Com a publicação no Diário Oficial do Ato Administrativo 2/2013 da Mesa Diretora da Assembleia Legislativa, em 1º/3, foi instituido o Programa de Gestão de Documentos para gerir tudo o que é produzido, recebido e acumulado em termos documentais pela Casa. São considerados documentos todos os registros de informação em qualquer suporte, desde papel, magnético, óptico e eletrônico. O Ato 2 também aprova o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos, publicados na mesma data, que são os instrumentos para a implementação do programa. Durante entrevista concedida nesta sexta-feira, 8/3, ao Diário da Assembleia, o coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (Cada) e gerente do Núcleo de Qualidade, Celso Matsumoto, explica que o plano de classificação e a tabela dão o "pontapé inicial" para a efetivação do Programa de Gestão de Documentos. Ele informa que a metodologia utilizada é a consagrada pelo mercado e em uso tanto pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) como pelo Arquivo do Estado, onde os técnicos da Casa encontraram referências para o desenvolvimento do programa na Assembleia. Mudando a cultura A Cada foi criada há dois anos (Resolução 877/2011), mas desde 1996 foi montado um grupo de trabalho para realizar um levantamento de processos e documentos com o intuito de organizar os arquivos da Casa. "A intenção era montar uma tabela de temporalidade, sendo que naquela época não existia uma metodologia definida (no mercado) para este tipo de trabalho. Após vários levantamentos, o Departamento de Recursos Humanos foi a única área oficializada, através do Ato da Mesa 30/2000." A cultura de arquivamento de documentos na Assembleia continuou descentralizada e sem definições claras de como deveria ser feita a guarda, o descarte e a conservação permanente de documentos criados pela instituição. A partir de 1995 os documentos permanentes foram recuperados e organizados pelo que se tornaria, em 1996, a Divisão de Acervo Histórico, mas os de uso corrente e os de temporalidade intermediária continuaram sem ter regras definidas de arquivamento e descarte. Em 2009, com a eleição da Mesa Diretora, presidida por Barros Munhoz, o trabalho foi retomado com fôlego. A Mesa encampou a proposta, e com a reeleição de Barros à presidência, em 2011, houve condições para que fosse criado o Cada. Celso enfatiza que a iniciativa da Assembleia paulista pode servir de motivação para que o arquivamento de documentos nos legislativos estaduais ganhe um novo perfil, de acordo com a prática mais eficiente de organização documental. "A metodologia que passará a ser utilizada proporciona uma mudança de cultura das pessoas, uma vez que é preciso disciplinar a produção, a guarda e a destinação da massa documental da instituição, contemplando o ciclo de vida dos documentos, desde o momento em que é criado até seu descarte ou guarda permanente (documento de valor histórico); consequentemente, ocorrendo a organização dos arquivos da Casa", avalia o coordenador. Para isso, será realizado pela Cada um treinamento dos gestores dos documentos e estabelecida uma nova rotina de arquivamento e descarte. "Nos próximos dias", avisa o coordenador, "serão disponibilizados na intranet tanto o acesso ao plano como a tabela de temporalidade." Agradecimentos Ao recordar o trabalho de anos levado à frente por um grupo de funcionários, que possibilitará a implementação do programa, Celso aproveita para agradecer: "Gostaria de agradecer a Mesa Diretora (a atual e a imediatamente anterior) pelo apoio na realização deste trabalho". Ele destaca o empenho e a dedicação de servidores da Casa: "Quero ressaltar a participação de dois técnicos que se debruçaram em cima deste trabalho para sua viabilidade e que estavam desde o inicio do processo, em 1996: José Cavalli Jr. (atualmente na Divisão de Acervo Histórico) e Leninha (Maria Helena Alves Ferreira), hoje aposentada".