se-á como no artigo 30 .§
2.º.
§ 2.º - Tratando-se de novo requerimento sôbre o mesmo
assunto deve o requerente declarar qual o despacho anteriormente dado.
Artigo 32 - As informações e os despachos de
encaminhamento de papeis devem ser lançados na ordem cronológica,
sucessivamente e nunca em fôlhas anteriores
Parágrafo único - O teôr das informações se reveste
sempre de caráter reservado só podendo chegar ao conhecimento das partes pelos
meios previstos na legislação e após a solução final.
Artigo 33 - Denomina-se processo - ao conjunto formado
pelo documento original e todas as demais peças que lhe forem sendo anexadas no
decorrer do encaminhamento, até o despacho final.
§ 1.º - Toda as fôlhas do processo serão numeradas
seguidamente e rubricadas pela autoridade que abrir nova fôlha Imediatamente
abaixo do número correspondente.
§ 2.º - No caso de serem anexados novos documentos ao
corpo do processo far-se-á declaração de juntada e do número de fôlhas que a
constituem. A numeração das fôlhas do processo será seguinte nos documentos
anexados, na forma do .§ 1.º não sendo porém inutilizada a numeração que
porventura e exista.
§ 3.º - Quando forem retiradas do processo algumas de
suas peças far-se-á declaração de desentranhamento. mencionando-se a numeração
das folhas retiradas.
Artigo 34 - Não e permitido colar tiras de papel sôbre
informações ou despachos, com o fim de substutuir dizeres; em tais casos,
deve-se cancelar o trêcho a substituir e lavrar-se, logo depois, a informação
ou despacho.
CAPÍTULO VI
Das assinaturas por ordem
Artigo 35 - Em cada unidade, assinará por ordem (P.O) o
imediato do comandante ou chefe respectivo, de acôrdo com as disposições
regulamentares, excetuados o documentos que se destinarem à autoridade superior
e o referentes a punições, louvores e outros de exclusiva responsabilidade do
chefe.
Artigo 36 - Nos casos de impedimentos fortuitos, oficial assinará pela
autoridade a quem substituir. Exemplo:
"Pelo Comandante do B.G.
E.......................
Major sub-comandante
Artigo 37 - Qualquer documento assinado por ordem não provêm da pessoa
que o assina, mas da autoridade por ordem de quem é expedido.
Artigo 38 - Quando um documento assinado - por ordem - der lugar a
qualquer resposta ou solução, deverá esta ser sempre dirigida à autoridade por
ordem de quem o documento foi assinado e nunca a quem o tenha feito por ordem.
Artigo 39 - Qualquer documento assinado - por ordem - obriga tanto como
se fôsse subscrito pela própria autoridade por ordem de quem é expedido.
Parágrafo único - Deve entender-se que quem assina - por
ordem, não ordena, mas apenas transmite.
Artigo 40 - Em todo documento trocado entre autoridades
sem dependência funcional entre si, deve usar-se a expressão - solicita-se -
logo ao inicio, quer leve a assinatura da própria autoridade quer seja assinado
por ordem.
CAPÍTULO VII
Do registro e arquivamento da correspondência
Artigo 41 - O registro e arquivamento da correspondência
serão feitos por assunto em pastas apropriadas.
Parágrafo único - Estas pastas terão, em lugar bem visível,
a designação dos assuntos respectivos.
Artigo 42 - Cada corpo ou repartição terá o número de
pastas estritamente necessárias às exigências do serviço.
Artigo 43 - Os documentos, observada a ordem cronológica, serão
superpostos nas respectivas pastas e preparos, por seus orifícios, nos pinos
nelas existentes.
Artigo 44 - Os documentos técnicos, tais como ordens de operações,
instruções e diretrizes serão arquivados por ordem cronológica em pasta própria.
Secretaria dos Negócios da Segurança Pública, em 26 de abril de 1953
ELPIDIO REALI - Secretário de Estado da Segurança Pública.
DECRETO N. 22.205-B, DE 27 DE ABRIL DE 1953
Aprova o Regulamento de Instruções para a correspondência oficial da Fôrça Pública.
No Capítulo I, artigo 5.°, onde se lê:
"... e obedecerá disposições contidas...",
leia-se:
"... e obedecerá disposições contidas...".
No Capítulo IV, artigo 19, § único, onde se lê:
'... escrevendo-se a referência."
leia-se:
"... escreve-se a referência".