As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, ou Avaliação de Documentos e Acesso - CADAs são grupos multidisciplinares e multissetoriais indispensáveis para implantação de manutenção da gestão documental e gestão da informação dentro de uma instituição. Começaram surgir no Brasil nos anos 1990, como resposta à aprovação da Lei de Arquivos - Lei nº 8.159/1991.

Atuam na elaboração de Planos de Classificação - PC e Tabelas de Temporalidade de Documentos - TTD. Também fazem a interface com as áreas de negócio visando estabelecer mapas e parâmetros para o trâmite de documentos dentro de uma instituição. Elaboram requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos - SIGADs e podem atuar como um braço de comitês gestores de sistemas corporativos.

No âmbito do acesso à informação e proteção de dados pessoais são as responsáveis pela sistematização das tabelas de acesso e de restrição para o corpus documental e informativo. Além disso atuam como instância consultiva para os fins previstos na Lei de Acesso à Informação ( LAI ) - Lei nº 12.257/2011.

A CADA dentro da Alesp

A CADA foi instituída na ALESP por meio da Resolução nº 877/2011 como um colegiado "permanente e multidisciplinar" com a função de implementar e acompanhar o então nascente esforço de gestão documental da Casa. Suas primeiras tarefas seriam elaborar os Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (suas primeiras versões foram publicadas em 2013) e garantir a difusão do conhecimento e normas sobre a gestão de documentos e informações.

Posteriormente o grupo atuou na gestão da documentação física (manutenção da tabela e gestão das eliminações) e na definição de passos para o amadurecimento das rotinas administrativas, tendo indicado a necessidade e formulado o pedido para o desenvolvimento de um SIGAD na ALESP.

Recentemente reorganizada pelo artigo 50 da Resolução nº 925/2021, a CADA foi elencada como um dos Comitês Temáticos da ALESP com a publicação do Ato da Mesa nº 8/2023.

A gestão da informação no contexto da LAI, LGPD, projeto "Alesp Sem Papel" e digitalização de substituição

O advento da LAI e da Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD, somados à maior complexidade de gestão de informações e documentos no contexto digital e, notadamente em um contexto de hibridização de bases tecnológicas, reforçam a necessidade de se manter a CADA constituída e atuante.

Por esse motivo existe hoje um esforço continuo para definir novos marcos legais para a atuação do colegiado, ao mesmo tempo em que se busca sempre reunir quadros técnicos com experiência e capacidade para responder às demandas aqui apresentadas. A CADA é a responsável pela formulação e aplicação dos programas de gestão, pela orientação das áreas para a gestão transparente da informação, pela elaboração dos instrumentos de gestão (PC e TTD). Além disso, ela deverá difundir informações e promover debates sobre a importância da aplicação das rotinas e dos procedimentos de gestão de documentos nas unidades da ALESP.

No seu horizonte também está, sempre em estreita colaboração com o Comitê de Governança em Privacidade - CGP, a realização de estudos visando à identificação e elaboração de tabela de documentos, dados e informações sigilosas e pessoais da Casa, inclusive para balizar sua atuação nos termos do Ato da Mesa nº 6/2020 e para a plena adequação da ALESP à LGPD.

Ela é importante no âmbito do projeto "ALESP Sem Papel" coordenando, junto à empresa contratada, os esforços de levantamento, identificação e sistematização de toda a produção documental da ALESP, bem como de seus processos de tomada de decisão, fornecendo as necessárias parametrizações para a solução tecnológica.

Por fim, com a edição do Ato da Mesa nº 19/2023 a CADA se tornou responsável por conduzir a política de a conversão de documentos físicos em documentos digitais, elaborando inclusive o "Rol de Documentos Passíveis de Conversão (RDPC)" e autorizando as eliminações de matrizes físicas nos termos da lei.

• Resolução nº 877, de 28 de novembro de 2011 (revogada pela Res. nº 925/2021)
• Resolução nº 925, de 02 de fevereiro de 2021

• Decisão da Mesa nº 1.252, de 17 de maio de 2012
• Decisão da Mesa nº 2.601, de 14 de agosto de 2012
• Decisão da Mesa nº 1.895, de 13 de junho de 2016
• Decisão da Mesa nº 5.141, de 05 de setembro de 2017
• Decisão da Mesa nº 2.024, de 19 de julho de 2021

• Decisão da Mesa nº 782, de 04 de maio de 1998
• Ato da Mesa nº 30, de 26 de dezembro de 2000 (revogado pelo Ato da Mesa nº 11/2019)
• Ato da Mesa nº 4, de 20 de março de 2001
• Ato da Mesa nº 2, de 16 de março de 2012 (revogado pelo Ato da Mesa nº 2/2013)
• Ato da Mesa nº 01, de 18 de janeiro de 2013 (revogado pelo Ato da Mesa nº 2/2013)
• Ato da Mesa nº 02, de 1º de março de 2013
• Ato da Mesa nº 6, de 14/03/2017 (revogado pelo Ato da Mesa nº 11/2019)
• Ato da Mesa nº 18, de 25 de setembro de 2018

• Ato da Mesa nº 3, de 10 de fevereiro de 2011
• Ato da Mesa nº 19, de 24 de outubro de 2018

• Ato da Mesa nº 13, de 18 de novembro de 2020
• Ato da Mesa nº 02, de 07 de fevereiro de 2023

• Ato da Mesa nº 29, de 15 de setembro de 2021

• Ato da Mesa nº 28, de 19 de outubro de 2022
• Ato da Mesa 8, de 28 de fevereiro de 2023

• Ato da Mesa nº 29, de 19 de outubro de 2022

• Ato da Mesa nº 3, de 03 de fevereiro de 2022

• Ato da Mesa nº 19, de 14 de março de 2023

• Ato da Mesa nº 10, de 28 de fevereiro de 2023