DECRETO N. 29.922, DE 18 DE OUTUBRO DE 1957

Regulamento do Departamento do Arquivo do Estado.

JÂNIO QUADROS, GOVERNADOR DO ESTADO DE SÃO PAULO, usando de suas atribuições,
Decreta:

CAPÍTULO I

Da Organização e Fins

Artigo 1.º - O Departamento do Arquivo do Estado, subordinado à Secretaria de Estado dos Negócios da Educação, obedecerá ao presente Regulamento.
Parágrafo único - O horário de seu expediente e das 12,00 às 18,00 horas, de segunda a sexta-feira, e das 9,00 &s 12,00 horas, aos sábados.
Artigo 2.º - Para a execução de seus serviços, o Departamento do Arquivo mantém 1 Diretoria e 3 Secções, a saber:
I - Secção Administrativa,
II - Secção Histórica e
III - Secção do Expediente.
Parágrafo único - Diretamente subordinados à Diretoria, o Departamento do Arquivo do Estado manterá um Laboratório Fotográfico e Biblioteca especializada em História de São Paulo, principalmente, e do Brasil.
Artigo 3.º - Ao Departamento do Arquivo do Estado compete:
I - Centralizar o acervo de todos os arquivos de processos administrativos findos, das diversas Secretarias de Estado, condicionado o prazo desta centralização a prévio entendimento entre o Departamento do Arquivo do Estado e as autoridades responsáveis pelos vários arquivos.
II - Guardar e conservar os documentos históricos e todos os processos, documentos, papéis ou livros públicos ou particulares, de qualquer natureza, que possam aproveitar a história do Estado ou do Brasil.
III - Ler e interpretar os manuscritaos arquivados.
IV - Guardar e conservar os livros, documentos, processos e papeis que tenham pertencido à repartições extintas.
V - Manter, em sua Bibliotéca, além dos livros de histórias especializada de São Paulo e do Brasil, coleções dos principais jornais, revistas e demais períodicos publicados no Estado, bem como coleções completas do "Diário Oficial do Estado", e das leis e decretos do Estado de São Paulo, e os relatórios dos presidentes e governadores do Estado, apresentados à Assembléia Estadual.
VI - Arquivar, também, todos os documentos que se relacionem com as finalidades do Departamento do Arquivo do Estado e que possam aproveitar à sua organização e aos seus serviços.
VII - Arquivar quaisquer outros documentos, livros, processos ou papeis, quando por determinação expressa do Govêrno.
VIII - Manter intercâmbio cultural com outras instituições do Estado e do país e correspondência com os demais Arquivos do país, e do Exterior para fins:
a) - de unidade de métodos de classificação, catalogação e conservação de documentos;
b) - de intercâmbio de publicações e de informações de caráter histórico;
IX - Manter serviço de consultas, facilitando ao Público a obtenção de informações referentes à documentação de que é repositório.
X - Manter serviço de orientação e informação histórica.
XI - Fornecer certidões, atestados, ou cópias, do teor de qualquer documentos existente em seu acervo, mediante pagamento, por parte do interessado, do respectivo impôsto do sêlo.
XII - Promover a difusão por meio de publicações do seu acervo histórico.
XIII - Microfotografar ou fotografar os documentos julgados passiveis de perecimento ou de grande raridade, mantendo arquivo especial para êsse fim.
XIV - Fornecer, dentro de suas possibilidades, fotocópias, microfotografias ou fotografias de seus documentos, mediante pagamento, por parte do interessado, do respectivo impôsto do sêlo.
XV - Manter Exposição permanente de documentos históricos, interessantes, no salão nobre, de entrada, do Departamento
XVI - Organizar, quando possivel, um arquivo de películas documentárias, podendo, para isso, entrar em colaboração com entidades particulares.
XVII .- Manter serviço permanente de desinfecção, seleção, conservação e restauração de documentos,
XVIII - Manter bibliotecas especializadas em história de São Paulo, principalmente, e do Brasil, devidamente classificada e catalogada.
XIX - Catalogar e arquivar os talões-canhotos dos registros efetuados pelos Cartórios de Registro Civil e de Imóveis do Estado, de acôrdo com os decretos federais ns. 18.542, e 4.857. respectivamente, de 31.12.1929 e 4.11.1939.
XX - Incrementar, por todos os meios a seu alcance, o interesse e o amor pelo estudo da História do Estado e do Brasil
XXI - Proceder a estudos de carater histórico baseados na documentação do Departamento do Arquivo do Estado.
XXII - Dar vista dos, processos arquivados, mediante requerimento do interessado e autorização do Diretor, ou autoridade e êle superior.
XXIII - Manter serviço de reclamação e sujestões do público.
XXIV - Confeccionar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.

CAPÍTULO II

Das Normas Gerais do Serviço

Artigo 4.º - Todos as documentos, processos, papeis, ou livros, quer manuscritos, quer impressos, devem ser devidamente tombados, imprimindo-se-lhes antes o carimbo de posse e só serão arquivados depois do respectivo lançamento, declarando-se a data de entrada, a sua procedencia, o seu valor e outros dados julgados necessários.
Artigo 5.º - Depois de Tombados, serão classificados e catalogados pelos processos mais eficientes, a critério do Departamento do Arquivo do Estado, para maior facilidade da consulta publica.
Artigo 6.º - Todos os documentos, processos, papeis ou livros que tiverem de ser recolhidos ao Departamento do Arquivo do Estado, procedentes de outras repartições públicas, só podem ser arquivados depois de satisfeitas as seguintes exigencias:
I - prévio entendimento com a direção do Departamento do Arquivo do Estado, a fim de serem designados dia e hora da entrega;
II - O Departamento do Arquivo do Estado só poderá recebe-los quando tiver estantes disponiveis onde arquiva-los, depois de classificados e catalogados;
III - Serão enviados ao Departamento do Arquivo do Estado, devidamente arrumados em pacotes ou maços classificados, e acompanhados de inventário especificado, de modo a ser possivel a respectiva conferencia;
IV - Os talões -canhotos dos registros Civil e de Imoveis dos Cartorios do Estado devem ser encaminhados ao Departamento do Arquivo do Estado encadernados, com a devida especificação na capa externa.
Artigo 7.º - Os documentos, processos e livros recolhidos ao Departamento do Arquivo do Estado só poderão ser retirados quando requisitados por órgãos da Administração Pública.
Artigo 8.º - Nenhum documento do Arquivo do Estado será divulgado sem autorização expressa do seu Diretor.
Artigo 9.º - A consulta de documentos, da Secção Histórica, sempre à vista de funcionário, será feita mediante requisição do interessado, bem especificada, para que lhe sejam apresentados sómente os documentos pedidos.
Artigo 10 - O consulente deve, obrigatóriamente, entregar ao Chefe da Secção um exemplar da matéria que copiar, devendo, no caso de pretender aproveita-la para publicação de artigo ou livro, solicitar autorização do Diretor, comprometendo-se, ainda, a enviar no minimo de cinco exemplares da publicação, depois de dada a lume, ao Departamento do Arquivo do Estado.
Artigo 11 - Certidões, copias, atestados, fotocopias, fotografias, microfotografias, só serão fornecidas mediante requerimento ao Diretor e depois de pagos os respectivos emolumentos.
Artigo 12 - É expressamente proibido às partes e ao próprios funcionários fazer quaisquer anotações ou decalques nos documentos, salvo a notação de sua classificação com carimbo próprio do Departamento.
Artigo 13 - A critério da direção, os documentos julgados preciosos ou cujo estado de conservação não permita o manuseio constante, podem ser retirados da consulta pública. Se necessário, e quando possivel, copias fotograficas serão feitas e postas à disposição dos interessados.
Artigo 14 - As publicações do Departamento do Arquivo do Estado serão distribuidas gratuitamente aos historiadores, pesquizadores e interessados em geral, mediante solicitação por escrito, devidamente fundamentada. Ficara a critério da Direção do Departamento a seleção dos pedidos.
Artigo 15 - Sempre que necessário, o Diretor, os chefes de Secção e os funcionários designados pelo primeiro, procederão à seleção dos documentos que devem ser conservados, ou destruidos.
§ 1.º - Todos os documentos considerados imprestaveis serão obrigatoriamente incinerados.
§ 2.º - Das resoluções tomadas a respeito será lavrada ata em livro próprio, onde serão relacionados os documentos incinerados.
§ 3.º - Nenhum papel ou documento será destruido antes de passados cinco anos, contados da data da sua entrada no Arquivo.
Artigo 16 - Haverá no Arquivo lugar destinado à guarda e conservação de papeis e documentos de evidente interesse público, pertencentes a particulares, municipalidades, sociedades ou quaisquer instituições, que lhe sejam confiados.

CAPÍTULO III

Da Diretoria

Artigo 17 - Dá Diretoria do Departamento do Arquivo do Estado incumbe dirigir, inspecionar, coordenar e dis. todos os serviços da Repartição, observadas as normas legais em vigor.

CAPÍTULO IV

Das Sessões

Artigo 18 - Á Secção Administrativa incumbe:
I - Centralizar o acervo dos arquivos de processos administrativos findos, das diversas Secretarias de Estado;
II - Conferir os documentos enviados para arquivamento;
III - Arquivar, devidamente classificados e catalogados, os talões canhotos dos registros Civil e de Imóveis do Estado, de acôrdo com os decretos federais ns. 18.542, de 31-12-1929 e 4.657 de 4-11-1939 e mantendo para êsse fim protocolo próprio, diverso do protocolo Geral da Secção do Expediente do Departamento do Arquivo do Estado;
IV - Tombar, classificar, catalogar e arquivar toda a documentação proveniente das diversas Secretarias de Estado, de modo a faciiitar a pesquisa;
V - Preservar essa documentação, mantendo-a desinfetada convenientemente;
VI - Arquivar os livros, processos, documentos e papeis que tenham pertencido a repartições extintas, devidamente classificados e catalogados.
VII - Informar os processos, depois de despachados pelo Diretor, referentes a assuntos que digam respeito aos documentos nela arquivados; dar-lhes parecer, quando necessário;
VIII - Fichar os processos, depois de informados e antes de remetê-los a despacho do Diretor;
IX - Dar buscas em processos e documentos, quando requeridas e deferidas pelo Diretor;
X - Emitir certidões, atestados ou cópias do teor de qualquer documento sobe sua guarda, quando requeridos e deferidos pelo Diretor.
XI - Desentranhar documentos dos processos, mediante requerimento da parte e deferido pelo Diretor;
XII - Dar vista de processos, mediante requerimento do interessado e autorização do Diretor;
XIII - Selecionar os documentos que devam ser conservados ou incinerados, de acôrdo com o artigo 15 dêste Regulamento:
XIV - Apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.
Artigo 19 - À Secção Histórica incumbe:
I - Tombar, classificar, catalogar e arquivar toda a documentação de caráter histórico entregue à sua guarda, bem como processos, livros ou papeis, públicos ou particulares, de qualquer natureza, que possam aproveitar à historia de São Paulo, e imprimir-lhes o carimbo de possse;
II - Ler e interpretar os manuscritos sob sua guarda;
III - Manter essa documentação cuidadosamente conservada, mediante desinfecção permanente, quer por intermédio de estufa, quer dedetizando-a devidamente;
IV - Manter serviço de restauração dos documentos antigos;
V - Manter Serviço de consultas, facilitando ao público, por todos os meios, a obtenção das informações solicitadas;
VI - Franquear ao público a sala de Consulta, diáriamente, no horário normal da Repartição, e exigir o fiel cumprimento do disposto nos artigos 9, 10 e 12 dêste Regulamento, mantendo, para isso, permanente fiscalização;
VII - Organizar estatística diária de consulentes e consultas, e, cumulativamente, mensal e anual;
VIII - Dar buscas, quando requeridas e despachadas pelo Diretor;
IX - Emitir certidões, atestados ou cópias do teôr de qualquer documento sob sua guarda, quando requeridos e despachados pelo Diretor;
X - Fornecer material selecionado e inédito para as publicações do Departamento, fazendo a necessária revisão antes de sair do prelo;
XI - Selecionar os documentos de valor e julgados passiveis de perecimento, a fim de serem retirados da consulta pública e fotografados ou microfotografados, quando possivel;
XII - Manter em dia a Exposição permanente de documentos históricos, no salão de entrada;
XIII - Selecionar, mediante aprovação do Diretor, os documentos que devam ser conservados ou incinerados, de acôrdo com o artigo 15 dêste Regulamento;
XIV - Tomar as providências necessárias quando ocorrer o disposto no artigo 16 dêste Regulamento;
XV - Proceder a estudos de caráter histórico, baseados na documentação do Arquivo;
XVI - Organizar, e ter sempre em dia, catálogos do acervo existente na Secção;
XVII - Manter serviço de orientação e formação histórica;
XVIII - Apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.
Artigo 20 - A Secção do Expediente compete:
I - Receber e protocolar todos os papeis, livros, processos ou documentos que entrarem no Departamento do Arquivo do Estado, à exeção dos citados no artigo item III, dêste Regulamento;
II - Distribui-los às Secções competentes, depois da despachados pelo Diretor e dar as informações solicitadas pelas partes sôbre o seu andamento;
III - Distribuir a correspondência recebida e providênciar e remeter a correspondência oficial do Departamento;
IV - Arquivar, devidamente classificada, a correspondência recebida e expedida;
V - Protocolar os processos, documentos ou papeis a expedir, com anotação de número, data e destino, a respectiva relação para o recibo de quem os receber;
VI - Manter em dia a Legislação que possa interessar ao Departamento;
VII - Manter serviço do pessoal lotado no Orgão, com respectivos prontuários e fichas funcionais, emitindo certidões e atestados;
VIII - Atender aos funcionários e às partes, encaminhando-os devidamente e orientando-os nas suas solicitações, sugestões ou reclamações;
IX - Manter o Almoxarifado rigorosamente organizado, de acôrdo com a legislação vigente, procedendo aquêle a balanços mensais, semestrais e anuais;
X - Providenciar o consêrto, limpesa e conservação dos móveis, máquinas e aparelhos do Arquivo;
XI - Manter serviço de expedição das publicações mediante fichários de contróle de remesa e recebimento, de acôrdo com o artigo 14 dêste Regulamento;
XII - Manter rigorosamente em dia os serviços de escrituração do patrimônio do Arquivo, conservando o material permanente registrado e númerado;
XIII - Fazer, anualmente, o levantamento patrimonial do Arquivo;
XIV - Efetuar e controlar, dentro de sua competência legal, as despesas relativas à anotações orçamentárias do Departamento, tomando as providências necessárias à sua consecução, tais como, pedidos de descongelamento de verbas, de autorizações de compra de material, emissão de notas de empenho, orçamentárias, de anulação, conferência de faturas e material recebido ou serviços executados, coletas de preços e concorrência para aquisição de material, folhas de pagamento de funcionários, enfim, todos os serviços relacionados com a despesa anual do Departamento, dentro de seu orçamento, inclusive transferência, suplementação de verbas, etc.;
XV - Auxiliar o Diretor na preparação da proposta orçamentária;
XVI - Manter o serviço de Portaria;
XVII  - Manter oficina mecânica, com funcionário especializado, para proceder a pequenos consêrtos nas instalações, móveis e aparelhos do Departamento;
XVIII - Fazer as portarias de serviço determinadas pelo Diretor e distribuí-las às demais secções;
XIX - Ler e anotar, diàriamente, o Diário Oficial do Estado, enviando recortes das leis, decretos, resoluções, atos e portarias à Diretoria ou às Secções a que digam respeito;
XX - Organizar e remeter, mensalmente, à Secretaria da Fazenda, a folha de frequência do pessoal, para fins de pagamento, bem como folhas de substituições, atestados de frequência, etc., para o mesmo fim;
XXI - Manter em dia fichário, com informações detalhadas, dos fornecedores da Repartição;
XXII - Manter serviço de reclamações e sugestões do público;
XXIII - Apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.

CAPÍTULO V

Da Biblioteca e do Laboratório Fotográfico

Artigo 21 - À Biblioteca do Departamento do Arquivo do Estado incumbe:
I - Selecionar livros para a sua coleção, dentro da especialidade: Histórica de São Paulo, principalmente, e do Brasil;
II - Solicitar ao Diretor a aquisição desses livros e receber os que foram doados;
III - Imprimir-lhes o carimbo de posse, procedente ao seu tombamento;
IV - Acusar e agradecer o recebimento de doações
V - Separar duplicatas e cataloga-las, colocando-se em lugar separado da coleção principal;
VI - Auxiliar os trabalhos bibliográficos e concorrer para que se torne melhor e mais completa a coleção;
VII - Proceder, periódicamente, à contagem do acervo
VIII - Classificar, pelo sistema decimal, e catalogar todas as obras existentes, adquiridas ou recebidas;
IX - Manter serviço de Mapoteca, devidamente classificado e catalogado;
X - Manter Secção à parte para obreas raras, que serão consultas apenas por leitores identificados e registrados;
XI - Conservar o acervo, por meio de desinfecção assídua e rigorosa;
XII - Atender com solicitude e presteza aos leitores orientando-os e auxiliando-os;
XIII - Manter fiscalizado da sala de consulta, para que haja o máximo silêncio, e para que não se façam decalques ou quaisqer anotações nos livros, jornais ou revistas;
XIV - Procede a estatística diária de consulentes e consultas, cumulativamente mensal anual;
XV - Ter em seu acervo coleções dos principais jornais e revistas publicados no Estado, coleções completas do "Diário Oficial" do Estado de São Paulo e das "Leis e Decretos do Estado", e os relatórios dos presidentes e governadores do Estado apresentados à Assembléia Estadual;
XVI - Tombar, classificar, pelo sistema decimal e catalogar os periódicos;
XVII - Selecionar os livros, revistas ou jornais para encadernação ou reencadernação, propondo à Diretoria êsses serviços;
XVIII - Organizar e manter Secção Circulante para empréstimo de livros, revistas ou jornais, adotando as medidas acauteladoras necessárias, como matricula de leitores (Carteira de Identidade e prova de residência), empréstimos, devoluções e reserva de obras por prazos determinados, etc.;
XIX - Manter serviço de permutas de peças em duplicatas, ou de obras que nãoo se enquadram nos objetivos da Biblioteca;
XX - Franquear a sua entrada ao público, diáriamente, no horário normal do expediente da Repartição, providenciando para que as obras sejam requisitadas em talão próprio, uma requisição para cada obra, exceto para os livros de Referência e jornais e revistas do mostruário da sala de leitura, que se acham à disposição do público;
XXI - Apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.
Artigo 22 - O Departamento do Arquivo do Estado manterá, dentro de suas possibilidades, um Laboratório  Fotográfico e de Microfotografia, ao qual compete;
I - Microfotografar ou fotografar os documentos passíveis de perecimento, ou de grande raridade, mantendo arquivo especial para êsse fim;
II - Fornecer aos Interessados, dentro de suas possibilidades, microfotografias, fotografias ou fotocópias, dos documentos solicitados pelas partes, em requerimento despachado pelo Diretor;
III - Microfotografar, fotografar, ampliar ou fotocopiar documentos destinados à intercâmbio com outras Instituições,
IV - Apresentar relatório anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.

CAPÍTULO VI 

Das atribuições do pessoal

SECÇÃO I

Artigo 23 - Ao Diretor do Departamento do Arquivo do Estado compete:
I - Dirigir, inspecionar, coordenar e distribuir, supervisionando-os, tôdos os serviços da Repartição:
II - Dirigir os serviços de seleção de documentos que devam ser conservados ou incinerados, de acôrdo com o artigo 15 dêste regulamente;
III - Selecionar e orientar, de comum acôrdo a Secção Histórica, o material para as publicações do Departamento;
IV - Fixar as normas para o bom andamento dos trabalhos das Secções;
V - Apresentar relatório anual das atividades do Departamento e o plano de trabalho para o exercício seguinte;
VI - Baixar portarias, intruções e circulares internas para o bôa execução dos serviços;
VII - Elaborar a proposta orçamentária, justificando todos os seus ìtens;
VIII - Promover concorrências e coletas de preços para aquisição de material e determinar, dentro de sua competência legal, as despesas referentes às verbas orçamentárias e demais créditos;
IX -  Conferir e emitir notas de empenho, orçamentárias, de anulação, etc.;
X - Atribuir notas aos fincionários, nos Boletins de promoção, na parte referente ao mérito, receber pedidos de reconsideração e decidi-los, nos prazos legais;
XI - Compromissar os funcionários nomeados, dar-lhes posse e ecercício no cargo, após verificar se foram satisfeitas as condições estabelecidas em leis e regulamentos para a investidura no cargo ou função; e designar-lhes os serviços;
XII - Encerrar, diàriamente, o Livro do Ponto;
XIV - Distribuir o pessoal pelas Secções e designar, dentro de sua alçada as substituições legais;
XV - Tomar as providências necessárias à guarda e conservação dos livros, documentos, processos e papeis arquivados;
XVI - Manter intercâmbio cultural com instituições culturais do Estado, país e exterior, que por intermédio de permuta de publicações, quer por correspondêcia ou outros meios;
XVII - Despachar e encaminhar às respectivas Secção os requerimentos das partes;
XVIII - Despachar e informar os processos entrados no Departamento;
XIV - Incrementar, por todos o meios ao seu alcance, o interêsse pelo estudo da História do Brasil e de São Paulo;
XX - Tomar as prividências necessárias para o perfeito cumprimento do disposto no artigo 6.º, dêste Regulamento;
XXI - Autorizar a entrega de documentos ou processos, sob a guarda do Arquivo, requisitados, tomando as medidas acauteladoras necesárias;
XXII - Autorizar a cópia de documentos e papéis por parte dos consulente;
XXIII - Determinar sejam retirados da consulta pública os documentos julgados preciosos ou cujo estado de conservação não permita o seu manuseio constante;
XXIV - Selecionar os pedidos das publicações editadas pelo Departamento;
XXV - Dirigir a seleção dos documentos que devem ser conservados ou incinerados, de acôrdo com o artigo 15 dêste Degulamento;
XXVI - Determinar as necessárias ressalvas, quando ocorrer o disposto no artigo 16, dêste Regulamento;
XXVII - Supervisionar a centralização do acervo dos arquivos de processos administrativos vindos das diversas Secretarias de Estado;
XXVIII - Determinar as buscas necessárias para  a informação de processos;
XXIX - Assinar a correspondência oficial do Departamento;
XXX - Propor a admissão e admitir, dentro de sua competência legal, pessoal extranumerário;
XXXI - Visar as demonstrações mensais, semestrais e anuais do Almoxarifado, remetendo-os à Secretaria de Estado e ao Tribunal de Contas;
XXXII - Visar os documentos relativos ao expediente do Arquivo;
XXXIII - Verificar e visar levantamento patrimonial do Arquivo, anualmente, remetendo-os a quem de direito;
XXXIV - Determinar a fotografia ou microfotografia dos documentos de grande raridade ou passiaveis de perecimento, ou os que se destinem a permuta com outras Instituições;
XXXV - Representar o Departamento do Arquivo do Estado em tôdas as suas relações e delegar poderes, para êsse fim, em seus impedimentos, a funcionário categorizado;
XXXVI - Despachar, diàriamente, todo o expediente do Arquivo;
XXXVII - Propor ao Secretário de Estado as providências administrativas de Estado a permuta, sempre que possivel, de funcionários que não se adatem a especialização profissional, e sua transferência "ex-oficio" quando achar conveniente;
XXXIX - Avocar a si, quando julgar conveniente, qualquer trabalho que esteja distribuido às Secções;
XL - Justificar faltas de servidores, dentro de sua competência legal;
XLI - Aplicar as penas disciplinares de sua competência;
XLII - Antecipar, ou prorrogar dentro de sua alçada, o expediente, sempre que a regularidade do serviço exigir;
XLIII - Visar as prestações de contas referente à verba de despesas miúdas e de pronto pagamento, e designar funcionário para movimentá-la;
XLIV - Abrir, encerrar e rubricar os livros do Departamento;
XLV - Mandar organizar, a fim de ser remetida à Secretaria da Fazenda, com a sua assinatura, a Folha de Frequência do pessoal, para fins de pagamento, bem como outras folhas de substituição, atestado de frequência, etc., para o mesmo fim;
XLVI - Manifestar-se sôbre a confirmação de funcionário nomeado para o Arquivo, em estágio probatório ;
XLVII - Comunicar ao órgão competente os casos de acumulação de cargo de funcionário do Arquivo;
XLVIII - Informar e encaminhar ao Secretário de Estado recursos interpostos contra suas decisões por funcionários da Repartição;
XLIX - Poder, "ex-oficio", lincença para tratamento de saúde, prorrogação de licença ou afastamento dos servidores;
L - Encaminhar ao Secretário de Estado pedidos de Justiça gratuita de funcionário que a ela tenha direito;
LI - Ordenar a prisão administrativa de funcionário, dentro das determinações legais, comunicar o fato à autoridade judiciária competente a providenciar no sentido de ser iniciado com urgência e imediatamente concluido o processo de tomada de contas;
LII - Ordenar a suspensão preventiva de funcionário, até 30 dias, dentro das determinações legais;
LIII - Promover, dentro de sua competência, a apuração imediata de quaisquer irregularidades nos serviços do Departamento;
LIV - Encaminhar ao Secretário de Estado, com a antecedência determinada em lei. certidão de idade de funcionário que vá atingir 70 anos, para efeito de aposentadoria compulsória;
LV - Resolver os casos omissos no presente Regulamento e não previstos nas leis e regulamentos gerais em vigôr;
LVI - Executar determinações que as leis e regulamentos lhe ordenarem;
LVII - Determinar e fiscalizar a fiel execução dêste Regulamento.

SECÇÃO II

Artigo 24 - A cada um dos Chefes de Secção, responsáveis diretos pelos serviços a cargo das respectivas Secções compete;
I - Coordenar, distribuir, estimular e fiscalizar os trabalhos e atividades do pessoal da Secção;
II - Manter a ordem e silêncio nas salas de trabalho, vedando que entre funcionários se trate de assuntos estranhos ao serviço durante o expediente;
III - Solicitar ao Almoxarifado o material necessário à Secção e distribui-lo;
IV - Rever e corrigir, antes de ser entregue ao Diretor, o expediente;
V - Guiar, aconselhar e instruir os funcionários sôbre dúvidas acerca do cumprimento de seus deveres;
VI - Distribuir os funcionários da Secção, tendo em vista a maior eficiência dos serviços;
VII - Tomar a sí os trabalhos que julgar necessários e executar os que lhe sejam cometidos pelo Diretor;
VIII - Representar ao Diretor sôbre irregularidades ou faltas cometidas pelos funcionários;
IX - Dar cumprimento aos despachos, ordem e recomendações da Diretoria;
X - Fiscalizar o pagamento do impôsto de sêlo a que estejam sujeitos os documentos ou papeis, certidões, atestados, etc.;
XI - Executar os trabalhos de redação de maior importância;
XII - Ter em dia os serviços da Secção, respondendo pela sua regularidade;
XIII - Propor a adoção de medidas tendentes a melhorar os serviços da Secção;
XIV - Incumbir a qualquer funcionário da Secção os serviços que a êste não estejam expressamente cometidos, quando haja necessidade;
XV - Abonar e justificar, dentro de sua alçada, as faltas dos funcionários da Secção;
XVI - Solicitar ao Diretor as providências que, sendo necessárias à bôa marcha e eficiência dos serviços da Secção, não estejam em sua alçada;
XVII - Conferir e assinar as certidões, atestados e cópias passadas pela Secção, bem como as informações solicitadas em processos ou por outros meios;
XIX - Manter-se em dia com as leis, decretos, resoluções e atos governamentais;
XX - Manter-se em dia, outrossim, com os progressos técnicos relativos à especialidade da Secção e estimular o aperfeiçoamento tecnico dos servidores sob sua chefia;
XXI - Manter estreita colaboração com as demais secções e serviços; 
XXII - Despachar papeis cuja solução lhes caiba e opinar naqueles que dependam de despacho de autoridade superior;
XXIII - Processar a correspondência para assinatura do Diretor;
XXIV - Atribuir notas aos funcionários, nos Boletins de Promoção, na parte referente ao mérito, receber pedidos de reconsideração e decidi-los nos prazos legais;
XXV - Aplicar as penas disciplinares de sua competência aos funcionários sob sua chefia;
Artigo 25 - Aos Chefes de Secção incumbe especificamente;
I - Ao Chefe de Secção Administrativa o fiel cumprimento das atribuições determinadas no artigo 18 dêste Regulamento;
II - Ao Chefe da Seção Histórica - que é o Paleógrafo do Departamento do Arquivo do Estado - o fiel cumprimentodas a tribuições determinadas em seu art. 19: e
III - Ao Chefe da Secção do Expediente o fiel cumprimento das atribuições determinadas em seu artigo 20.

SECÇÃO III

Artigo 26 - Ao Paleógrafo, além da leitura, interpretação e cópia de documentos históricos, compete dirigir a Secção Histórica do Departamento do Arquivo do Estado.
Artigo 27 - Ao Historiógrafo incumbe:
I - Proceder a estudos de caráter histórico e executar trabalhos de sua especialidade, baseados na documentação do arquivo;
II - Dar estreita assistência e colaboração ao Paleógrafo e seus auxiliares, sempre que necessário, para a fiel interpretação dos documentos históricos;
III - Colaborar na organização e manutenção da Exposição permanente de Documentos Históricos Interessantes;
IV - Colaborar, quando designado pelo Diretor, na seleção de documentos que devam ser conservados ou incinerados;
V - Colaborar, outrossim, na organização de Curssos, conclaves, ou conferências que o Departamento do Arquivo venha a patrocinar;
VI - Auxiliar, de maneira ampla, os demais trabalhos da Secção Histórica, quando solicitado pelo Chefe da Secção;
VII - Organizar e dirigir o Serviço de orientação e informação histórica.

SECÇÃO IV

Artigo 28 - Ao Almoxarife compete:
I - Manter a escrituração do Almoxarife rigosamente em dia, de modo a permitir a perfeita individualização dos materiais, a demonstração de suas entradas, saídas e respectivos saldos, e a referência à documentação de carga e descarga;
II - Conferir e receber o material entrado e guardá-lo cuidadosamente;
III - Processar os fornecimentos requisitados pelos Chefes de Secção, pelo Diretor e pelo Encarregado do Laboratório Fotográfico;
IV - Proceder aos balanços mensais, semestrais e anuais do Almoxarifado;
V - Prestar fiança, de acôrdo com a legislação vigente;
Artigo 29 - Ao contador compete:
I - Manter rigosamente em dia os serviços de contabilidade do Departamento, inclusive de contabilidade patrimonial;
II - Proceder ao levantamento patrimonial do Arquivo, anualmente;
III - Controlaras despesas relativas às dotações orçamentárias do Departamento do Arquivo, tomando as providências necessárias à sua consecução, dentro das leis, decretos e regulamentos em vigôr;
IV - Proceder às coletas de preços para aquisição de material;
V - Estar sempre a par da Legislação contábil pública;
VI - Conferir os balanços mensais, semestrais e anuais do Almoxarifado;
VII - Colaborar diretamente na elaboração da proposta orçamentária.

SECÇÃO V

Artigo 30 - Ao Bibliotecário compete dirigir a biblioteca especializada do Departamento do Arquivo do Estado, providenciando e responsabilizando-se pela fiel execução do disposto no artigo 21 dêste Regulamento.
Artigo 31 - Ao Encarregado do Laboratório Fotográfico incumbe:
I - Manter todos os aparelhos do Laboratório em perfeito funcionamento;
II - Fotografar ou microfotografar os documentos, livros ou papeis que lhe sejam determinados pelo Diretor do Departmento;
III - Manter, devidamente classificado e catalogado, arquivo especial para os serviços de fotografia, microfotografia e fotocópia;
IV - Fornecer, mediante despacho do Diretor e dentro de suas possibilidades, foografias, microfotografias ou fotocópias de documentos solicitados pelas partes;
V - Apresentar relat´rorio anual de suas atividades e plano de trabalho para o exercício seguinte.

SECÇÃO VI

Artigo 32 - Aos escriturários compete:
I - Executar todos os trabalhos que lhes forem designados pelo Chefe da Secção;
II - Prestar a êste todo o auxílio elaborar paraceres, quando designados para tal fim;
III - Executar os trabalhos de redação, de acôrdo com as instruções recebidas;
IV - Manter em dia os serviços que lhe são afetos, não retendo, sob qualquer pretexto, processos ou documentos em seu poder para informação;
Artigo 33 - Aos Escriturários compete, ainda, especificamente:
I - Aos designados para prestarem serviços na Secção Administrativa o cumprimento das atribuições constantes do artigo 18 dêste Regulamento, mediante as ordens emanadas do respectivo Chefe da Secção;
II - Aos designados para prestarem serviços na Secção Histórica o cumprimento das atribuições constantes do art. 19, mediante as ordens emanadas do respectivo Chefe de Secção;
III - Aos designados para prestarem serviços na Secção do Expediente o cumprimento das atribuições constantes do artigo 20, mediante as ordens emanadas do respectivo Chefe da Secção.

SECÇÃO VII

Artigo 34 - Aos Assistentes de Administração compete colaborar com o Diretor e Chefes de Secção nas tarefas que lhes sejam determinadas, dentro das atribuições que as leis e regulamentos especificarem.

SECÇÃO VIII

Artigo 35 - Aos artifices do Departamento do Arquivo do Estado, incumbe:
I - Restaurar os documentos da Secção Histórica;
II - Executar pequenos serviços de encadernação e outros que lhes forem determinados dentro de sua especialidade.

SECÇÃO IX

Artigo 36 - Aos funcionários pertinentes à carreira de "Servente-Continuo-Porteiro", compete;
I - Manter em rigoroso asseio e bôa ordem as dependências, móveis e mais objetos do Departamento;
II - Fazer o serviço de condução e distribuição, quer interna, quer externa, de processos, documentos, papeis, livros e mais objetos, quando por determinção superior;
III - Executar prontamente as ordens recebidas do Diretor e Chefes de Secção e antender às requisições dos funcionários da Secção onde estiverem servindo;
IV - Velar pela bôa conservação dos móveis e mais objetos;
V - Fazer a entega ou remeter ao seu destino a correspondência do Arquivo;
VI - Impedir que pessoas estranhas entrem nas salas de trabalho ou de arquivo, sem autorização superior, encaminhando, com respeito e urbanidade às partes;
VII - Executar permanente desinfecção dos documentos arquivados;
VIII - Executar pequenos serviços de consertos e reparações nas instalações, móveis e aparelhos;
IX -  Desempenhar quaisquer outras atribuições que lhes forem dadas;
X - Ao funcionário designado para responder pela Portaria incumbe:
a) Abrir e fechar as portas nas horas de expediente e nas que forem determinadas por ordem superior;
b) Manter as dependências da Portaria em perfeita ordem, conservação e asseio;
c) Encaminhar as partes à Secção do Expediente, onde serão atendidas;
d) Guardar cautelosamente, devolvendo-os à saída, quaisquer objetos, pacotes, pastas, livros, jornais, etc, trazidos pelas partes, consulentes e funcionários;
e) Manter a ordem e o respeito entre pessôas que se acharem na Portaria, não permitido o seu ajuntamento; nem mesmo de funcionários, fora do expediente;
f) Assistir à entrada e saída dos funcionários da Repartição;
g) Receber a correspondência vinda pelo Correio, encaminhando-a à Secção do Expediente. A correspondência entregue por portadores, processos vindos das diversas Secretarias de Estado, requerimento e papeis das partes, serão recebidos diretamente pelo Protocolo da Secção do Expediente, cabendo ao encarregado da Portaria apenas encaminhar os portadores à Secção do Expediente;
h) Desempenhar outras atribuições que lhes forem determinadas pelo Diretor e Chefe da Secção do Expediente.

CAPÍTULO VII

Artigo 37 - O horário, os direitos e vantagens, os deveres e responsabilidades dos funcionários do Departamento do Arquivo do Estado, bem como as penalidades pelas faltas que cometerem, são aqueles determinados, pela legislação em vigor, para o funcionalismo estadual, em caráter geral.

CAPÍTULO VIII

Artigo 38 - Além das atribuições enumeradas nêste Regulamento, incumbe ainda ao Departamento do Arquivo do Estado e aos seus servidores executar outros serviços que, em razão de sua natureza, lhes forem atribuídos por determinação superior. 
Artigo 39 - Nenhum funcionário poderá servir-se, para fim particular ou diverso do indicado nêste Regulamento, das informções e dados colhidos na Repartição, salvo mediante autorização do Diretor.
Artigo 40 - Não se receberão no Departamento do Arquivo do Estado requerimentos, ofícios ou quaisquer papeis concebidos em têrmos incevenientes, assim como não serão processados os que não estiverem assinados ou lhes faltarem sêlo ou alguma formalidade legal.
Artigo 41 - Não será permitida a entrada de partes ou pessoas estranhas ao serviço, nas salas de trabalho ou de arquivos, salvo com autorização expressa do Diretor, excetuam-se os consulentes da Secção do Expediente.
Artigo 42 - O desentranhamento de documentos do Arquivo só será concedido a juízo do Secretário da Educação, mediante requerimento da parte, ouvido previamente do Diretor.
Parágrafo único - Da mesma maneira, só será dada vista de processos, mediante requerimento, selado e comfirma reconhecida, do interssadom e autorização do Diretor ou autoridade a êle superior.
Artigo 43 - Os casos omissos no presente Regulamento eas dúvidas suscitadas na sua execução serão resolvidas pelo Diretor, cabendo das suas decisões recursos para o Secretário da Educação.
Artigo 44 - O presente Regulamento entrará em vigor na data de sua publicação.

Palácio do Govêrno do Estado de São Paulo, em 18 de outubro de 1957.

JÂNIO QUADROS 
Vicente de Paula Lima

Publicado na Diretoria Geral da Secretaria de Estado dos Negócios do Govêrno, aos 18 de outubro de 1957.
Carlos de Albuquerque Seilfarth - Diretor Geral