A MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições, a fim de melhor disciplinar a instrução e os prazos a serem observados nos procedimentos administrativos relativos à obras, serviços, compras, concessões, permissões e locações inclusive quando decorram de contratações e seus aditamentos, promovidas no âmbito deste Poder, diante dos dispositivos legais que regulam a matéria, em especial a Lei Federal Nº 8.666/1993 e suas alterações, Lei Estadual Nº 6.544/1989, Lei Federal Nº 9.012/1995 e Lei Federal nº 101/2000, no que couberem, bem como no disposto no artigo 7º, inciso XXXIII, da Constituição Federal, RESOLVE:
Artigo 1º - Todos os procedimentos administrativos relativos a compras, obras, serviços, alienações, concessões, locações e permissões regidos pelas normas contidas na Lei Federal Nº 8.666/1993, e suas alterações, e na Lei Estadual Nº 6.544/1989, deverão também observar as regras a seguir:
I - os pedidos de aquisição de bens, materiais e equipamentos e contratação de obras e serviços utilizar -se -ão de impresso apropriado, preenchidos em todos os seus campos, e após protocolados no Serviço de Protocolo Geral serão encaminhados à Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário do Departamento de Finanças, que informará se foram formulados de acordo com a previsão orçamentária para o exercício corrente e conforme as disposições deste Ato, bem como se previstos no Plano Plurianual e, se em termos, remetê-los, após a devida estimativa de preços, realizada pelo Serviço de Compras, à Secretaria Geral de Administração, para que, se avaliados pertinentes, seja autorizado seu prosseguimento ou ordenada a despesa;
II - quando a aquisição de bens ou a contratação de serviços e seus respectivos aditamentos se referir a materiais, máquinas, equipamentos e prestação de serviços na área de informática, os respectivos pedidos deverão ser preenchidos e protocolados pela unidade solicitante e encaminhados diretamente ao Departamento de Informática e Desenvolvimento Organizacional, para manifestação, sendo em seguida enviados para a Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário do Departamento de Finanças, retomando -se, a partir daí, o seu curso normal de tramitação.
III - as solicitações de aquisição serão feitas no impresso apropriado pela unidade interessada e detalhadas de acordo com as normas de cadastramento do Sistema Siafísico, fazendo constar obrigatoriamente o código correspondente ao material, bem, obra ou serviço, obtido mediante consulta prévia ao Serviço de Compras do Departamento de Finanças;
IV - a unidade solicitante fará constar da referida solicitação de compras o número de sua Unidade Administrativa - UA;
V - constatado que o bem ou material ainda não é cadastrado no sistema aludido no inciso III, o Serviço de Compras providenciará seu cadastramento, a fim de permitir que a solicitante proceda de conformidade com as normas deste Ato;
VI - a previsão de aquisição de materiais para consumo não poderá ser inferior a um período de seis meses de uso, nem superior a um período de doze meses de uso;
VII - a fim de evitar interrupção de serviços em razão de falta de materiais, os pedidos de compras deverão ser encaminhados com, no mínimo, 3 (três) meses de antecedência da data prevista para o esgotamento dos materiais estocados, sob pena de não serem adquiridos em tempo hábil devido a imprevisibilidades técnicas;
VIII - para os fins do disposto no "caput" deste artigo, é obrigatória às unidades administrativas a realização da previsão orçamentária para o exercício subseqüente, conforme as instruções da Divisão de Planejamento e Controle Orçamentário do Departamento de Finanças;
IX - devido ao encerramento do exercício financeiro, no mês de dezembro, e ao início do exercício financeiro, no mês de janeiro, as solicitações de compras deverão ser efetuadas preferencialmente no período de fevereiro a outubro de cada ano;
X - cada unidade administrativa, ao efetuar as guias de trânsito eletrônicas, para controle do trâmite dos processos, deverão preenchê-las corretamente, inclusive o campo "MOTIVO", descrevendo detalhadamente as providências que o órgão solicitante está solicitando ao órgão solicitado.
XI - a providência contida no item anterior servirá de orientação para que o Grupo Gestor de Processos e de Contratos da Secretaria Geral de Administração acompanhe pela Intranet o andamento dos processos e protocolados, bem como possibilitar ao referido órgão exercer o seu papel de coordenador e fiscalizador dos atos e procedimentos administrativos praticados no âmbito da Administração da Assembléia.
Artigo 2º - A fim de que não haja interrupção no fornecimento de bens e serviços de natureza continuada ou não, de interesse desta Casa, os procedimentos de nova aquisição de bens ou contratação de obras e serviços, ou que decorram do término de vigência dos contratos em vigor, promovidos por intermédio de licitação, deverão ser deflagrados pelas unidades administrativas solicitantes nos seguintes prazos mínimos anteriores à data limite fixada para o término da prestação do serviço que vem sendo executado, ou àquela prevista para o esgotamento do estoque do bem que vem sendo constituído, conforme a modalidade licitatória correspondente:
I - 08 (oito) meses em caso de Concorrência;
II - 05 (cinco) meses em caso de Tomada de Preços; e
III - 03 (três) meses em caso de Convite.
Artigo 3º - Os protocolados e processos que contenham medidas ou providências a serem adotadas em prazo e data pré-fixados ou fatais, em especial os que se referirem a contratação de serviços de natureza continuada, firmados com dispensa ou por inexigibilidade de licitação, de sorte a evitar a interrupção na prestação dos respectivos serviços, deverão ser obrigatoriamente iniciados com a antecedência mínima de 6 (seis) meses do término do prazo contratual, pela unidade administrativa diretamente interessada, observadas as disposições do Ato Nº 34/1999, de modo a possibilitar que às instâncias superiores da Administração da Assembléia, responsáveis pelas DECISÕES a serem proferidas, recebam -nos, devidamente instruídos e conclusos, com a antecedência mínima de 10 (dez) dias, contados da data final ou do prazo final conhecidos.
Artigo 4º - Os pedidos de prorrogação de prazo de vigência de contrato de prestação de serviço de natureza continuada, realizados ou não com dispensa ou por inexigibilidade de licitação, de sorte a não ensejar a interrupção na prestação dos respectivos serviços, deverão ser obrigatoriamente deflagrados, pela unidade administrativa diretamente interessada, com a antecedência mínima de 3 (três) meses do término do prazo contratual, demonstrada a vantagem na sua manutenção quanto a preços e condições, auferida através de pesquisa de preços de mercado, a fim de que os respectivos processos possam ser decididos com a antecedência mínima referida no artigo anterior, contada da data falta conhecida.
Parágrafo único - Os processos administrativos de que trata o "caput" deste artigo serão instruídos obedecendo -se o disposto no parágrafo único do artigo 26 da Lei Federal Nº 8.666/1993; manifestação favorável da unidade administrativa solicitante; concordância da empresa contratada; pesquisa de preços praticados no mercado, considerando a estimativa de reajuste de preços prevista para o novo período, caso tenha sido solicitado pela contratada e exista previsão contratual; regularidade da empresa contratada quanto aos encargos sociais instituídos por lei, quais sejam: FGTS (artigo 2º da Lei Federal Nº 9.012/1995) e INSS (§ 3º do artigo 195 da Constituição Federal de 1988 e artigo 29, inciso IV, da Lei Federal Nº 8.666/1993), bem como a apresentação da Declaração de Regularidade perante o Ministério do Trabalho, nos termos do inciso V do artigo 27 da Lei Federal Nº 8.666/1993 e do § 6º do artigo 27 da Lei Estadual Nº 6.544/1989, no que se refere à observância do disposto no inciso XXXIII do artigo 7º da Constituição Fedral.
Artigo 5º - Os procedimentos e processos administrativos de que trata este Ato cuja instrução dependam de parecer ou manifestação da Procuradoria da Assembléia Legislativa para posterior deliberação, com prazo fatal ou urgência, deverão dar entrada no expediente do referido órgão jurídico até 10 dias antes do prazo de DECISÃO previsto nos artigos 3º e 4º deste Ato.
Artigo 6º - Os casos excepcionais e urgentes serão avaliados e decididos pela Secretaria Geral de Administração, à luz da conveniência, urgência administrativa e disponibilidades orçamentárias e financeiras do exercício corrente.
Parágrafo único - Para os fins do disposto no "caput" deste artigo e por determinação da Secretaria Geral de Administração, os processos relativos à aquisição de bens, realização de obras e prestação de serviços, a fim de atender situações excepcionais e urgentes, deverão tramitar pelas repartições das unidades administrativas das Secretarias Gerais da Casa e pela Procuradoria, em caráter de urgência, identificados por uma tarja vermelha com a palavra "URGENTE", sendo os seus prazos de instrução fixados na forma do artigo 7º, a fim de que possam ser decididos pelas instâncias superiores da Administração da Assembléia nas datas previamente estabelecidas.
Artigo 7º - Fica delegada competência ao (a) Senhor (a) Secretário (a) Geral de Administração para determinar a adoção de todas as providências necessárias à instrução dos processos de que trata o presente Ato, bem como a de fixar expressamente, em cada caso concreto, em especial nas situações excepcionais e urgentes, prazos máximos de permanência dos processos, para fins de instrução, nas unidades da Administração da Assembléia Legislativa, inclusive na Procuradoria, com vistas ao fiel cumprimento das normas, procedimentos e prazos previstos neste Ato.
Artigo 8º - Os titulares das unidades administrativas solicitantes de aquisição de bens e contratação de serviços, bem como os dirigentes dos demais órgãos responsáveis pela instrução e tramitação dos respectivos processos são responsáveis pelo rigoroso cumprimento das normas, procedimentos e prazos tratados no presente Ato.
Artigo 9º - Para os fins das disposições constantes deste Ato, ocorrendo atrasos na tramitação ou na prestação de informações e demais procedimentos de instruções dos processos, considerados inaceitáveis ou injustificados, ou que possam acarretar prejuízos à Administração, os dirigentes ou responsáveis pelas unidades administrativas que lhes deram causa serão rigorosamente responsabilizados, ficando os servidores que vierem a ser considerados culpados sujeitos às penas disciplinares previstas no artigo 251 do Estatuto dos Servidores Públicos Civis do Estado de São Paulo (Lei nº 10.261, de 28 de outubro de 1968).
Artigo 10 - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, aplicando -se as suas normas, no que couber, também aos processos ou procedimentos administrativos já deflagrados ou instaurados no âmbito da Assembléia, inclusive aos contratos e seus aditamentos, os quais já se encontram em tramitação, para posterior decisão.
DISPOSIÇÃO TRANSITÓRIA
Artigo único - A fim de poder dar cumprimento às normas consignadas no presente Ato, as unidades administrativas da Assembléia Legislativa deverão adequar -se aos seus prazos e procedimentos, no período de 10 dias, contados da data da sua publicação, ficando a cargo dos seus dirigentes ou responsáveis a fixação, para as suas repartições, de prazos de tramitação, prestação de informações e demais atos de instrução de processos menores daqueles que vem sendo adotados, de tal sorte a possibilitar às instâncias superiores da Administração da Assembléia Legislativa tempo suficiente para análise e deliberação dos assuntos submetidos ao seu exame.