A Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo começou, em julho, a modernizar o acervo de documentos da Casa. O processo envolve desde os registros do Departamento de Recursos Humanos até aqueles históricos de legislaturas anteriores.

O diretor do Departamento de Infraestrutura, Tiago José Borges da Silva, explicou como é feito essa operação. "Há algum tempo atrás a digitalização não era tão detalhada como hoje, era outro processo que você simplesmente tirava foto daquela folha e tinha a cópia da imagem", disse. "Hoje, além de tirar a foto, você consegue reconhecer o que está escrito através de softwares".

Ele detalhou, ainda, como a digitalização do documento pode ajudar em busca de termos específicos. "A partir dessa leitura, ele tem um registro no sistema e é possível pesquisar qualquer coisa que estiver escrita ali", disse. "Quando tivermos esse trabalho concluído, você pode simplesmente pesquisar por um texto e conseguir encontrar o assunto quantas vezes ele aparecer", falou.

Tiago explicou que tudo, desde 1947, foi resgatado. "A nossa equipe pegou tudo e reorganizou de maneira para que ficasse padronizado", disse. "E da mesma forma que está a propositura atual, está a de 1947", falou.

Por se tratar de documentos de outras legislaturas, Borges salientou que foi necessário um nível de organização robusto. "A Divisão de Gestão Documental começou essa estruturação e padronização há 10 anos, e só agora chegamos no nível de pensar em digitalizar e poder colocar isso à disposição do cidadão com qualidade", disse. "Pra gente poder ter contratado essa empresa especializada em digitalização, não se pode pegar os documentos da forma que estavam, porque no decorrer dos anos trocam as pessoas que cuidam do assunto e a organização precisa ser padronizada", falou.

O diretor também ressaltou a questão de otimização do espaço, já que os arquivos físicos estão passando pelo processo de digitalização. "Além de organizar o arquivo, que já fazia parte da gestão documental, eles também fizeram um trabalho pela Casa toda, já que os outros setores possuíam pequenos arquivos distribuídos", disse. "Isso tudo foi trazido pra um local só, onde todos têm acesso. A Divisão de Gestão Documental faz a gestão do arquivo, tudo que se produz de documento é mandado pra lá pra ser organizado de maneira correta", falou.

O cuidado com o local onde ficarão os documentos físicos também está sendo preparado. "Além da digitalização, estamos reformando nas nossas salas de arquivos, colocando arquivos deslizantes que vão otimizar o espaço, colocando muito mais documentos num espaço menor", disse.

Os arquivos deslizantes possibilitam a organização dos impressos com facilidade a partir da instalação de prateleiras, divisórias e compartimentos para fazer a separação e catalogação, podendo separar por temporalidade.

Borges contou que a modernização e os cuidados com documentos poderá ser usado como referência para outras Assembleias Legislativas. "Nossa ideia é implantar o que tem de melhor em tecnologia, não só no preparo do documento após a digitalização, que já vai estar no ambiente virtual, mas também o cuidado com o material físico. Não existe tabela de temporalidade pra alguns tipos de documentos, precisa ser arquivado", explicou.