A MESA DA ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso das atribuições que lhe confere o artigo 14, inciso II, alíneas "a" e "f", do Regimento Interno da Alesp - Resolução n°. 576, de 26 de junho de 1970; e
Considerando que é dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, bem como assegurar o acesso às informações nele contidas, de acordo com § 2° do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1° da Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando que cabe ao Estado a definição dos critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a gestão e o acesso aos documentos de arquivo, de acordo com o artigo 21 da Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
Considerando as disposições da Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, e da Lei Federal n° 13.709, de 14 de agosto de 2018;
Considerando o disposto nos artigos 50 e 51 da Resolução da ALESP n° 925, de 02 de fevereiro de 2021, alterada pela Resolução da ALESP n° 942, de 22 de fevereiro de 2024, que instituiu o Comitê Gestor de Documentação e Informação, de caráter permanente e multidisciplinar;
Considerando o Ato da Mesa n° 13, de 18 de novembro de 2020, que institui no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, o Programa Alesp Sem Papel;
Considerando o Ato da Mesa n° 19, de 14 de março de 2023, que autoriza no âmbito da Assembleia Legislativa de São Paulo, a conversão de documentos físicos em documentos digitais, de acordo com o disposto no artigo 1°;
Considerando o disposto no Ato da Mesa n° 19, de 24 de outubro de 2018, que estabelece novas regras para o processo eletrônico de aquisição de materiais e serviços denominado "ALESP DIGITAL", no âmbito deste Poder Legislativo, Ato da Mesa n° 6, de 27 de abril de 2020, que regula o acesso a informações, no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, e dá outras providências e o Ato da Mesa n° 29, de 15 de setembro de 2021, que constitui o Comitê de Governança em Privacidade no âmbito da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo e define diretrizes para a política de tratamento e compartilhamento de dados pessoais pela Alesp;
Considerando a salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos, as informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional, DECIDE:
Artigo 1° - Fica instituído Programa Permanente de Gestão de Documentos e Informações da Assembleia Legislativa.
Artigo 2° - São instrumentos obrigatórios da gestão documental e da informação o Glossário Complementar de Termos (GCT), Plano de Classificação de Documentos (PC), a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), o Rol de Documentos Passíveis de Conversão (RDPC).
Artigo 3° - A elaboração, atualização, publicação e aplicação dos instrumentos de gestão documental e da informação elencados no artigo 2° serão responsabilidade do Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI), que se manifestará por meio de Instruções Técnicas.
§ 1° - As Instruções Técnicas serão aprovadas na forma prevista em seu Regimento e terão caráter vinculante no âmbito administrativo.
§ 2° - O CGDI poderá produzir e atualizar outros instrumentos técnicos de gestão.
Artigo 4° - Para os fins deste Ato da Mesa e do Programa Permanente de Gestão de Documentos e Informações da Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo consideram-se:
I - arquivo: conjunto de documentos arquivísticos produzidos, recebidos e acumulados pelo Poder Legislativo do Estado de São Paulo no exercício de suas funções e atividades;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato;
III - documento de arquivo ou documento arquivístico: documento, independente da forma ou do suporte, produzido ou recebido no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades;
IV - série documental: conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação;
V - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
VI - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado;
VII - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
VIII - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação;
IX - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
X - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
XI - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino;
XII - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações;
XIII - gestão de documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos;
XIV - Plano de Classificação de Documentos (PC): instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, elaborado e atualizado pelo Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI);
XV - classificação de documentos: sequência das operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao produtor e à função, subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação;
XVI - Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): instrumento resultante da avaliação documental, elaborado e atualizado pelo Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI), que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental;
XVII - avaliação documental: processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins da definição de seus prazos de guarda e de sua destinação;
XVIII - Rol de Documentos Passíveis de Conversão (RDPC): relação de séries documentais e/ou documentos arquivísticos, elaborada e atualizada pelo Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI), que define quais documentos podem ser objeto de conversão digital;
XIX - amostragem documental: fragmento representativo de um conjunto de documentos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos.
Artigo 5° - Os documentos de arquivo são identificados como correntes, intermediários e permanentes, na seguinte conformidade:
I - documentos correntes: aqueles em curso, tramitação ou que se conservam junto às unidades produtoras em razão de sua vigência e da frequência com que são por elas consultados;
II - documentos intermediários: aqueles com uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução nas unidades produtoras ou no Arquivo Geral da Divisão de Gestão Documental;
III - documentos permanentes: aqueles com valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, preferencialmente no Arquivo Geral da Divisão de Gestão Documental ou no Arquivo Histórico da Divisão de Biblioteca e Acervo Histórico.
Parágrafo único - As fases e destinação final de cada série documental serão definidas na Tabela de Temporalidade de Documentos.
Artigo 6° - Os documentos de arquivo, em razão de seus valores, podem ter guarda temporária ou guarda permanente, observados os seguintes critérios:
I - são documentos de guarda temporária: aqueles que, esgotados os prazos de guarda nas unidades administrativas ou no Arquivo Geral da Divisão de Gestão Documental, possam ser eliminados sem prejuízo para a coletividade ou para a memória da instituição;
II - são documentos de guarda permanente: aqueles que, esgotados os prazos de guarda previstos no inciso I deste artigo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa e legislativa, como prova, garantia de direitos ou como fonte de pesquisa.
Artigo 7° - A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) deverá indicar as séries documentais, os prazos de guarda a destinação final dos documentos.
Artigo 8° - Na Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) cada série documental constará com o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de sua permanência nos lugares indicados, a saber:
I - na fase corrente haverá indicação do evento deflagrador ou baliza temporal (preferencialmente em número de anos) em que o documento permanecerá nas unidades produtoras ou acumuladoras;
II - na fase intermediária haverá indicação de evento deflagrador ou baliza temporal (preferencialmente em número de anos) em que o documento permanecerá nas unidades produtoras, acumuladoras ou no Arquivo Geral da Divisão de Gestão Documental;
III - na fase permanente a guarda dar-se-á no Arquivo Geral da Divisão de Gestão Documental ou no Arquivo Histórico da Divisão e Biblioteca e Acervo Histórico.
Artigo 9° - Caberá ao Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI) definir normas para a transferência, recolhimento, retenção de amostragem e eliminação de documentos.
Parágrafo único - O Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI) poderá consultar a Procuradoria da Alesp quando as definições previstas no caput demandarem esclarecimento de matéria jurídica.
Artigo 10 - Os documentos históricos não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução.
Parágrafo único - Constada a total imprestabilidade ou deterioração irreversível poderá o Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI) autorizar o descarte do suporte restante de um documento.
Artigo 11 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos cuja eliminação não tenha sido autorizada.
Artigo 12 - As eliminações de documentos serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, obedecendo à legislação pertinente e às melhores práticas de sustentabilidade ambiental.
Artigo 13 - O Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI) fará publicar no Diário Oficial do Estado, ou instrumento que o venha a suceder, todas as alterações aprovadas nos instrumentos de gestão elencados nos artigos 2° e 3° do presente Ato, bem como manterá versão consolidada e atualizada dos mesmos no Portal da Assembleia Legislativa de São Paulo.
Artigo 14 - A Assembleia Legislativa de São Paulo garantirá acesso aos documentos de arquivos, nos termos da legislação vigente.
Artigo 15 - Ficam revogados a Decisão da Mesa n° 782/1998 e os Atos da Mesa n°s 04/2001, 02/2013 e 18/2018.
Artigo 16 - Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.
Artigo 1° - Até a publicação, por parte do Comitê Gestor de Documentação e Informação (CGDI), de novos Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos ficam vigente os instrumentos constantes do anexo do presente Ato da Mesa.
- Texto republicado no DOE-SP, Legislativo, Seção 2, de 17/03/2025.