A MESA DIRETORA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições,
Considerando os avanços tecnológicos ocorridos desde a edição do Ato n° 03/2011;
Considerando a necessidade de garantir a celeridade,transparência e eficiência dos processos de aquisição realizados pela Assembleia Legislativa;
Considerando a necessidade de garantir a disponibilidade, autenticidade, integridade e primariedade, dos dados, informações e documentos, produzidos, recebidos e custodiados em meio eletrônico; e, por fim;
Considerando o disposto no Ofício C.CCM n° 2881/2016, do Tribunal de Contas do Estado, e no processo nº 6081/2016,
DECIDE:
Artigo 1° - O processo eletrônico para aquisição de materiais e serviços, denominado ALESP DIGITAL, instituído pelo Ato da Mesa n° 03/2011, será executado nos termos do presente Ato.
Artigo 2° - Para fins deste Ato, considera-se:
I - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de arquivos digitais;
II - processo eletrônico: o conjunto de documentos e eventos de um mesmo processo criado e mantido no ALESP DIGITAL;
III - transmissão eletrônica: toda forma de envio de arquivos digitais com a utilização de redes de comunicação, quer interna (intranet) ou por meio da rede mundial de computadores (Internet);
IV - unidade protocoladora: Serviço de Protocolo Geral, da Divisão de Protocolo Geral e Arquivo, responsável pelo recebimento em balcão, quando couber, de matrizes físicas e documentos eletrônicos;
V - assinatura eletrônica: forma de identificação inequívoca do signatário, através da assinatura digital baseada em certificado emitido por autoridade certificadora credenciada, na forma de lei específica;
VI - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de uma matriz (documento não digital), gerando uma fiel representação em código digital, considerada cópia autêntica por servidor credenciado para tal.
VII - matriz física - documento em formato analógico que serve de base para a geração de um documento digital.
Artigo 3º - O ALESP DIGITAL será acessado pela Intranet.
Parágrafo único. De acordo com a conveniência do serviço e possibilidades técnicas, o Comitê Gestor do ALESP DIGITAL poderá franquear acesso ao sistema também pela Internet.
Artigo 4º - O acesso ao ALESP DIGITAL estará disponível ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade técnica, devidamente informado aos usuários.
Parágrafo único. Considera-se indisponibilidade técnica a interrupção de acesso ao ALESP DIGITAL, devidamente certificada pelo administrador do sistema, decorrente de manutenção programada, falha nos equipamentos ou aplicativos da Assembleia Legislativa, bem como da sua conexão com a Internet.
Artigo 5º - Na hipótese de indisponibilidade do sistema deverão ser adotadas as seguintes providências:
I - nas interrupções programadas, determinadas pela autoridade competente, as medidas indicadas no ato que as anunciar;
II - nos demais casos, o registro da ocorrência com a indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade.
Parágrafo único. Em caso de indisponibilidade técnica do ALESP DIGITAL, a matriz em papel poderá ser recebida com posterior digitalização e inserção no sistema pela unidade protocoladora.
Artigo 6º - São de exclusiva responsabilidade dos usuários:
I - o sigilo da chave privada de seu certificado digital e de sua senha de acesso;
II - a exatidão das informações prestadas;
III - o acompanhamento da divulgação, na intranet, dos períodos em que o serviço não estiver disponível;
IV - o acompanhamento do regular recebimento dos documentos transmitidos eletronicamente.
Artigo 7º - Na hipótese de exoneração ou desvinculação de usuário, a chefia imediata solicitará ao administrador do sistema a inibição de seu acesso ao ALESP DIGITAL.
Parágrafo único. É de responsabilidade do usuário a devolução do equipamento leitor, fornecido pela ALESP, para utilização da assinatura digital, após sua exoneração ou desvinculação no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, sendo que a não devolução do equipamento ou sua devolução avariado, implicará no ressarcimento do valor referencial de mercado à Secretaria Geral de Administração da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo.
Artigo 8° - A autenticidade e integridade dos documentos digitais deverão ser garantidos por sistema de segurança eletrônica, mediante uso de certificação digital (ICP-Brasil).
§ 1° Os documentos produzidos de forma eletrônica deverão ser importados e assinados digitalmente, como garantia da origem e de seu signatário, por seu autor, ou por seu superior imediato ou ainda, na ausência deste, por seu superior mediato.
§ 2° Os documentos digitalizados recebidos de forma eletrônica ou em dispositivo de armazenamento digital deverão ser importados e assinados digitalmente, como garantia da origem e de seu signatário, por quem os recebe, ou por seu superior imediato ou ainda, na ausência deste, por seu superior imediato, na seguinte conformidade:
1 - no momento da importação, para fins de autenticação;
2 - no momento da transmissão, caso não tenham sido previamente assinados, como garantia de origem e integridade, permitida a ressalva de autoria.
§ 3° É permitida a aposição de mais de uma assinatura digital a um documento, sendo neste caso obrigatório que todos os signatários possuam assinatura digital própria.
§ 4° Não será necessária a aposição de assinatura eletrônica de superior hierárquico em documentos já assinados por seus subordinados nos andamentos que visem apenas ciência e/ou encaminhamento dos processos.
Artigo 9º - A transmissão eletrônica de dados e documentos ao ALESP DIGITAL será realizada diretamente pelos usuários cadastrados, sendo de sua exclusiva responsabilidade a veracidade, autenticidade e integridade dos mesmos.
Parágrafo único. Os documentos juntados indevidamente em processos eletrônicos poderão, desde que não produzidos efeitos, ter sua visualização tornada indisponível por decisão, provocada ou de ofício, do Coordenador do Comitê Gestor do ALESP DIGITAL.
Artigo 10 - Admitir-se-á apresentação, junto ao Serviço de Protocolo Geral, de petição e documentos, analógicos ou em dispositivo de armazenamento digital, produzidos externamente.
§ 1° Fica o Serviço de Protocolo Geral isento de responsabilidade sobre qualquer falha que inviabilize a transferência dos arquivos.
§ 2° O Serviço de Protocolo Geral poderá, mediante autorização do Secretário Geral de Administração, certificar documentos produzidos em meio digital por servidores da Casa e incorporados ao sistema, mas, que por razões técnicas, não tenham sido certificados por seus autores ou superior mediato ou superior imediato.
Artigo 11 - A apresentação de documentos em papel, documentos analógicos, produzidos externamente, recebidos pelo Serviço de Protocolo Geral, fica condicionada à sua digitalização e inserção no ALESP DIGITAL, passando o processo a tramitar exclusivamente em meio eletrônico.
§ 1° Os documentos produzidos externamente, em formato analógico, matriz física, que servem de base para a geração de um documento digital, para que tenham a mesma força probante dos originais, deverão ser digitalizados, assinados digitalmente e juntados aos autos eletrônicos, na seguinte forma:
a) Os documentos originais produzidos externamente, recebidos por qualquer Unidade Administrativa, deverão ser remetidos ao Serviço de Protocolo Geral para digitalizar, assinar e juntar aos autos correlatos, os quais, na sequência, serão enviados para guarda no Serviço de Arquivo, de acordo com a tabela de temporalidade vigente;
b) Os documentos cópias autenticadas em cartório, recebidos por qualquer Unidade Administrativa, deverão ser remetidos ao Serviço de Protocolo Geral para digitalizar, assinar e juntar aos autos correlatos, ficando à disposição do interessado no Serviço de Arquivo pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos após sua inserção no sistema, os quais, após este prazo, em não sendo retirados, serão descartados e desconsideradas quaisquer alegações de eventual adulteração; e
c) Os documentos cópias simples, em condições de digitalização, recebidos por qualquer Unidade Administrativa, de forma presencial, em papel, em mídia ou de forma eletrônica deverão ser digitalizados, assinados e importados para o sistema ALESP DIGITAL, por quem os receba, ficando à disposição do interessado na Unidade Administrativa que os recebeu pelo prazo de 5 (cinco) dias úteis após sua inserção no sistema, os quais, após este prazo, em não sendo retirados, serão descartados e desconsideradas quaisquer alegações de eventual adulteração.
Artigo 12 - O recebimento pelo Serviço de Protocolo Geral de documentos em papel, produzidos internamente, fica condicionado à autorização expressa e por escrito do Secretário Geral de Administração.
§ 1º Após o recebimento, as matrizes em condições de digitalização e a autorização do Secretário Geral de Administração serão digitalizadas, assinadas digitalmente e juntadas aos autos eletrônicos por servidor do Serviço de Protocolo Geral com competência para tal, passando a ter a mesma força probante dos originais.
§ 2° As matrizes apresentadas em papel e digitalizadas nos termos do § 12, ficarão disponíveis para retirada da Unidade Solicitante pelo prazo de 5 (cinco) dias úteis após sua inserção no sistema, as quais, após este prazo, em não sendo retiradas, serão descartadas e desconsideradas quaisquer alegações de eventual adulteração.
Artigo 13 - Toda movimentação gerada no ALESP DIGITAL será registrada com a indicação da data, horário de sua realização e identificação do usuário que lhe deu causa, informações essas acessíveis aos usuários autorizados.
§ 1° As anulações e retificações de eventos realizados por usuários internos serão justificadas e registradas no histórico do processo.
§ 2° Após inseridos no sistema, os documentos não poderão ser alterados ou excluídos, sendo eventual retificação realizada mediante inclusão de novo documento.
Artigo 14 - Os processos digitais deverão obedecer à classificação constante no Plano de Classificação de Documentos oficializado pelo Ato da Mesa n° 02/2013, com suas alterações, e suas respectivas temporalidades definidas na Tabela de Temporalidade de Documentos da ALESP.
Parágrafo único. Os processos digitais de que trata este Ato, após sua fase corrente e previamente tipificado, deverão ser enviados ao Serviço de Arquivo para arquivamento e cumprimento da sua fase intermediária, conforme definido pelo art. 4°, inciso II, do Ato da Mesa n° 02/2013 e suas alterações.
Artigo 15 - Fica instituído o Comitê Gestor do ALESP DIGITAL, com finalidade de responder pela administração do sistema e pela formulação e implantação de requisitos e normas, além de desempenhar as atividades privativas descritas neste Ato.
§ 1º O Comitê Gestor do ALESP DIGITAL terá seus trabalhos coordenado pelo Secretário Geral de Administração e será integrado, necessariamente, por servidores das áreas listadas a seguir, além de representantes de outras unidades administrativas envolvidas em sua gestão, quando o caso:
1 - Procuradoria;
2 - Secretaria Geral Parlamentar;
3 - Secretaria Geral de Administração;
4 - Departamento de Informática e Desenvolvimento Organizacional e Divisão de Desenvolvimento Organizacional;
5 - Divisão de Protocolo Geral e Arquivo e seus serviços subordinados;
6 - Departamento de Finanças e unidades administrativas a ele subordinadas; e
7 - Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo - CADA.
Artigo 16 - A manutenção do sistema ALESP DIGITAL ficará a cargo da Divisão de Desenvolvimento Organizacional, obedecidas às diretrizes fixadas pelo Comitê Gestor do ALESP DIGITAL.
Artigo 17 - Fica fixado prazo de 1 (um) ano para a adequação e o aperfeiçoamento do sistema ALESP DIGITAL ao disposto neste Ato.
Artigo 18 - Os casos omissos que escapem ao escopo de ação do Comitê Gestor serão decididos pela Mesa Diretora, ouvidos o Comitê Gestor, as instâncias diretamente envolvidas e a Procuradoria sempre que houver matéria jurídica a ser dirimida.
Artigo 19 - Este Ato entrará em vigor na data de sua publicação.
- Revogado pelo Ato da Mesa nº 11, de 16/04/2019.
- Restaurada a vigência pelo Ato da Mesa n°13, de 13/05/2019, retroagindo seus efeitos a partir da publicação do Ato da Mesa nº 11, de 16/04/2019.