A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições conferidas pelo artigo nº 14 do Regimento Interno, considerando a necessidade de atribuir maior eficiência nas ações administrativas e processuais da Alesp; Considerando a necessária otimização de recursos e consequente qualificação do gasto público; Considerando a necessidade de tornar mais eficiente a gestão documental, assegurada a integridade, disponibilidade e autenticidade e, quando for o caso, o sigilo de documentos e informações digitais; e
Considerando a necessidade de substituir gradativamente a produção e tramitação de documentos para formato exclusivamente digital, RESOLVE:
Artigo 1º - Fica instituído, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, o Programa Alesp Sem Papel, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos e informações em Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos.
Artigo 2° - A gestão do Programa Alesp sem Papel será atividade conjunta a cargo de representantes da Secretaria Geral de Administração, do Departamento de Informática e Desenvolvimento Organizacional, do Departamento de Comunicação, da Secretaria Geral Parlamentar e da Procuradoria, observadas as respectivas competências.
Artigo 2° - A gestão do Programa Alesp sem Papel será atividade conjunta a cargo de representantes da Secretaria Geral de Administração, do Departamento de Inovação e Tecnologia da Informação, do Departamento de Comunicação, do Departamento de Recursos Humanos, da Divisão de Gestão Documental, da Secretaria Geral Parlamentar e da Procuradoria, observadas as respectivas competências. (NR)
- "Caput" com redação dada pelo Ato da Mesa nº 27, de 14/09/2021.
§1º - A coordenação dos trabalhos do Programa Alesp sem Papel será exercida pelo representante da Secretaria Geral de Administração;
§2º - A implantação dos Sistemas previstos no Artigo 1º dar-se-á gradualmente de acordo com cronograma aprovado pelo grupo de gestão de que trata este Artigo.
Artigo 3° - Compete ao grupo de gestão a que se refere o Artigo 2°:
I - elaborar e manter plano de trabalho relativo ao Programa Sem Papel;
II - elaborar proposta de institucionalização do Programa Sem Papel, como processo permanente e transversal na Alesp;
III - levantar as lacunas das políticas, normas e soluções, definindo novas funcionalidades, atualizações, adaptações, fusões e exclusões necessárias;
IV - Definir os critérios para migração, descontinuidade e manutenção de sistemas legados;
V - definir lógica, padrões, cores, estrutura e identidade visual dos leiautes;
VI - elaborar plano de integração com dados e processos de outros sistemas e/ou entidades externas;
VII - definir suporte em infraestrutura e nas ferramentas, quanto às tecnologias da informação e comunicação;
VIII - garantir, conjuntamente com a CADA, o integral atendimento às políticas e normas da gestão documental e arquivística a que se refere o Artigo 9º;
IX - propor as políticas referentes às dimensões internas e externas de:
a) tecnologia da informação: padrões, métodos e ferramentas;
b) acessibilidade: idiomas, usuários com necessidades especiais, inclusão digital, e outros;
c) privacidade de dados e segurança da informação relativos ao Programa sem Papel;
d) comunicação;
e) capacitação dos servidores quanto ao Programa;
Parágrafo único - O plano de trabalho mencionado no inciso I será apresentado bianualmente à Mesa, em 30 (trinta) dias a partir da sua posse, e será atualizado periodicamente.
Artigo 3° - Compete ao grupo de gestão a que se refere o Artigo 2°:
I - elaborar e manter plano de trabalho relativo ao Programa Sem Papel;
II - elaborar proposta de institucionalização do Programa Sem Papel, como processo permanente e transversal na Alesp;
III - levantar as lacunas das políticas, normas e soluções, definindo novas funcionalidades, processos, tipos documentais, atualizações, adaptações, fusões e exclusões necessárias;
IV - Definir os critérios para migração, descontinuidade e manutenção de sistemas legados;
V - definir lógica, padrões, cores, estrutura e identidade visual dos leiautes;
VI - elaborar plano de integração com dados e processos de outros sistemas e/ou entidades externas;
VII - definir suporte à infraestrutura e às ferramentas relacionadas às tecnologias da informação e comunicação, no âmbito do Programa Alesp sem Papel;
VIII - garantir, conjuntamente com a CADA, o integral atendimento às políticas e normas da gestão documental e arquivística a que se refere o Artigo 9º;
IX - propor as políticas referentes às dimensões internas e externas de:
a) tecnologia da informação: padrões, métodos e ferramentas;
b) acessibilidade: idiomas, usuários com necessidades especiais, inclusão digital, e outros;
c) privacidade de dados e segurança da informação relativos ao Programa sem Papel;
d) comunicação;
e) capacitação dos servidores quanto ao Programa;
X - Definir e tornar público, via página específica no Portal da Alesp e na intranet da Alesp, os processos e tipos documentais disponíveis para operação na plataforma do Programa Alesp Sem Papel, bem como instruções e orientações gerais correlatas.
§1º - O plano de trabalho mencionado no inciso I será apresentado bianualmente à Mesa, em 30 (trinta) dias a partir da sua posse, e será atualizado periodicamente.
§2º - O Departamento de Comunicação da Alesp auxiliará a publicização de que trata o inciso X, deste artigo. (NR)
- Artigo 3º com redação dada pelo Ato da Mesa nº 27, de 14/09/2021.
Artigo 4º - Para os fins do disposto neste Ato, consideram-se:
I - assinatura eletrônica: geração, por computador, de símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo, com valor equivalente à assinatura analógica do mesmo indivíduo;
II - autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;
III - certificação digital: atividade de reconhecimento de documento com base no estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação, por meio da inserção de um certificado digital por autoridade certificadora;
IV - usuários internos: parlamentares, estagiários e servidores ou funcionários com exercício ou vínculo ativo com a Alesp;
V - usuários externos: órgãos externos ou pessoa física sem vínculo ativo com a Alesp, com prévio cadastramento aprovado e liberação de acesso restrito e específico aos sistemas eletrônicos disponíveis;
VI - disponibilidade: razão entre período de tempo em que o sistema está operacional e acessível e a unidade de tempo definida como referência;
VII - documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional;
VIII - documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;
IX - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas relativas à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, conservação e reprodução racional e eficiente de arquivos;
X - integridade: propriedade do documento completo e inalterado;
XI - preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário.
Artigo 5º - O credenciamento de acesso aos sistemas que compõem o ambiente referido no Artigo 1º se dará:
§1º para os usuários internos, através de cadastro prévio do usuário para a utilização dos sistemas eletrônicos da Alesp;
§2º para os usuários externos e requerentes, através de cadastro no Portal da Alesp.
Artigo 6º - São formas de identificação do usuário:
I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil; e
II - assinatura eletrônica, cadastrada mediante prévio credenciamento de acesso de usuário, com fornecimento de login e senha.
Artigo 7º - São obrigações dos usuários:
I - seguir as normas e procedimentos padronizados para utilização dos sistemas que compõem o ambiente referido no Artigo 1º;
II - guardar sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, a alegação de seu uso indevido;
III - manter atualizado seus dados cadastrais nos sistemas que compõem o ambiente referido no Artigo 1º.
Parágrafo Único - Serão asseguradas formas de revogação ou de cancelamento definitivo do meio utilizado para as assinaturas previstas neste Ato, sobretudo em casos de comprometimento de sua segurança ou de vazamento de dados.
Artigo 8º - Todos os documentos produzidos nos sistemas que compõem o Programa referido no Artigo 1º terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, nos termos da lei, mediante utilização de assinatura eletrônica ou digital, nos termos do previsto no Artigo 4º deste Ato.
Parágrafo único. O usuário que inserir documentos digitalizados nos sistemas que compõem o Programa referido no Artigo 1º é responsável por sua autenticidade.
Artigo 9º - A gestão documental e arquivística dos documentos produzidos no âmbito dos sistemas que compõem o Programa a que se refere o Artigo 1º, incluída a elaboração e a atualização dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos, a identificação e elaboração de tabela de dados e informações sigilosas e pessoais, a preservação digital, bem como a política de transparência, acesso e divulgação, será realizada pela Comissão de Avaliação de Documentos e Arquivo - CADA, instituída pela Resolução Alesp nº 877, de 28 de novembro de 2011.
Artigo 10 - Os sistemas que compõem o ambiente referido no Artigo 1º não emitem comprovante de tramitação, sendo o envio e o recebimento registrados automaticamente, não havendo a situação do processo em trânsito.
Parágrafo Único - Caso o processo seja encaminhado para unidade incorreta, esta deverá devolvê-lo ao remetente, mediante solicitação ou de ofício.
Artigo 11 - Na hipótese de indisponibilidade dos sistemas que compõem o ambiente referido no Artigo 1º, deverão ser adotadas as seguintes providências:
I - nas interrupções programadas, determinadas pela autoridade competente, as medidas indicadas no ato que as anunciar;
II - nos demais casos, o registro da ocorrência com a indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade.
Parágrafo único. Não se aplica à indisponibilidade de acesso ao sistema que decorrer de falha nos equipamentos ou programas dos usuários ou em suas conexões à internet.
Artigo 12 - A não obtenção de credenciamento ou acesso, bem como eventual defeito de transmissão ou recepção de dados e informações, não imputáveis à falha do sistema, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.
Artigo 13 - Os processos físicos existentes poderão tramitar fisicamente até sua conclusão e arquivamento, sendo facultada sua conversão futura, respeitados os critérios técnicos definidos pelo grupo estabelecido no artigo 2º.
Artigo 13 - As solicitações e as apresentações de documentos em procedimentos integrantes do Programa Alesp Sem Papel serão encaminhadas prioritariamente por meio eletrônico, via Portal da Alesp ou pelo sistema interno integrante do Programa.
§ 1º - Excepcionalmente, poderão ser recebidos solicitações e documentos por meio físico, a serem protocolizados no Protocolo Geral da Alesp.
§2º - As solicitações e documentos excepcionalmente apresentados em meio físico na forma do parágrafo anterior poderão, a critério da administração, tramitar em meio físico até o seu encerramento ou serem transformados em documento digitalizado para tramitação em formato digital.
§3º - Os processos físicos existentes relativos a temas, sistemas ou procedimentos já integrantes do Programa Alesp Sem Papel poderão tramitar fisicamente até sua conclusão e arquivamento, sendo facultada sua futura conversão em processo digital, respeitados os critérios técnicos definidos pelo grupo estabelecido no artigo 2º. (NR)
- Artigo 13 com redação dada pelo Ato da Mesa nº 27, de 14/09/2021.
Artigo 14 - Fica delegado ao Secretário Geral de Administração o poder de regulamentação de aspectos procedimentais referentes à execução do presente Ato.
Artigo 15 - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.