O primeiro encontro do Ciclo de Palestras de Gestão Documental foi realizado pelo Instituto Legislativo Paulista (ILP) em parceria com a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Alesp na última sexta-feira (29/9). O objetivo do evento foi discutir a função do repositório digital confiável e a preservação digital de documentos.

O palestrante Charlley Luz, graduado em arquivologia, com mestrado em ciência da informação, destaca que a área de arquivologia é uma novidade. "Hoje nós possuímos técnicas e procedimentos para fazer a gestão de documentos em papel. Assim como há para os documentos digitais, apesar de estarem ainda em formação. O objetivo é transformar em arquivo histórico digital, ou seja, garantir o acesso à informação", falou.

Os repositórios digitais confiáveis são locais para guardar os arquivos e coleções e proteger as características documentais. "A nossa missão é preservar o valor histórico do documento", destacou Luz. Ele ressaltou a diferença entre os valores documentais nos ambientes de gestão e de preservação. A parte de gestão é responsável pela separação dos documentos e atua de forma primária. Já a preservação avalia o valor do documento e atua de forma secundária.

Luz ainda frisou a diferença entre informação e documento, que muitas vezes são confundidos no processo de arquivamento. "A informação é um conjunto de dados agregados para ter significado, que podem ser programados para ser eliminados em um período de quinze anos, por exemplo. O documento, por sua vez, está veiculado aos direitos e é uma informação que oferece suporte e apoio a uma ação permanente."

Segundo o palestrante, a preservação digital é feita por meio de atualizações automáticas. "Há microsserviços que trabalham para atualizar o formato dos arquivos, evitando que os documentos não possam ser abertos no futuro."

As próximas palestras do ciclo acontecerão nos dias 31/10 e 30/11.