A Assembleia Legislativa recebeu na última segunda-feira (26/3) uma palestra sobre a gestão dos arquivos permanentes em ambiente mais próximo do digital. Um dos assuntos debatidos foi a possível eliminação dos documentos físicos após a sua digitalização. A proposta está em tramitação no Congresso Nacional.

O processo de preservação de um documento dá-se em três fases: corrente, intermediária e permanente " nesta última, trata-se de um documento com valor histórico. Durante a digitalização, os arquivos das fases corrente e intermediária podem ser eliminados.

"A grande questão é aquilo que deve ser preservado, independentemente de estar em papel ou no digital, e como fazer a preservação dos documentos já digitalizados", explicou o diretor de serviços do Arquivo Edgard Leuenroth (AEL), Humberto Celeste Innarelli.

Innarelli manifesta-se contrário ao projeto de lei discutido no Congresso. "Se eu digitalizo e elimino o físico, o meu original passa a ser o digitalizado, e se a minha instituição não tem políticas e práticas arquivísticas para fazer a gestão e a preservação desses documentos, eu coloco todos esses arquivos em risco", declarou.

Ele destacou outros pontos a serem discutidos, como a tabela de temporalidade. "Nós temos documentos passíveis de eliminação e outros que devem ser preservados. Se os arquivos constam da tabela com destino final de preservação, devem ser digitalizados para acesso, mas não extintos", explicou.

Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em ambiente doméstico, documentos como boletos de água e esgoto, gás, energia elétrica e condomínio têm um prazo de arquivamento de cinco anos da data de aprovação das contas e, após isso, devem ser eliminados. Já com os processos de criação, designação, propostas de redução de gastos com energia, relatórios e atas é diferente: a guarda desses documentos é permanente.

Tendência ocidental

Ainda de acordo com Innarelli, há dois modelos de preservação documental a serem observados, o dos Estados Unidos e o europeu. "A comunidade europeia tem uma tradição diferente, dá muito mais valor ao papel. Alguns países ocidentais, que seguem outros princípios, como os EUA, não estão interessados nesse original", disse.

A questão do custo de conservação dos documentos " sejam digitais ou físicos " também foi lembrada. "O digital também custa muito caro, tanto com relação à segurança, quanto a profissionais, servidores, equipamento e atualização. Não dá para saber se é mais custoso guardar o documento física ou digitalmente", explicou Humberto Celeste Innarelli.