A Mesa Diretora da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe conferem as alíneas "a" e "f" do inciso II do artigo 14 do Regimento Interno da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo,
CONSIDERANDO a necessidade de regulamentação do Artigo 1°-B da Resolução n° 776 de 14 de outubro de 1996, que institui o Comitê de Gestão Estratégica e Governança;
CONSIDERANDO a necessidade de organizar, reformular e aprimorar o funcionamento integrado dos Comitês da ALESP, RESOLVE:
Artigo 1° - O presente Ato fixa a estrutura do Sistema de Governança da Alesp para a área administrativa; define as competências e atribuições do Comitê de Gestão Estratégica e Governança, conforme a composição e as responsabilidades estipuladas no artigo 1°-B da Resolução n° 776 de 14 de outubro de 1996; e regulamenta objetivos, composição e o funcionamento dos Comitês Temáticos.
Artigo 2° - A estrutura do Sistema de Governança é o conjunto articulado de órgãos que devem, conduzidos pelas Diretrizes Estratégicas, orientar a área administrativa da ALESP a atingir seus objetivos, reforçando a boa administração, a prestação de contas e o monitoramento das atividades administrativas.
Artigo 3° - A estrutura do Sistema de Governança para a área administrativa da Alesp tem a seguinte composição:
I - Plenário;
II - Mesa Diretora;
III - Secretarias Gerais;
IV - Comitê de Gestão Estratégica e Governança;
V - Procuradoria e Controladoria;
VI - Departamentos e Coordenadorias;
VII - Comitês Temáticos.
VIII - Divisões e outras unidades de caráter executivo.
Artigo 4° - O Comitê de Gestão Estratégica e Governança será acompanhado pelos chefes de gabinete dos membros da Mesa Diretora, pelo Procurador Geral da Alesp e pelos coordenadores dos Comitês Temáticos, além de seus membros, definidos no artigo 1°-B da Resolução 776 de 14 de outubro de 1996, e possui as seguintes competências e atribuições:
I - estabelecer os objetivos e resultados-chave no nível organizacional, alinhados às Diretrizes Estratégicas da Alesp;
II - fomentar a integração e articulação das ações entre as diferentes unidades da área administrativa;
III - criar incentivos para o alcance dos objetivos nas Secretarias e Departamentos;
IV - propor ações ou projetos aos comitês temáticos, listados no artigo 5°;
V - formar grupos de trabalho executivos e interdepartamentais para planejar, executar ou dirigir ações e projetos transversais cujo tema não seja do escopo de um dos comitês temáticos;
VI - reportar, periodicamente, os resultados alcançados pela Administração em cada uma das diretrizes estratégicas à Mesa Diretora;
VII - outras competências necessárias para a realização das atividades fixadas no art. 1°-B da Resolução n° 776 de 14 de outubro de 1996.
Artigo 5° - Ficam criados os seguintes Comitês Temáticos:
I - Tecnologia da Informação;
II - Gestão de Pessoas;
III - Conformidade e Sustentabilidade;
IV - Comunicação Interna e Portal;
V - Desenvolvimento Institucional;
VI - Gestão de Riscos Operacionais.
§ 1° - A composição dos Comitês Temáticos se dará conforme o artigo 9° e as indicações dos membros titulares e suplentes serão feitas pelos responsáveis de cada área componente.
§ 2° - Cada Comitê Temático será coordenado por um servidor de carreira indicado pelo titular da unidade coordenadora do Comitê.
§ 3° - As deliberações dos Comitês Temáticos se darão sempre por maioria absoluta dos seus membros, e em caso de empate a proposta será considerada recusada.
§ 4° - A participação em um ou mais Comitês Temáticos ocorre sem prejuízo das demais atribuições, motivo pelo qual responderá pelo equivalente a 2 horas de cursos, por reunião a que comparecer, para fins de evolução funcional, para os membros titulares ou suplentes.
§ 5° - Cada servidor não poderá ser titular de mais de dois comitês, na qualidade de membro.
§ 6° - Comitês com natureza diversa dos ora criados poderão ter funcionamento diferente do estabelecido neste Ato.
Artigo 6° - Os Comitês Temáticos tem como objetivo comum desenvolver a Alesp nos temas da sua área de atuação, conforme artigo 7°, em linha com as diretrizes estratégicas, tendo as atribuições gerais de:
I - congregar diferentes visões acerca do tema, para orientar as ações das áreas coordenadoras a partir da interação com as demais unidades componentes do comitê;
II - acompanhar e monitorar a evolução das ações, projetos e indicadores das áreas técnicas relacionadas aos seus temas;
III - receber sugestões e responder a consultas, relacionadas à sua área de atuação, formuladas por qualquer unidade administrativa da Alesp;
IV - participar, de forma consultiva, na elaboração de propostas de políticas, normas e procedimentos, em parceria com as áreas competentes;
V - sugerir ações, medidas e projetos às unidades administrativas competentes;
VI - reportar ao Comitê de Gestão Estratégica e Governança medidas executivas necessárias, falhas ou pontos de melhoria relevantes, percebidos a partir da sua atuação e monitoramento;
VII - solicitar a contratação de cursos e treinamentos, relacionados à sua área de atuação, para os seus membros ou para o público interno, neste caso, quando integrado a ações de conscientização;
VIII - produzir ou tornar públicos estudos, infográficos, relatórios, notas técnicas e notas orientativas relacionadas com a sua área de atuação.
Artigo 7° - Cada Comitê Temático possui objetivos específicos, que correspondem à sua área de atuação:
I - para o Comitê de Tecnologia da Informação:
a) Apoiar a elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), alinhado às diretrizes estratégicas da ALESP, e remetê-lo ao Comitê de Gestão Estratégica e Governança, para avaliação e aprovação;
b) Propor atualizações ao PDTI e tomar medidas para apoiar a sua implementação, reforçando sua existência como um documento vivo de planejamento, gestão e governança de tecnologia da informação e integração de demandas e esforços entre os departamentos da Alesp. c) Monitorar a execução do PDTI pelas áreas competentes e avaliar relatórios de evolução e resultados;
d) Avaliar a Política de Segurança da Informação da Alesp, em conjunto com a área de governança, e monitorar os programas e projetos relacionados ao seu desenvolvimento e cumprimento;
e) Fomentar a informatização de atividades e procedimentos, a digitalização de documentos, e a digitalização de processos para aumentar a eficiência operacional e a transparência das atividades da Alesp;
f) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
II - para o Comitê de Gestão de Pessoas;
a) Servir de fórum de discussão e construção de entendimentos, entre as áreas técnicas e as demais unidades da Administração, acerca de necessidades e prioridades relacionadas à gestão de pessoas e recursos humanos.
b) Apoiar e monitorar as ações, projetos e programas relacionados com o cumprimento dos objetivos da Política de Gestão de Pessoas da Alesp, bem como suas regras, instituídas nos artigos 36-A e 36-B da Resolução n° 776 de 14 de outubro de 1996.
c) Fomentar e monitorar a implantação e a execução do modelo de gestão de pessoas, de que trata o artigo 36-D da Resolução n° 776 de 14 de outubro de 1996.
d) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
III - para o Comitê de Conformidade e Sustentabilidade;
a) Fomentar e monitorar a implementação do Sistema de Governança da Alesp;
b) Fomentar e monitorar a elaboração de políticas internas temáticas, articuladas entre si, e alinhadas às diretrizes estratégicas da Alesp;
c) Auxiliar na disseminação, e monitorar a execução, de práticas sustentáveis nas atividades da ALESP, visando a redução de impactos ambientais e a promoção da responsabilidade social;
d) Monitorar o cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados e da Nova Lei de Licitações e Contratos, incluindo elaboração do Plano de Contratações Anual, e, também, aos quesitos de sustentabilidade nos processos de licitação e contratação
e) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
IV - para o Comitê de Comunicação Interna e Portal;
a) Servir de fórum de discussão e construção de entendimentos entre as áreas técnicas de comunicação e as demais unidades da Administração, acerca de necessidades e prioridades relacionadas à comunicação interna e o portal da Alesp;
b) Sugerir ações e estratégias de comunicação interna e de gestão do Portal da ALESP, alinhadas às necessidades de informação e engajamento dos públicos respectivos;
c) Monitorar e avaliar a eficácia das iniciativas de comunicação interna e do Portal, recomendando ajustes para otimizar o alcance e o envolvimento dos usuários;
d) Fomentar a integração e sinergia entre as diversas áreas da ALESP na composição de um calendário anual de pautas, eventos e ações capazes de produzir materiais de interesse dos servidores e público externo, para distribuição através dos meios internos de comunicação;
e) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
V - para o Comitê de Desenvolvimento Institucional;
a) Elaborar o diagnóstico da situação institucional, em conjunto comas unidades administrativas, considerando os seguintes elementos: estratégia, estrutura organizacional, tecnologia, macroprocessos, cultura organizacional, liderança e corpo funcional, considerando a análise comparativa com outras casas legislativas;
b) Propor a trilha de projetos para o desenvolvimento institucional, considerando a precedência temporal e dependência lógico-técnica entre as ações, conforme as diretrizes estratégicas da ALESP e o diagnóstico da situação institucional, remetendo-a ao Comitê de Gestão Estratégica e Governança, para avaliação;
c) Promover estudos e análises que auxiliem na identificação ou na validação de oportunidades de desenvolvimento e aperfeiçoamento das atividades administrativas;
d) Fomentar e acompanhar a implementação de ações e projetos de desenvolvimento institucional aprovados pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança;
e) Fomentar a elaboração de plano de continuidade para dar suporte a novos responsáveis pela administração das unidades-chave, que inclua relatórios de transição e de situação, contemplando informações orçamentárias, contábeis e contratuais de curto, médio e longo prazos;
f) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
VI - para o Comitê de Gestão de Riscos Operacionais:
a) Articular com as diferentes áreas competentes a criação do painel de riscos operacionais e de infraestrutura, que tem como objetivo principal a prevenção de rupturas operacionais ou de infraestrutura;
b) Fomentar a criação e monitorar a implementação de um Plano de Gestão de Riscos Operacionais e de Infraestrutura, pelas áreas competentes;
c) Fomentar a elaboração do Mapa de Riscos Operacionais, contendo grau de impacto e probabilidade;
d) A partir do Mapa de Riscos Operacionais, acompanhar a elaboração e execução do Plano de Mitigação de impacto;
e) Fomentar atividades de conscientização sobre a gestão de riscos na comunidade interna, em especial nos gestores de divisão;
f) Outros objetivos pertinentes distribuídos pelo Comitê de Gestão Estratégica e Governança.
Artigo 8° - Os Comitês Temáticos devem cumprir as seguintes obrigações, a cada 12 meses de funcionamento:
I - elaborar, em até 2 meses a partir da primeira reunião, diagnóstico simplificado acerca dos temas de sua área de atuação, revisando-o anualmente, observado o disposto no § 1° deste artigo;
II - elaborar, em até 3 meses da primeira reunião, e a partir do diagnóstico simplificado, o plano de trabalho do Comitê, priorizando a execução dos objetivos específicos, revisando-o trimestralmente, na forma do § 3° deste artigo;
III - realizar ao menos seis reuniões ordinárias, preferencialmente uma a cada bimestre;
IV - produzir relatórios semestrais simplificados de atividades e resultados-chave, encaminhando-os à Coordenadoria de Governança e Conformidade, para análise, consolidação e envio ao Comitê de Gestão Estratégica e Governança;
V - quanto às reuniões:
a) serão convocadas pelo respectivo coordenador, com pelo menos 2 (dois) dias úteis de antecedência, e serão realizadas, preferencialmente, na forma presencial;
b) poderão tratar apenas da pauta definida no ato da convocação;
c) Devem ser registradas em Ata, que será documentada em processo digital e disponibilizada na intranet ou outro meio que assegure a publicidade.
§ 1°. O primeiro diagnóstico simplificado será elaborado exclusivamente a partir da experiência dos membros do Comitê, da experiência de convidados, e de eventuais informações empíricas já disponíveis, dado o prazo disponível.
§ 2°. Os diagnósticos situacionais seguintes deverão ser elaborados com maior antecedência, e poderão contar com suporte de consultoria externa, se necessário e autorizado pela Mesa Diretora.
§ 3°. O primeiro plano de trabalho será simplificado, apresentando a lista de objetivos prioritários escolhidos, os resultados-chave a serem alcançados para cada objetivo e o cronograma simplificado de atividades a serem executadas.
§ 4°. A cada revisão do plano de trabalho deve haver aprimoramento metodológico e detalhamento prático, sem abandonar a simplicidade e a objetividade na elaboração.
§ 5°. Os Comitês Temáticos poderão convidar servidores, consultores ou especialistas para explanar ou opinar sobre assuntos da sua área de competência.
Artigo 9° - A composição dos comitês temáticos se dará na seguinte conformidade:
I - Comitê de Tecnologia da Informação:
a) Coordenador do Departamento de Tecnologia da Informação;
b) Um membro da Secretaria Geral de Administração;
c) Um membro da Secretaria Geral Parlamentar;
d) Um membro do Departamento de Infraestrutura;
e) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação;
f) Um membro da Coordenadoria de Governança e Conformidade;
g) Um membro da Assessoria de Gestão de Processos.
II - Comitê de Gestão de Pessoas:
a) Coordenador da Divisão de Desenvolvimento de Pessoas;
b) Um membro da Secretaria Geral de Administração;
c) Dois membros da Secretaria Geral Parlamentar;
d) Um membro do Departamento de Orçamento e Finanças;
e) Um membro do Departamento de Recursos Humanos;
f) Um membro do Departamento de Infraestrutura;
g) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação.
III - Comitê de Conformidade e Sustentabilidade:
a) Coordenador da Coordenadoria de Governança e Conformidade;
b) Um membro da Secretaria Geral de Administração;
c) Um membro da Secretaria Geral Parlamentar;
d) Um membro do Departamento de Infraestrutura;
e) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação;
f) Um membro do Departamento de Orçamento e Finanças;
g) Um membro do Departamento de Recursos Humanos.
IV - Comitê de Comunicação Interna e Portal:
a) Coordenador do Departamento de Comunicação;
b) Um membro do Gabinete da Presidência;
c) Um membro da Secretaria Geral de Administração;
d) Um membro da Secretaria Geral Parlamentar;
e) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação;
f) Um membro do Departamento de Infraestrutura;
g) Um membro do Departamento de Recursos Humanos.
V - Comitê de Desenvolvimento Institucional:
a) Coordenador da Secretaria Geral de Administração;
b) Um membro da Secretaria Geral Parlamentar;
c) Um membro da Coordenadoria de Governança e Conformidade;
d) Um membro do Departamento de Recursos Humanos;
e) Um membro do Departamento de Infraestrutura;
f) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação;
g) Um membro do Departamento de Orçamento e Finanças;
h) Um membro do Departamento de Comunicação;
i) Um membro da Assessoria de Gestão de Processos.
VI - Comitê de Gestão de Riscos Operacionais:
a) Coordenador do Departamento de Infraestrutura;
b) Um membro da Secretaria Geral de Administração;
c) Um membro da Secretaria Geral Parlamentar;
d) Um membro do Departamento de Orçamento e Finanças;
e) Um membro do Departamento de Recursos Humanos;
f) Um membro da Coordenadoria de Governança e Conformidade;
g) Um membro do Departamento de Tecnologia da Informação;
h) Um membro da Coordenadoria de Contratos.
Artigo 10 - Ficam revogados:
I - o Ato da Mesa n. 28/2022;
II - o Ato da Mesa n° 05/2005;
III - o Ato da Mesa n° 13/2020;
IV - o Ato da Mesa n° 29/2021;
V - o artigo 8° do Ato da Mesa n° 03/2022;
VI - os artigos 4° a 10 do Ato da Mesa n° 29/2022;
VII - os artigos 4° e 5° do Ato da Mesa n° 06/2023;
VIII - o Ato da Mesa n. 08/2023.
Artigo 11 - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.